Eine Rechnung, die aufgeht?

Die Mietverwaltung im Spannungsfeld zwischen dem zu bietenden Service und dem, was Kunden ­dafür zu zahlen bereit sind.

Auch bei der Mietverwaltung steht am Anfang der Kalkulation eines Verwalterhonorars eine „Bestandsaufnahme“. Da die wenigsten Verwaltungsunternehmen reine Mietverwalter sind, sondern auch andere Dienstleistungen und Tätigkeiten anbieten, ist zunächst abzugrenzen, welche Kosten auf welchen Bereich umzulegen sind und wieviel Aufwand in der Mietverwaltung tatsächlich anfällt. Nur so ist eine Unterscheidung der Aufwendungen möglich. Als problematisch erweisen sich dabei nicht die Kosten, die sich direkt und konkret zuordnen lassen, beispielsweise für Inserate zur Wohnungsvermietung, Kontakte mit Eigentümern oder Mietern bzw. zu Handwerkern, problematisch wird es vielmehr dann, wenn Mitarbeiter in der Mietverwaltung und zugleich auch in anderen Bereichen tätig sind. Die Abgrenzung, wieviel Zeit auf welchen Bereich verwendet wurde, lässt sich nie genau bestimmen, da auch bei einer elektronischen Arbeits­-erfassung immer Zeiten anfallen, die nicht genau zugeordnet werden können. Hier muss letztlich eine sinnvolle Aufteilung gewählt werden.

Am Anfang steht die ­Bestandsaufnahme

Das Gleiche gilt für Kosten, die sich nicht direkt zuordnen lassen, z. B. die Büromiete, EDV oder Telefon. Verteilt man diese Kosten nun nach „Köpfen“, also als Mitarbeiterkosten, auf die verschiedenen Bereiche, nach Umsatz oder nach einem ganz anderen Verteilerschlüssel? Hierfür gibt es eigentlich kein „Richtig“ oder „Falsch“. Jede Verwaltung muss reflektieren, wie die Gemeinkosten am sinnvollsten umgelegt werden können, um der Realität am besten zu entsprechen. Die Aufteilung sollte allerdings einmal final aufgestellt werden, um eine zukunftsfähige Grundlage zu bilden, damit nicht jedes Jahr „nachjustiert“ werden muss. Anschließend muss dann noch ein Risiko-Faktor, der Wagnis und Gewinn abdeckt, auf die ermittelten Kosten aufgeschlagen werden, und der Kostenblock ist damit erledigt.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Wenn die Kosten genau berechnet und zugeordnet werden, ist die Grundlage für eine erfolgreiche Kalkulation schon geschaffen. Die oft mühsame Zuordnung verschiedener Aufgaben und Kostenpositionen lohnt sich auf jeden Fall, da nur so gewährleistet werden kann, dass die vom Kunden zu verlangenden Gebühren auch auskömmlich sind.

Die Frage der fairen Umlage

Wenn nun die genauen Kosten für die Mietverwaltung ermittelt wurden, stellt sich die nächste Frage: Wie können diese Kosten am „fairsten“ auf die Kunden umgelegt werden? Zunächst ist zu klären, wie die ermittelten durchschnittlichen Kosten auf die verschiedenen Objekte und Kunden verteilt werden sollten. Hierzu muss erneut eine Bestandsaufnahme erfolgen: Wo befinden sich die verwalteten Objekte (Entfernung vom Büro)? Wie groß sind diese, und gibt es Kunden, die mehrere Objekte in der Verwaltung haben? Weitere Differenzierungen können bei Bedarf noch über Besonderheiten der verwalteten Objekte (wie z. B. Instandhaltungsstau, „Problemmieter“ oder gemischte Wohn-/Gewerbenutzung) aufgestellt werden. Mit den genannten Kriterien kann nun eine Matrix erstellt werden, welche die ermittelten Kosten auf die verschiedenen Objekttypen verteilt. Hierzu ein Beispiel:

