Durch Austausch zum Erfolg.

Digitalisierung, Konsolidierung, Prozessoptimierung – unsere Branche ist im Umbruch. Immobilienverwaltungen müssen auf zahlreiche Herausforderungen reagieren, neue Wege beschreiten und Mut für Veränderungen beweisen, um auch künftig erfolgreich am Markt agieren zu können. Der Austausch mit anderen Unternehmen, die keine unmittelbaren Wettbewerber sind, kann für die Erarbeitung von Lösungsstrategien wertvolle Impulse setzen und auch den betrieblichen Horizont erweitern.

Um Immobilienverwaltungen eine zukunftsgerichtete Dialog-Plattform zu bieten, rief der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter die Erfahrungsaustauschgruppen ins Leben – die Erfa-Gruppen. Dass der DDIV mit diesem Format einem großen Bedürfnis der Branche Rechnung trägt, zeigte bereits die Auftaktveranstaltung Ende 2017: Mehr als   70 Immobilienverwalter kamen zusammen, um in offener und konstruktiver Atmosphäre über die Zukunft der Branche und ihre eigene unternehmerische Entwicklung zu diskutieren.

Inzwischen sind bereits knapp 100 Unternehmen in der Dialog-Plattform organisiert. In Gruppen von zehn bis 15 Unternehmen werden mindestens zwei- bis dreimal im Jahr ganztags strategische und operative Problemstellungen diskutiert. Hier bringen sich die Teilnehmer aktiv ein und erarbeiten ohne Denkverbote gemeinschaftlich Lösungen. Hinzu kommt ein gemeinsames jährliches Abschlusstreffen aller Teilnehmer. Die Erfa-Gruppen sind dabei keine klassischen Vortragsveranstaltungen. Im Mittelpunkt stehen Interaktion, Wissenstransfer und Handlungsmotivation, um zielgerichtet auf neue Herausforderungen reagieren zu können.

Offenheit nach innen und Diskretion nach außen

Ein Pfeiler der erfolgreichen Zusammenarbeit in den Erfa-Gruppen ist das gegenseitige Vertrauen der Gruppenmitglieder. Nur wenn sie sicher sein können, dass sie nicht in direkter Konkurrenz zueinander stehen und mitgeteilte Informationen nicht an die Öffentlichkeit gelangen oder gegen sie verwendet werden, hat die Erfa-Gruppe dauerhaft Erfolg. Voraussetzung für die Aufnahme ist daher neben der Mitgliedschaft in einem DDIV-Landesverband die Unterzeichnung eines Codes of Conduct, einem Verhaltenskodex über die vertrauensbasierte Zusammenarbeit in den Gruppen. Zudem besteht bei der Aufnahme neuer Unternehmen das Allstimmigkeitsprinzip, damit die vertrauensvolle Zusammenarbeit in der Gruppe gewahrt bleibt.

Wesentlicher Bestandteil der Erfa-Gruppen ist auch der verbindliche Abgleich betriebswirtschaftlicher Kennziffern. Denn die Praxis zeigt, dass Unternehmen, die regelmäßig ihre Kennzahlen erheben und diese vergleichen, mittel- bis langfristig überdurchschnittliche Betriebsergebnisse am Markt erzielen. Durch die Analyse von Betreuungsdauer, Mitarbeiterstruktur, EBITDA-Margen, Diversifizierungsgrad und vielen weiteren Kennzahlen erhalten die teilnehmenden Unternehmen einen betriebswirtschaftlichen Gesamtüberblick sowie einen gruppeninternen und branchenweiten Vergleich. Die Notwendigkeit einer solchen Benchmarkanalyse mag anfangs nicht für jeden Teilnehmer einleuchtend sein. Doch abgesehen von einigen Ergebnissen im Branchenbarometer, das der DDIV bereits seit 2013 herausgibt und das 2019 erstmals kostenpflichtig sein wird, liegen am Markt keine belastbaren Analysen betriebswirtschaftlicher Kennziffern von Immobilien­verwaltungen vor.

Jedes Unternehmen erhält für den Benchmarkvergleich seine personalisierte Erfa-Kennung. So werden die Kennzahlen pseudonymisiert erhoben und Rückschlüsse auf einzelne Unternehmen vermieden. Die Ergebnisse der Benchmarkanalyse werden den jeweiligen Gruppenmitgliedern zur Verfügung gestellt. Die Analyse jedes einzelnen Unternehmens nach betriebswirtschaftlichen, verwaltungstechnischen und personalspezifischen Kennzahlen ist Basis für einen fundierten Erfahrungsaustausch. Durch diesen können strategische und wirtschaftliche Optimierungspotenziale aufgedeckt und Impulse für die Erschließung weiterer Aktionsfelder gegeben werden. Zusätzlich werden die Kennzahlen ins Verhältnis zu anderen Unternehmen einer sogenannten Peer Group gesetzt.

Man muss nicht alle Erfahrungen selbst machen, um erfolgreich zu sein

Die einzelnen Gruppen bildet der DDIV auf Basis verschiedener relevanter Parameter. Entscheidend sind dabei insbesondere geografische Faktoren, um Konkurrenzsituationen zu vermeiden, sowie Unternehmensgrößen. Oftmals stehen gleichgroße Unternehmen vor den gleichen Herausforderungen – sei es bei eingefahrenen Handlungsmustern oder langfristig ausgerichteten Strategien. Kleinere oder größere Unternehmen können von eigenen Erfahrungen berichten und so neue Perspektiven und Herangehensweisen einbringen. Zudem können Strategien diskutiert werden, wie aktuelle und kommende Herausforderungen bestmöglich zu meistern sind.

