Effizienz ­gewinnen: Online-Plattformen können auf vielfältige Weise vielfältige Probleme lösen. Dazu einige Beispiele.

In einer Branche, die geprägt ist von immer komplexeren Aufgaben und stetig steigenden Anforderungen, zudem stagnierenden, wenn nicht gar sinken Margen, zu wenig verfügbarem Personal und Konsolidierungstendenzen, kommt es auf Praktikabilität an. Mehr Prozesse zu digitalisieren wäre effizienter, so manches Problem, das Verwaltungen heute haben, gelöst – nicht zuletzt in Zeiten einer Pandemie, an die wir uns anscheinend zu gewöhnen haben.

Geeignete digitale Lösungen aus der vom Markt gebotenen Vielfalt auszuwählen und ins Unternehmen zu implementieren, erfordert allerdings eine gewisse Expertise auf dem Gebiet. Unternehmen mit eigener IT-Abteilung können das sicherlich meistern, bei den kleineren und mittleren steigt der Druck. Dabei gibt es Mittel und Wege, Prozesse einfacher zu gestalten. Online-Plattformen für Verwaltungen setzen dort an, wo die konventionelle Bearbeitung aufwendig ist, in der Datenübermittlung, der Kommunikation und in der Koordination von Gewerken. Das zeigen Beispiele der Partner des VDIV Deutschland.

DOMUS HOMECASE: Kommunikation & ­Datenaustausch
Der Vernetzung von Hausverwaltung und Mietern sowie Eigentümern dient das Kommunikationsportal der DOMUS Software AG. Das Zusammenspiel mit den ERP- und CRM-Lösungen des Anbieters ermöglicht Immobilienverwaltungen zudem den reibungslosen Datenaustausch, ohne mehrfache Datenhaltung. Das als mobile App für iOS, Android und macOS sowie als Web-Version verfügbare Toolset bietet vielfältige Funktionen: Als digitales Schwarzes Brett dient es für Ankündigungen der Hausverwaltung an Mieter und Eigentümer, aber auch für Mitteilungen der Wohnungsnutzer an die Nachbarn. Über den Nachrichtenbereich ist die Hausverwaltung für Mieter wie Eigentümer direkt erreichbar. Vorgegebene Themenfelder wie Schadensmeldung, Anmeldung Haustier usw. dienen der Zuordnung für die weitere automatisierte Verarbeitung. Nutzern wird der aktuelle Bearbeitungsstatus ihres Anliegens angezeigt.

Dokumente digital bereitstellen
Für Mieter und Eigentümer können auch Dokumente hinterlegt werden, z. B. Mietvertrag, Wohnungsübergabeprotokoll, Hausordnung oder Energieausweis. Je nach Berechtigung können sie für bestimmte Nutzergruppen gezielt freigegeben werden. So haben beispielsweise auch Eigentümer, Investoren und die Hausverwaltung jederzeit Zugriff auf relevante Informationen zur Liegenschaft, z. B. Beschlusssammlung, Abrechnungen, Konten, Leerstand, Statistiken und Auswertungen etc.

Die digitale Bereitstellung von Dokumenten ermöglicht auch eine jederzeitige Belegprüfung und vereinfacht die Zusammenarbeit der Prüfer. Das reduziert die Zahl der Rückfragen an die Verwaltung, die jedoch die vollumfängliche Kontrolle behält: Sie gestaltet den jeweiligen Prüfumfang (Wirtschaftsplan, Hausabrechnung, Status, Tagesordnung) und kann die Prüfung jederzeit abschließen, woraufhin automatisch ein Abschlussbericht für den Verwalter erstellt wird.

Über die Benachrichtigungsfunktion werden Nutzer auf Wunsch per Push-Nachricht oder E-Mail informiert, wenn es neue Kommentare Beiträge oder Mitteilungen für sie gibt. Zudem bietet das Kommunikationsportal Bewohnern einen Überblick über die für die Nutzung von HOMECASE registrierten Nachbarn – und Eigentümern wie Verwaltern über ihre im Portal angelegten Objekte mit bis ins Detail gehenden Daten.

Eine offene Plattform für die Immobilienwirtschaft, die alle relevanten operativen Anwendungsfälle und die daran beteiligten Partner auf einer digitalen Basis vereint, bietet facilioo. Als zweite digitale Säule neben dem im jeweiligen Unternehmen genutzten kaufmännisch ausgelegten Verwalterprogramm wird es mit diesem via Schnittstelle vollsynchron verbunden. So werden beispielsweise alle an der Instandhaltung und dem Betrieb von Immobilien Beteiligten, also Hausverwaltung, Hauswarte, Handwerker, Versicherungsmakler und beliebige weitere Partner, über ihre digitalen Endgeräte miteinander vernetzt. Vorgangsmanagement und Kommunikation können daher vollständig digital erfolgen. Störungsmeldungen, Wartungs- oder Reparaturaufträge werden auf elektronischem Weg versandt, dokumentiert und der jeweilige Bearbeitungsstatus automatisch angezeigt. Wartungsintervalle für sich wiederholende Vorgänge lassen sich digital hinterlegen, sodass eine automatische Erinnerung erfolgt. Und weil die Plattform vollständig ortsunabhängig nutzbar ist, kann im Homeoffice oder an beliebigen anderen Orten mit Internetzugang nahtlos und ohne technischen Aufwand weitergearbeitet werden. Aufgaben lassen sich einfach an vertretende Mitarbeiter übertragen – nicht nur in der aktuellen Situation ein wichtiger Beitrag zur Sicherung des Geschäftsbetriebes.

