Einfach smart vermieten: Wie Verwaltungen Vermietungsprozesse digital optimieren können.

Immobilienverwaltungen arbeiten dann am effizientesten, wenn sie sich ihren Kernaufgaben widmen können. Im kaufmännischen, technischen, rechtlichen und organisatorischen Bereich sind die für sich genommen schon umfangreich genug. Da noch Prioritäten zu setzen, ist nicht immer einfach. Aber es gibt Potenziale, die liegen nach wie vor im Verborgenen – z. B. im Vermietungsgeschäft.

Die Vermittlung von Wohnraum an Mietinteressenten kann aufwendig sein. Die Betreuung Wohnungssuchender beschäftigt häufig gleich mehrere Mitarbeiter, wobei Wartelisten oder hinterlegte Suchprofile den Prozess oft zusätzlich verkomplizieren und rechtlich zudem schwierig sind: Viele persönliche Daten dürfen nur im Rahmen einer konkreten Bewerbung um eine Wohnung erhoben werden und sind spätestens nach sechs Monaten zu löschen – auch das mit enormem Aufwand.

Abhilfe per Datenbank
Dass es auch einfacher, effizienter und vor allem rechtssicher geht, zeigt die vollumfänglich digitale Lösung des Hamburger Unternehmens Immomio, die mit einer zentralen Interessenten-Datenbank arbeitet. Darin sind Hunderttausende deutschlandweit aktiv Wohnungssuchende registriert. Vermieter, die eine Wohnung anzubieten haben, können geeignet erscheinende Mieter anhand der hinterlegten Profile auswählen – und ihnen per Mausklick ihr Wohnungsangebot digital unterbreiten. Da registrierte Mietinteressenten ihre selbst hinterlegten Daten auch selbst verwalten, liegt die Einhaltung des Datenschutzes nicht aufseiten der Verwaltung. Von Vorteil ist dieses Vorgehen insbesondere in Wohnungsmärkten mit starker Nachfrage.

In weniger angespannten Märkten können Wohnungsangebote mit Immomio über die gängigen Immobilienportale oder auch über die Homepage des Unternehmens inseriert werden – in dieser Kombination mit hoher, meist schneller zum Ziel führender Reichweite.

Matching zur qualitativen Vorauswahl
Was Verwaltungen wie Vermietern viel Zeit erspart, ist das Mieter-Matching. Um diesen Qualifizierungsmechanismus zu nutzen, legen Vermieter ihr Wunschprofil potenzieller Mieter an, sodass anhand der hinterlegten Kriterien eine systematische qualitative Vorauswahl erfolgt. Der Bewerber-Pool wird damit automatisch kleiner, was den Aufwand der Auswahl deutlich reduziert und auch die Menge der erhobenen Daten. So können auch soziale Kriterien, die für eine Vergabeentscheidung immer häufiger eine wichtige Rolle spielen, im Prozess automatisch berücksichtigt werden.

Mehr Effizienz, weniger Daten
Immomio dient Verwaltungen als zentraler Kommunikationskanal für die Vermietung von Wohnungen. Ihre Kunden können sich jederzeit eigenständig registrieren, einen Besichtigungstermin vereinbaren und auch ihre Unterlagen zur Selbstauskunft einreichen. Die Einhaltung des Datenschutzes ist damit in jeder Phase eines Vermietungsprozesses gewährleistet – und all das wird Verwaltungen bestenfalls als verbesserter Kundenservice angerechnet. Die Bedeutung der Digitalisierung gerade solcher Prozesse zeigt sich auch und gerade in Zeiten der Coronapandemie: Verwaltungen, die im Frühjahr 2020 schon digital aufgestellt waren, konnten die Herausforderungen deutlich leichter bewältigen als andere.

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