Die Anpassung der Vergütungsmodelle, die Umsetzung neuer gesetzlicher Anforderungen und die Implementierung technischer Neuerungen zählen zu den entscheidenden Themen für die Immobilienverwaltung heute und morgen. Bedeutet die Datenschutzgrundverordnung für Immobilienverwaltungen nur finanziellen und zeitlichen Aufwand, oder können sie hie­rüber Gewinne erzielen? Wie können Fördermöglichkeiten optimal genutzt werden, um das eigene Unternehmen weiterzuentwickeln? Wie kann der Verwalter von Forderungsausfällen in der WEG profitieren? Es sind diese und weitere derzeit wie zukünftig aktuelle Themen, die Immobilienverwaltungen bewegen. Der Blick über den Tellerrand und der gegenseitige Lern­effekt machen den Erfahrungsaustausch für die Unternehmen in den Erfa-Gruppen so wertvoll. Denn sie bieten enormes Innovationspotenzial – für die Mitglieder und letztlich auch für die Branche, deren Professionalisierung hierdurch weiter vo­rangetrieben wird.

Partnerschaften fördern

Vornehmliches Ziel der Erfa-Gruppen ist es, die im Regelfall herrschende betriebswirtschaftliche Isolation des einzelnen Unternehmens überregional zu überwinden und den fehlenden Ist-Abgleich durchzuführen. Doch sie sind auch ein Hort der Ideen und ein idealer Rahmen, um gleichgesinnte Unternehmer zu treffen. So entstehen zwischen einzelnen Teilnehmern nicht nur belastbare Freundschaften, sondern auch wertvolle Kooperationen, bei denen u. a. finanzielle und leistungsspezifische Vorteile generiert werden können. Zudem ist es möglich, gemeinsame Pilotprojekte zu entwickeln, um so zusätzliche Dienstleistungen anzubieten. Hiervon profitieren auch die Wohnungseigentümer und Mieter, was letztlich auch die Kundenbindung stärkt.

Diskutiert und vorgestellt wird auch der Prozess der Bewerbung um neue Eigentümergemeinschaften. Wie präsentiert sich das jeweilige Unternehmen, warum werden WEG abgelehnt und wie trennt man sich von unrentablen Verwaltungsprojekten?

Zu all den vorgestellten Themen werden mitunter externe Referenten eingeladen, die neue Perspektiven in die Diskussion einbringen sollen. Generell gilt aber: Jede Erfa-Gruppe ist eigenverantwortlich unterwegs. Dabei hält vornehmlich ein gewählter Gruppensprecher den Kontakt nach Berlin. Somit ist es möglich, dass der DDIV unterstützend einwirken und vor allem schnell erkennen kann, welche Themen von übergeordneter Bedeutung sind, um diese bei der zentralen Veranstaltung aufzugreifen.

Internes Portal für den ­fortlaufenden Dialog

Erfahrungsaustausch lebt von regelmäßiger Kommunikation. Deswegen hat der DDIV ergänzend ein Portal geschaffen, das ausschließlich den Erfa-Mitgliedsunternehmen offensteht. Hier können fachliche Diskussionen geführt, potenzielle Geschäftsmodelle erörtert und gemeinsam Antworten auf gestellte Fragen gefunden werden. Zudem ermöglicht das Portal den vertraulichen Austausch von Dokumenten und das Koordinieren von Gruppenaktivitäten. So erleichtert der DDIV die Kommunikation unter den Mitgliedern und ergänzt die regelmäßigen Treffen der einzelnen Erfa-Gruppen.

Fazit: Ein Jahr ERFA – ein erster, neuer ERFAHRUNGSAUSTAUSCH – mit ZUKUNFT!

Weitere Informationen zu den Erfahrungsaustauschgruppen im DDIV erhalten Sie auf www.ddiv-erfa.de.

Die eigene Zukunft sichern

• Betriebswirtschaftlich
  Kennzahlen wie Sachkostenquote, EBITDA und Diversifizierungsgrad erlauben Rückschlüsse auf die betriebswirtschaftliche Verfassung eines Unternehmens.
• Verwaltungstechnisch
  Verwaltungsspezifische Benchmarks wie Vertragsrestlaufzeiten, Umsatzanteil von Großkunden und weitere Geschäftsfelder geben ­Auskunft zur Krisenfestigkeit einer Immobilienverwaltung. ­Darüber ­hinaus werden Themen aus der tagesaktuellen Verwalterpraxis ­diskutiert und aufbereitet.
• Personalspezifisch
  Wie hoch ist die Fluktuation, wie die Altersstruktur, und welche Personalkosten fallen im Unternehmen an? Personalspezifische Benchmarks sind in der mitarbeiterintensiven Immobilienverwaltung unerlässlich.
• Wettbewerbsfest
  Wie kann ein Unternehmen am Markt bestehen und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen? Gemeinsame Strategieentwicklung und Potenzialanalysen sind ein zentraler Baustein im Erfahrungsaustausch.
• Zukunftsorientiert
  In einem Umfeld aus immer schneller aufeinander folgenden Innovationen, neuen Gesetzen und modernen Technologien sind Immobilienverwaltungen auf Kooperationen angewiesen. Unternehmerischer Austausch hilft, die Veränderungen anzunehmen und die entstehenden Vorteile zu nutzen, um langfristig erfolgreich zu sein.

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