Einfach scannen

Barcode-Scanner sind in Supermärkten alltäglich. Auch in der Eigentümerversammlung kommen sie zum Einsatz – vom Einlass bis zur Abstimmung.

Eigentümerversammlungen mit Barcode? Gerade im Frühjahr, wenn das Arbeitspensum mit den anstehenden Versammlungen steigt, erweisen sie sich als effizient und zeitsparend.

Eine professionelle Software unterstützt den Verwalter bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Versammlungen. Der Barcode und die Vollmachten auf den Stimmzetteln vereinfachen die Arbeit und reduzieren Fehlerquellen. Die UTS innovative Softwaresysteme GmbH arbeitet seit 25 Jahren an der permanenten Verbesserung ihrer Software-Produkte für Verwalter. Insbesondere die Organisation und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlungen wurde weiterentwickelt, so dass sie sich an den konkreten Anforderungen des Verwalteralltags orientiert. Zu Anfang des Jahres ist der kritische Faktor die Zeit.

Automatisierte Vorbereitung

Schon im Laufe des Jahres und lange vor der Eigentümerversammlung können in einer Tagesordnungsvorlage Stichpunkte für das nächste Eigentümertreffen festgehalten werden. Für den Einladungsversand müssen die Punkte lediglich in eine Reihenfolge gebracht und ausformuliert werden. Die Zuordnung von Anschreiben zu den benötigten Unterlagen erfolgt automatisch. „Die kontinuierliche Erfassung sowie die Zuordnung von Einladungen und Dokumenten entlastet uns bei den Vorbereitungen sehr. Eine zeitaufwendige manuelle Sortierung ist nicht mehr erforderlich“, so Frau Angelika Karadeniz von der Gesellschaft für Vermögensverwaltung mbH, die Eigentümergemeinschaften betreut.

Einlasskontrolle mit ­Barcodes:

schnell und ­strukturiert
Auch die Vor-Ort-Organisation wird maßgeblich vereinfacht. Der von der Software erstellte Barcode auf der Einladung dient als Nachweis der Anwesenheit und ermöglicht eine zügige Einlasskontrolle. „Die Einlasskontrolle läuft mittels eines Barcode-Scanners sehr schnell und strukturiert ab. Die Ausgabe der Stimmzettel mit den Barcodes zur Abstimmung erfolgt bei uns erst vor Ort. Die gesamten Daten werden dann automatisch an die Software übertragen, und man erhält einen direkten Überblick zur Beschlussfähigkeit“, so Angelika Karadeniz weiter.

Kein umständliches Auszählen und Auswerten mehr!

Ein weiterer Vorteil der Stimmzettel: Eigentümernamen, Miteigentumsanteile und Abstimmungsmöglichkeiten sind bereits im Barcode erfasst. Damit vereinfacht sich die Stimmauszählung während der Versammlung. Wie an der Supermarktkasse werden die Barcodes mit einem Lesegerät gescannt. Jeder Eigentümer hat je eine Karte, mit der er für Ja, Nein oder Enthaltung stimmen kann. „Durchschnittlich sind ca. 100 bis 150 Eigentümer vor Ort, und die Barcodes machen die Abstimmung im wahrsten Sinne überschaubar. Überdies ist eine Nachzählung der Stimmen nicht mehr nötig“, so Angelika Karadeniz. Die Volltextrecherche ermöglicht es darüber hinaus, während der Versammlung bei Rückfragen der Teilnehmer in Sekundenschnelle die betreffenden Beschlüsse zu finden. Bereits während der Abstimmung können die Stimmergebnisse eingepflegt und im Nachgang im Protokoll festgehalten werden. Das Protokoll kann am Ende der Versammlung von den Beiratsmitgliedern unterschrieben und im Anschluss als Serienbrief ausgedruckt und versandt werden. Mehrere Arbeitsschritte werden auf diese Weise gebündelt.

Bei der Nachbereitung im Büro kann der Verwalter die getroffenen Beschlüsse im Software-Bereich „Facility-Management“ mit Aktivitäten und To-Dos versehen. In der Vorgangsbearbeitung wird er beispielsweise festlegen, dass er für eine besondere Dachsanierung verschiedene Angebote einholt, Wiedervorlagen anfertigt oder eine auslaufende Gewährleistung überprüft. Sind seine Tätigkeiten in der Software hinterlegt, geht keine Arbeitsanweisung verloren. Der Verwalter ist jederzeit auf Knopfdruck in der Lage, den Status der Aktivitäten und Aufgaben abzufragen.

Das Know-how der digitalen Beschlusssammlung mit Barcode-Unterstützung liegt allerdings nicht nur in der digitalen Erfassung und Auswertung der Daten, sondern in der schnellen, automatischen Erstellung der Einladungen und Protokolle sowie in der sicheren und fehlerfreien Leitung der Eigentümer­versammlungen.

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