Über die Kostenerfassung wurde ermittelt, dass eine durchschnittliche Verwaltergebühr in Höhe von 5,1 Prozent der Warmmiete eines Objekts in der Mietverwaltung genommen werden „muss“. Hier können nun Objekte, die weiter als 25 km vom Bürostandort entfernt sind, mit 5,3 Prozent eingewertet werden und alle Objekte, die näher liegen, mit 4,9 Prozent. Des Weiteren könnten Objekte, die eine durchschnittliche Warmmiete von mehr als 100.000 Euro pro Jahr erzielen, mit einem Abschlag von 0,3 ­Prozent ­begünstigt werden. Ein Großkunde, der mehr als 30 Einheiten in der Mietverwaltung hat, profitiert beispielsweise von einem ­kundenspezifischen Abschlag.

Mehrere Varianten sind dabei denkbar und sollten im Vorfeld „durchgespielt“ werden. Das Wichtigste dabei: Wenn alle Varianten aufgestellt wurden, sollten die Gesamteinnahmen auf dieser Basis noch einmal rekursiv berechnet werden. Sie dürfen natürlich keinesfalls unter den nach der Bestandsaufnahme ermittelten ­Kosten der Mietverwaltung im Unternehmen zzgl. Zuschlag liegen.

Einzelleistungen oder Service-Pakete?

Wenn nun die Matrix „steht“, gibt es weitere Möglichkeiten, die dort aufgestellten Kosten in einem Gebührenmodell zu verankern. Hier darf man ruhig Fantasie walten lassen, um beispielsweise All-Inclusive-Angebote oder Service-Pakete zu entwickeln. Im Blick behalten sollte man dabei immer, dass der Kunde genau nachvollziehen kann, wieviel er bezahlt, und welche Leistung er dafür erwarten kann.

Die All-Inclusive-Variante bekommt er für einen Betrag, der sich aus der zuvor erstellten Matrix ergibt. Damit hat er Anspruch auf den Komplett-Service, von dem er im Vorfeld genau weiß, was er ihn kostet. Einzelpaket-Varianten haben den Vorteil, dass Kunden frei und nach Bedarf wählen können, welche Leistungen sie in Anspruch nehmen möchten und was diese kosten. Dabei kann eine Grundpauschale angesetzt werden für die reine Mietbuchhaltung als Basismodul. Ein weiteres Leistungsmodul wäre die Mieterbetreuung. Auch dies lässt sich unterschiedlich gestalten: Muss z. B. ein Handwerker beauftragt werden, könnte dies im Einzelfall zu weiteren Kosten führen. Die Kündigung des Mietverhältnisses könnte eigens abgerechnet werden. Die Suche nach einem neuen Mieter könnte über weitere Pauschalen auf das Grundentgelt aufgebucht werden wie auch die Portokosten für jeden Brief.

In der Praxis wird dies sehr schnell unübersichtlich und verwirrend für Kunden, führt nicht selten im Nachhinein zu langen und wenig zielführenden Diskussionen. Für beide Seiten einfacher und letztlich besser ist die „All-Inclusive-Variante“, deren Leistungsumfang und Kosten im Vorfeld genau dargestellt werden. Trotz des im ersten Moment scheinbar hohen Entgeltes weiß der Kunde genau, was er für sein Geld bekommt. Er hat somit eine kalkulierbare und nachvollziehbare Rechengröße für seine eigenen Ausgaben. Diese Variante erspart dem Verwalter zudem das oft mühsame Aufschlüsseln der erbrachten Tätigkeiten.

PRAXISTIPP

Zusammenfassend kann ausgeführt werden: Für eine auskömmliche Honorargestaltung sind nicht allein die aufgewendeten Leistungen und damit die Kosten der Mietverwaltung relevant. Letztlich kommt es auch darauf an, wie sie dem Kunden „verkauft“ werden. Er sollte ein Gefühl dafür bekommen, einen dem Honorar entsprechenden Gegenwert zu erhalten. Für die lukrative Kalkulation spielen daher nicht nur wirtschaftliche Faktoren eine Rolle, sondern auch das Geschick des Verwalters in Sachen Marketing, um den Kunden vom stimmigen Preis-Leistungsverhältnis zu überzeugen.

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