Kommunikative Vernetzung
Darüber hinaus dient das Portal auch der Kommunikation mit Bewohnern und Dienstleistern. Für eingehende Nachrichten steht eine Vielzahl angebundener Kommunikationskanäle bereit, u. a. E-Mail, Kunden-App und Kundenportal, SMS, WhatsApp, Web-Chat, Web-Formulare sowie Scan- und Dokumentenmanagement-Systeme gängiger Hersteller, über die Bewohner und Dienstleister mit der Verwaltung in Kontakt treten können. Dokumente wie z. B. Rechnungen lassen sich per automatischer Texterkennung digital erfassen. Alle Nachrichten werden anschließend automatisch standardisiert und Bewohnern, Einheiten und den zuständigen Objektbetreuern zugeordnet. Auf die gleiche Weise lassen sich auch Schadensmeldungen vorqualifizieren, sodass sich Rückfragen erübrigen. Über den digitalen Postausgang können Informationen mit einem Klick gleich über mehrere Kanäle versandt werden. Welche Kanäle welchem Bewohner zur Verfügung stehen, wird automatisch erkannt und der günstigste standardisiert gewählt. Hinzufügen lässt sich optional ein digitaler Hausaushang, der Bewohner vor Ort in Echtzeit beispielsweise über Störungen und Ausfälle informiert.

Mit der künftigen Erweiterung des Produktportfolios und zur Anbindung neuer Partner verfolgt facilioo ambitionierte Pläne. Schwerpunkte liegen sowohl im Ausbau der bestehenden Funktionalitäten als auch in der Entwicklung neuer Lösungen, etwa im Bereich Online-Vermietung, Kundenservice und Visualisierung von Verbrauchsdaten im Zuge der Energieeffizienz-Richtlinie (EED).

Seit Mitte der 2000er Jahre gibt es das Online-Portal der Kalorimeta GmbH, das Kunden des Unternehmens bei der Liegenschaftsverwaltung in den Bereichen Verbrauchsmessung, Rauchwarnmelder und Legionellenprüfung unterstützt. Stetig weiterentwickelt und technisch auf dem neuesten Stand, ist es offen für alle Informationen, die von funkauslesbaren bzw. ferninspizierbaren Geräten gesendet werden. Auch die unterjährige Verbrauchsinformation (UVI) wird künftig im Portal abgebildet. Derzeit sind alle Informationen zu Verbrauchsanalysen, Rauchwarnmeldern und Legionellenprüfungen für KALO-Kunden abrufbar. Zudem sind Online-Datenaustausch und -Abrechnung weitere Bestandteile des Portals. Viele Informationen, die über das Portal eingegeben werden bzw. einsehbar sind, können als Excel-Tabelle oder als PDF heruntergeladen werden.

Zusammenfassung von Liegenschaftsdaten
Im Rahmen der Verbrauchsanalysen für Heizung und Warmwasser sind Vergleiche verschiedener Nutzer, verschiedener Liegenschaften sowie mit dem Vorjahr möglich. Dynamische Balkendiagramme veranschaulichen die Werte, die Filterfunktion führt Nutzer unmittelbar zu den gesuchten Daten.

Zu Rauchwarnmeldern werden im Portal alle Daten von der Planung über die Montage bis zum Ergebnis einer Wartung hinterlegt, der jeweilige Auftragsstatus angezeigt und auch eventuelle Gründe, wenn eine Wartung nicht erfolgreich abgeschlossen werden konnte.

Ähnlich ist es mit Legionellenprüfungen: Abrufbar sind der jeweilige Auftragsstatus, geplante Beprobungstermine und -orte sowie die Befunde.

Der einfachen Übermittlung abrechnungsrelevanter Daten dient das Tool KALOform. Mit ihm erübrigt sich das handschriftliche Ausfüllen von Formularen, weil die Datenübermittlung online erfolgt.

Zusätzlich bindet die App KALO Home auch Wohnungsnutzer an das Online-Portal an. Das Visualisierungstool funktioniert intuitiv, ähnlich wie eine Fitness-App: Für den dokumentierten eigenen Verbrauch von Energie und Wasser lassen sich persönliche Ziele setzen oder auch Benchmarks, also durchschnittliche Verbräuche vergleichbarer Haushalte. Dazu gibt es passende Energiespartipps. Nutzer können die Auswirkungen auf ihr eigenes Verbrauchsverhaltens unmittelbar beobachten sowie entsprechend reagieren. Mit der unterjährigen Verbrauchsinformation wird dem KALO-Portal eine weitere wichtige Funktion zukommen.

