Digitaler Verbund - UTS und facilioo verbinden über eine neue Schnittstelle die Verwaltungs-Software und das Vorgangsmanagement.

Die digitale Optimierung von Geschäftsprozessen ist auch in der Bewirtschaftung von Immobilien seit Längerem in vollem Gange. Als Haupttreiber für Effizienzsteigerungen, Kostensenkungen und neue Geschäftsmodelle ist die Digitalisierung ein notwendiges Element, um nachhaltig am Markt bestehen zu können. Insbesondere kaufmännische und operative Prozesse stehen im Fokus. Sie nahtlos zu verzahnen und den freien Fluss von Stammdaten und Meldungen zu gewährleisten, ist der Schlüssel zu effizienten Abläufen – intern, aber auch mit externen Dienstleistern. Daher haben die UTS innovative Softwaresysteme GmbH und die facilioo GmbH eine Schnittstelle entwickelt, die die Verwaltungs-Software KARTHAGO mit der digitalen Plattform facilioo verbindet. Über die offene KARTHAGO Web API lässt sich der Verbund mit anderen Partnern aus der Immobilienwirtschaft digital vernetzen. 

Insellösungen vermeiden
Die praxisnahe Schnittstelle erlaubt unterschiedliche Synchronisationstypen in Abhängigkeit von den jeweiligen Daten. Bei Stammdaten zu Bewohnern, Einheiten und Objekten ist KARTHAGO das führende System: Änderungen werden ausschließlich darin vorgenommen und automatisch nach facilioo synchronisiert. Dort stehen sie zur Bearbeitung bereit und können zudem externen Partnern leicht zugänglich gemacht werden. Dieser Aufbau umgeht Insellösungen, wobei die Immobilienverwaltung stets volle Kontrolle und Transparenz über ihre Stammdaten und deren Weitergabe behält. Dynamische Daten zu Aufträgen, Vorgängen und Rechnungen tauschen die Systeme untereinander aus: z. B. werden Informationen von Bewohnern, Eigentümern oder Handwerkern, die in facilioo eingehen, auch in KARTHAGO angezeigt. Effizienz steigernd werden zusätzlich Direktverknüpfungen zu Vorgängen in facilioo nach KARTHAGO überspielt – das Öffnen eines Vorgangs in facilioo aus KARTHAGO heraus erfordert nur einen Mausklick. Auch Eigentümerversammlungen können mit der neuen Schnittstelle effizienter abgehalten werden. KARTHAGO-Funktionen zur Vorbereitung von Eigentümerversammlungen lassen sich nun Hand in Hand mit facilioo-Funktionen zur Durchführung rein digitaler oder hybrider Eigentümerversammlungen nutzen. 

Praxisbeispiel Schadensmanagement
Gerade die zeitintensiven Instandhaltungsfälle sind gute Beispiele, um das Potenzial nahtlos funktionierender digitaler Prozesse zu veranschaulichen. Von der Annahme und Anlage einer Schadensmeldung über die Sichtprüfung, die Einholung und Prüfung von Angeboten bis hin zur Auftragserteilung und letztlich der Prüfung und Bezahlung der Rechnung schlägt ein Vorgang inklusive der laufenden Kontrolle und finalen Ablage schnell mit drei Stunden zu Buche. KARTHAGO und facilioo im Verbund heben in den Bereichen Kommunikation, Koordination, Ablage und im Rechnungs-Workflow große Effizienzpotenziale, da diese Bereiche automatisiert oder beschleunigt werden können. So erscheint eine Schadensmeldung via App automatisiert im digitalen Posteingang von facilioo und ist wenige Mausklicks später als Vorgang angelegt, auf den alle Beteiligten zugreifen können. Eine von einem Gewerk in facilioo hochgeladene Rechnung wird automatisch in das KARTHAGO-­Rechnungseingangsbuch überspielt und dort anschließend bereits vorerfasst. Entlang des gesamten Instandhaltungsfalles lassen sich so bis zu 70 Prozent der Arbeitszeit einsparen.

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