Digitale Effizienz

Webbasierte Anwendungen optimieren Prozesse im Verwalterbüro – weil auch unterwegs der Notizzettel ausgedient hat.

Der Alltag eines Immobilienverwalters umfasst viele kleinteilige Abläufe. Zudem engt ein Korsett sich stetig wandelnder Vorschriften die Arbeit ein. Auch wenn heute kein Immobilienverwalter mehr ohne EDV-Lösung auskommt: Vieles wird noch immer auf Papier erledigt, wie vor Ort ausgefüllte Checklisten oder Protokolle. Die Herausforderung liegt darin, diese offline-lastigen Arbeitsprozesse zu digitalisieren – und dabei nicht auf halbem Wege stehen zu bleiben. Was hilft interne Optimierung, wenn die Digitalisierung abbricht, sobald ein Vorgang die Grenzen des Verwalterbüros überschreitet?

Reibungsverluste vermindern

Für die Prozessoptimierung bietet sich eine webbasierte Lösung an, die Zugriff und Bearbeitung zeit- und ortsunabhängig auf unterschiedlichsten Wegen ermöglicht. Im Idealfall betreibt der Verwalter einen virtuellen Service-Desk, an den möglichst viele „Mitspieler“ – Eigentümer, Mieter, Dienstleister und Handwerker – direkt „andocken“ können.

Einen Einstieg in die Digitalisierung stellt ein Filesystem dar, das Dokumente wie Nebenkostenab­­rechnungen, Versammlungsprotokolle oder Versicherungspolicen dauerhaft als Download für Eigentümer und Beiräte bereitstellt. Inhalte lassen sich einfach pflegen, abgestufte Rechte stellen sicher, dass nur die jeweils Berechtigten Zugriff erhalten – erheblich preisgünstiger als der Postversand, sicherer und zuverlässiger als E-Mail.

Effizienzsteigerung mit System

Im „Vollausbau“ ermöglicht der Service Desk die Verwaltung und Kontrolle aller betreuten Objekte einschließlich Terminen, Störungsmeldungen und Arbeitsaufträgen. Ein Ticketsystem ermöglicht die Bearbeitung ebenso wie eine Priorisierung aller Vorgänge. Mit dem Zugang per Web oder App lässt sich die Anwendung mobil mit Smartphone oder Tablet nutzen. An den jeweiligen Nutzerkreis angepasste Oberflächen sorgen für schnelle und einfache Bedienung.
Umgekehrt lassen sich so Informationen, Termine oder Arbeitsaufträge verteilen und inklusive Arbeitszeiten protokollieren. QR-Codes z. B. an Anlagen beschleunigen die Datenerfassung und reduzieren fehlerträchtige manuelle Eingaben. Mit Smartphone- oder Tablet-Kamera dokumentierte Schäden oder Arbeiten wandern direkt ins System, GPS-Daten erleichtern die Orientierung in ausgedehnten Liegenschaften. Mittelfristig kann so ein System auch das klassische Schwarze Brett im Hausflur ersetzen.

Abläufe identifizieren und kategorisieren

Damit der Prozess im Alltag rund läuft, müssen alle Bearbeitungsstände schnell nachvollziehbar sein. Ebenso ist die sichere Ablage aller Dokumente und Aufzeichnungen zu gewährleisten. Erkannte potenzielle Fehlerquellen müssen so gut wie möglich abgefangen werden. Und zu guter Letzt sollten sich Prozessziele wie eine kürzere Bearbeitungszeit auch messen lassen. Hier kann eine webbasierte Lösung ihre Vorteile voll ausspielen.Für erfolgreiche Prozessoptimierung müssen die Grundlagen mit allen Beteiligten erarbeitet werden: So fließen alle Faktoren ein, und die Bereitschaft steigt, den Wandel mitzutragen. Werden die neuen Arbeitsabläufe umgesetzt, lassen sich Prozesse beschleunigen, Fehler vermeiden und Risiken verringern. Zugleich wächst die Transparenz – Prozesse brauchen weniger „Herrschaftswissen“, was auch Vertretungen erleichtert.

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