Digitale Dienstleistung - Sinnvolle Unterstützung für Verwaltungen entsteht im Schulter- schluss: Wie Energie­versorger zu Partnern der Digitalisierung werden.

Für jeden Verwalter ein leidiges Thema: Zum Jahresende bitten die Energieversorger um die Zählerstände der belieferten Objekte. Wenn nicht bereits funkendes Smart Metering im Einsatz ist, erfordert die Ablesung personelle Ressourcen. Nachdem Werte erfasst, übermittelt und geprüft wurden, beginnt die „heiße Phase“: Zahllose Rechnungen gehen beim Verwalter ein, die eine umfassende Weiterverarbeitung benötigen. Sie müssen den Objekten zugewiesen, händisch erfasst und verbucht werden. Bei großen Wohnungseigentümergemeinschaften ist dieser Prozess besonders aufwendig. Hinzu kommt die buchhalterische Abgrenzung der Heizkosten. Schließlich sind die Leistungen des Energieversorgers im alten Jahr erbracht worden, die Erstellung der Rechnungen erfolgt hingegen im neuen Jahr. Verspätet sie sich, kommt auch noch Zeitdruck hinzu, denn zu den Eigentümerversammlungen sollten einwandfreie Jahresabrechnungen vorliegen, was maßgeblich von sauber verarbeiteten Daten und einer ordentlich erstellten Energieabrechnung abhängt.

Optimierungspotenziale erkennen

Betrachtet man den Prozess der Heizkostenabrechnung insgesamt, zeigt sich deutliches Optimierungspotenzial: Die daran beteiligten Mitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Zeit mit der Erfassung und Zuordnung von Daten – eintönig, ermüdend und fehleranfällig. Und spätestens an dieser Stelle wird auch die Kritik aus Verwalterkreisen laut, dass die Branche einfach noch zu wenig digitalisiert ist. Die Digitalisierung von Prozessen voranzubringen und überhaupt erst zu initiieren, ist aber eigentlich auch eine Aufgabe moderner Dienstleister. Was allerdings voraussetzt, dass sie die Arbeitsabläufe ihrer Kunden kennen und wissen, wo sie sich effizienter gestalten lassen.

Der Schritt in die Zukunft

Am 20.12.2018 hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie das erste Smart-Meter-Gateway als verkehrstauglich zertifiziert und damit einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung der Energiewende getan. Geprüft wurden insbesondere Datenschutz und Datensicherheit im Rahmen der Übermittelung von Informationen zu Stromerzeugung und -verbrauch im Objekt. Mit der neuen Technologie und der offiziellen Inbetriebnahme können sich Verwaltungen künftig den Aufwand der Zählerablesung sparen. Denn Smart-Meter-Gateways kommunizieren in regelmäßigen Abständen mit allen an der Energieversorgung Beteiligten und übermitteln Informationen in Echtzeit. Der Zählerstand liegt dem Energielieferanten also automatisch am 31.12. vor, pünktlich zur Abrechnung.
Bundesweit steckt die Verbreitung von Smart Metering derzeit noch in den Kinderschuhen, erst im kommenden Jahrzehnt wird es flächendeckend verfügbar sein. Bis dahin gilt es, sich anders zu behelfen. Auf die Immobilienverwaltung spezialisierte Energieversorger gehen hier neue Wege, um den zeitlichen Rahmen für die Erstellung der Jahresabrechnung neu zu definieren: Werden Zählerstände schon Ende November, Anfang Dezember an den Versorger übermittelt, lassen sie sich zum Stichtag 31.12. realistisch hochrechnen. Die Termine für die Zählerablesung gestalten sich so deutlich flexibler, und die Jahresabrechnung kann ohne buchhalterische Abgrenzung im alten Jahr erstellt und verbucht ­werden.

Papierlos und automatisiert

Digitalisierung bedeutet unter anderem, mit weniger Papier auf dem Schreibtisch auszukommen. Ist der Versand digitalisierter Rechnungen per E-Mail also schon fortschrittlich? Es kommt darauf an, welchen Aufwand dies erfordert: Denn sinnvoll digitalisierte Prozesse laufen automatisiert und ohne weitere Zuarbeit ab. Die Bereitstellung, Zuordnung, Erfassung und Buchung von Rechnungen kann über Schnittstellen direkt in die Software des Verwalters implementiert werden. Dabei werden geringe Datenmengen vom Dienstleister übermittelt und den Objekten entsprechend zugeordnet. Über die gewohnte Objektmaske der Verwaltersoftware können alle abrechnungsrelevanten Informationen durch wenige Klicks abgerufen ­werden.

Fazit

Wenn Verwaltungen die Angebote von Dienstleistern zur Digitalisierung gemeinsamer Prozesse nutzen, zahlt sich das für alle Beteiligten aus: Arbeitsabläufe werden so deutlich effizienter, und der Mehrwert der Dienstleistung steigt. Eine klassische Win-Win-Situation, die für langfristig angelegte Kooperationen spricht.

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