Eigentümerversammlung? Kinderspiel!

Aufwendig, zeitraubend, nervtötend und unübersichtlich war gestern. Web-basierte Software-Modelle machen heute die Planung, Durchführung und Nachbereitung der jährlichen Mammutaufgabe denkbar leicht.

Alle Jahre wieder: die Eigentümerversammlung! Und mit ihr die Abrechnung und Darlegung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im zurückliegenden Abrechnungszeitraum, gemäß oder abweichend vom Wirtschafts- und Rücklagenzuführungsplan. Übersichtlich und transparent für die Eigentümer, und dann kommen ja auch noch die neuen Pläne dazu und die Beschlussfassungen darüber sowie über kommende wichtige Vorhaben der Gemeinschaft. Das will gut vorbereitet sein – und kostet nicht selten mehrere Tage Arbeit wie auch so einige ­Nerven.

Weniger Aufwand, mehr Transparenz

Bisher, denn heute muss das nicht mehr so sein. Bei der Vor- und Nachbereitung von Eigentümerversammlungen wie auch bei der Durchführung kommt vielen Verwaltungsunternehmen innovative Technologie in Form Web-basierter Software zu Hilfe, mit der selbst die Pflege der Beschlusssammlung zum reinsten Kinderspiel wird. Der zeitliche Aufwand sinkt, und alle Informationen, relevanten Daten und Ergebnisse sind im Detail jederzeit abrufbar.

Werden bereits in der Planungsphase alle für die Eigen­tümerversammlung relevanten Daten wie

• Zeit und Ort
• Tagesordnung
• Beschlussanträge
• Vollmachten und Stimmzettel

mit der Software erfasst, lassen sie sich mühelos in ein Formular für die Einladung übernehmen und mit Hilfe der gespeicherten Adressdaten für jeden Eigentümer versandfertig ausdrucken.

In der mit der Einladung versandten Tagesordnung sind Beschlussanträge so bereits formuliert und die Teilnehmer an der Versammlung bestens über geplante Abstimmungen informiert. Das beugt so genannten „Zitterbeschlüssen“ vor und stärkt die Position des Verwalters.

Versammlungsleitung mit mobilem Endgerät

Auch bei der Leitung und Durchführung der Eigentümerversammlung haben Protokollblock und Stift heute ausgedient. Zeitgemäß ist es, alle relevanten Informationen von Beginn der Versammlung an mit Tablet, Notebook oder PC zu erfassen.

Dazu zählen

• Anwesenheit und vorliegende Vollmachten
• Feststellung der fristgemäßen Einladung
• Feststellung der Beschlussfähigkeit
• Protokoll der Wortmeldungen, Pro- und Contra-­Argumente
• Erfassung der Abstimmungsergebnisse und Beschlüsse.
  

Abstimmungsergebnisse auf Knopfdruck

Wurden Abstimmungsregel und -prinzip zuvor in der Software korrekt ausgewählt, ermittelt sie nach Eingabe der jeweiligen Stimmenanzahl bzw. der ausschlaggebenden Miteigentumsanteile für Ja, Nein oder Enthaltung das Beschlussergebnis automatisch. So gehören das umständliche Addieren der Miteigentumsanteile und die Berechnung der prozentualen Verteilung per Taschenrechner der Vergangenheit an.

Nach dem Abschied gleich zum Abschluss

Bereits zum Ende der Versammlung liegt das Protokoll vollständig vor – fertig zur Unterschrift, die die Beiratsmitglieder mit Hilfe einer App direkt auf dem Tablet leisten können oder auf einem vorgelegten Ausdruck. So wird auch für Verwalter die Nachbereitung mühelos: Alle besprochenen und entscheidenden Details sind vollständig gespeichert, so dass sich schon am Folgetag das Protokoll zusammen mit dem ebenfalls in der Software hinterlegten Musteranschreiben über die integrierte Versandliste an alle Eigentümer verschicken lässt. Und damit ist auch die Mühsal mit handschriftlichen Notizen ganz einfach Schnee von gestern. Alle protokollierten Beschlüsse werden automatisch in die Beschlusssammlung der Software ­übernommen.

Auf diese Weise ist die Beschlusssammlung immer auf dem aktuellen Stand und beispielsweise auch für Kaufinteressenten jederzeit einsehbar. Weitere Informationen und Zusätze wie z. B. Anmerkungen einer gerichtlich festgestellten Rechtskraft lassen sich ggf. immer ergänzen. Verwaltung wird so ganz einfach effizienter und wirkt beeindruckend kompetent.

Die Einladung: Ein Formular führt alle Daten zusammen.

Alles komplett: Tagesordnung und formulierte Beschlussanträge

Perfekt protokolliert: Tagesordnungspunkt mit relevanten Teilnehmerbeiträgen, Beschlussfassung und Abstimmungsergebnis.

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