Das Ende der Zettelwirtschaft und der digitalen Insellösungen verspricht die neue Plattform, die Minol derzeit auf den Markt bringt. Das Konzept sieht vor, alle Daten für Verwalter jederzeit an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen, sodass separate Papierdokumente und Ordner überflüssig werden. B.One Living bietet Zugang zur gesamten Produkt- und Servicewelt von Minol. Erste Funktionen sind bereits verfügbar, weitere werden stetig ergänzt. 

Der Zugang zu B.One Living ist kostenlos und bietet umfassende Basisfunktionen für die Immobilienverwaltung sowie zu den Online-Diensten von Minol. Dazu gehören aktuell die Verwaltung von Stammdaten wie Liegenschaften, Mietverträge, Zahlungsvereinbarungen oder die Mieteinnahmenkontrolle. Dienste wie Abrechnung Online, eMonitoring, Reparatur Online usw. werden Stück für Stück integriert. Schon heute werden die Objektdaten von Minol-Bestandskunden automatisch in die Plattform übertragen. Mithilfe eines digitalen Assistenten können Vermieter dann die jährliche Betriebskostenabrechnung systemgestützt erstellen. Dieses kostenpflichtige Modul beinhaltet auch die automatisierte Integration der Minol-Heizkostenabrechnung, die Hausnebenkostenabrechnung und den Umsatzsteuerausweis. Module wie Online-Banking zur Mieteinnahmenkontrolle sollen hinzukommen.

Fernüberwachung wichtiger ­Gebäudefunktionen
Wer bereits das Minol Connect Funksystem einsetzt, kann über B.One Living weitere Dienste Nutzen: Connect Insights beispielsweise ermöglichen es schon jetzt, Objekte weitgehend digital zu verwalten. So lassen sich etwa Brandschutztüren oder der Füllstand des Heizöltanks online überwachen. Sensoren in der Liegenschaft funken relevante Daten über Minol Connect bedarfsgerecht an die B.One Living Plattform. Weil sie dort für Vermieter wie Verwaltungen einsehbar werden, spart das manchen Ortstermin, ohne die Sorgfaltspflicht zu vernachlässigen.

Die Daten werden DSGVO-konform in einem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert, das nach DIN ISO 27001 zertifiziert ist. Zusätzlich lässt Minol den Entwicklungsprozess laufend auf IT-Sicherheit und Datenschutz auditieren.

Im nächsten Schritt wird auch die bereits etablierte, umfassende eMonitoring-Lösung eingebunden, die unterjährige Verbrauchsinformationen für Verwaltung und Wohnungsnutzer auswertet und visualisiert, so wie es nach EED vorgesehen ist. Bereits in Planung ist die Integration weiterer Minol-Services wie Legionellen- und Rauchwarnmelderprüfung, zudem ein separates Eigentümer- und Mieterportal.

HeatHub ist eines der neuesten Produkte des Energieversorgers inteligy. Die zentrale Plattform zur Erfassung aller relevanten Energie- und Heizkosteninformationen wird stetig weiterentwickelt. Optimalerweise nutzen Kunden die gesamte Wertschöpfungskette, von der Energiebelieferung über die Pflege der Daten im HeatHub bis hin zur Heizkostenabrechnung.

HeatHub ist ein Multiportal, das für die Hausverwaltung über ein Dashboard zu bedienen ist. Dort können die Stammdaten aller Liegenschaften erfasst und verwaltet werden, z. B. Adressdaten, Nutzer inkl. Nutzerwechsel, Wohnfläche, Informationen zu Heizanlagen und Brennstoffen und vieles mehr. Im Prinzip das, was die Portale der Heizkostenabrechnungsanbieter ebenfalls bieten, nur eben in einer Plattform gebündelt. So bleibt das Layout immer gleich, und zeitintensive Prozesse, darunter die Datenerfassung, -pflege und -verwaltung, werden vereinfacht und reduziert.

Erfassung und Verwaltung von Stammdaten
Die abrechnungsrelevanten Informationen übermittelt HeatHub in einfacher Form per ARGE-Heiwako-Standards an die Abrechner. Wenn auch die Energie über inteligy bezogen wird, sind die Energiedaten der einzelnen Nutzer darin bereits enthalten. Aber auch Hausverwaltungen, wo dies nicht der Fall ist, können HeatHub – mit oder ohne die Kombination mit der Heizkostenabrechnung – nutzen.

HeatHub ist bereits auf die kommenden EED-Richtlinien eingestellt, sodass sich künftig auch Mieter einloggen können, um ihre Verbrauchsdaten einzusehen. Ebenso können Verwaltungen auf Basis der Verbrauchsmessungen die Höhe der Vorauszahlungen von Wohnungsnutzern überprüfen und die aktuelle Heizkostenabrechnung mit der des Vorjahres vergleichen.

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