Es geht um mehr. Warum die Digitalisierung so wichtig ist, und wie sie gelingt.

Wie attraktiv sind Immobilienverwaltungen als Arbeitgeber der Zukunft? Und welche Voraussetzungen müssen sie mitbringen, um junge Talente zu gewinnen und zu binden? Es geht um die Digitalisierung und das Überleben einer Branche, die sich manchmal schwer damit tut, gewohnte Arbeitsweisen zu hinterfragen und an veränderte Anforderungen vor allem junger Kunden anzupassen.

Aktuell steht die Welt der Verwalter in einem Spannungsverhältnis: Viele Organisationen stecken in einem starren „9-to-5-Korsett“, nutzen veraltete Technik, die Mitarbeiter leisten zahllose Überstunden und erledigen viele analoge Tätigkeiten, die die Anwesenheit im Büro erfordern. Eine ausgewogene Work-Life-Balance für die Mitarbeiter und zugleich ein effizienter Service, wie ihn die Kunden erhalten möchten, ist damit schwer zu leisten.

Ausstattung und Prozesse sind zwei Schlüsselfaktoren.
Die Digitalisierung ist für einen attraktiven Arbeitgeber der Zukunft nicht Selbstzweck. Es geht darum, zweierlei zusammenzuführen: Die eigenen Mitarbeiter zu befähigen, flexibler zu arbeiten und Aufgaben von unterwegs erledigen zu können, und gleichzeitig den Service für Kunden ins digitale Zeitalter zu heben – weg von starren Öffnungszeiten, hin zum Echtzeit-Zugriff auf anstehende Aufgaben und den aktuellen Bearbeitungsstand. So wie man das von der Sendungsverfolgung der Paketdienste kennt.

Beides kann nur funktionieren, wenn sich Verwalter in vielen Bereichen von der analogen, papiergebundenen Welt lösen. Dokumente einsehen, Aufgaben erledigen und weitergeben sowie die Dokumentation, all das muss online möglich sein. Kleine und mittelständische Verwaltungen geraten hier schnell an die Grenzen des Machbaren. Auch größere Unternehmen scheuen teils die hohen Kosten für die Einrichtung und den Betrieb eigener Server oder die Aufrüstung der Mitarbeiter-PCs.

Dabei haben Anbieter wie die DOMUS Software AG die passenden Werkzeuge und das nötige Know-how für die Digitalisierung im Programm: Mit der neuen DOMUS Cloud Solution zum Beispiel wird die Immobilienverwaltung von überall möglich, ohne dass dafür eigene Server betrieben oder top ausgestattete Business-Laptops gekauft werden müssen. Es handelt sich dabei um eine Lösung, die unabhängig ist vom Internetzugang: Anwender erledigen ihre Aufgaben geräteunabhängig per Tablet, PC oder Laptop, flexibel aus dem Büro, dem Homeoffice und vor Ort am Objekt. Damit entfallen Überlegungen rund um die eigene IT-Infrastruktur und den Datenschutz, denn der zertifizierte Arbeitsplatz aus der Cloud ermöglicht DSGVO-konformes Arbeiten.

Eine Typfrage: Es geht um den Menschen.
Nicht jeder Mitarbeiter wünscht sich die neue Arbeitswelt. Schon die Studie „Wertewelten Arbeiten 4.0“ (bit.ly/1VeIHYO) von netzpractice aus dem Jahr 2016 unterscheidet in Bezug auf Arbeitsort und Arbeitszeit zwei Gruppen: Die Mehrheit der Befragten wünscht sich individuellere Regelungen bei der Frage nach dem Wo und Wann der zu erledigenden Aufgaben. Sie möchten sich „in der Arbeit selbst verwirklichen“ und ihre Maxime lautet „Ergebnisorientierung ohne Präsenzzwang“. Demgegenüber gibt es Arbeitnehmer, die in erster Linie sorgenfrei von ihrer Arbeit leben möchten. Unter Flexibilität verstehen sie vor allem „ein Recht auf Teilzeit“, um Arbeit und Freizeit besser vereinbaren zu können. Mitarbeiter „mitzunehmen“ und zu qualifizieren, ist daher von großer Bedeutung. Die höchste Effizienz ist zu erwarten, wenn alle Abläufe entschlackt und digitalisiert sind, damit alle Mitarbeiter effizient mit den gleichen Daten arbeiten können und das auch wollen.

Organisatorische Voraussetzungen für die Arbeitswelt 4.0
Digital arbeitende Verwaltungen brauchen konkrete Vereinbarungen mit den Mitarbeitern. Zum Beispiel sollte in Arbeitsverträgen nicht von Regelarbeitszeiten, sondern von Kernarbeitszeiten die Rede sein – erst solche Regelungen ermöglichen „New Work“. Direkt daran schließt sich natürlich die Frage an, wie man dabei trotzdem die von Kunden geforderte Erreichbarkeit sichert. Antworten darauf gibt es viele – von der Einführung eines Rückruf-Services, einer Verwalter-App oder der Etablierung eines Online-Chats.

Da nicht mehr alle Mitarbeiter zwangsläufig zur gleichen Zeit im Büro arbeiten, ist im Vorfeld zu überlegen, wie notwendige Abstimmungen über die Distanz hinweg gelöst werden. Ein Ansatz dafür kann die Einführung sogenannter „Dailys“ sein, wie sie häufig in agil arbeitenden Organisationen zu finden sind: Tägliche Kurzbesprechungen der Teams von maximal 15 Minuten Dauer sind als Einsatzplanung für den aktuellen Tag gedacht.

Ziele vereinbaren und überprüfen
Große Bedeutung hat das Reporting, um zu sehen, „was ist“. Das funktioniert nur anhand messbarer Tages- und Wochenziele. Zum Beispiel, ob bestimmte Reaktionszeiten bei eingehenden Kundenanfragen eingehalten werden. Die Ziele variieren von Bereich zu Bereich. Die DOMUS Software AG zum Beispiel unterscheidet zudem zwischen konkreten Mitarbeiter- und abstrakter formulierten Abteilungszielen, denn nicht alle Arbeiten sind gleich aufwändig. So kann ein Abteilungsziel lauten: „Am Ende des Tages soll das Support-Postfach leer sein.“ Bei Software-Lösungen wie den voll integriert konzipierten DOMUS-Anwendungen ist ein Reporting schon inklusive, das den stets aktuellen Blick darauf erlaubt, wo eine Abteilung steht, ohne dabei Arbeitskontrolle im negativen Sinn zu betreiben. Denn gerade wenn die Mitarbeiter eines Teams verteilt und remote arbeiten, braucht es Tools wie DOMUS NAVI, um den Überblick zu behalten und Engpässe schnell erkennen zu können.

Digitalisierung schafft Wissen.
Die neue Vernetzung von Mitarbeitern auf Basis eines zentralen Tools verteilt das Wissen nebenbei auf viele Schultern in der Firma. So verlieren Ausfälle wegen Krankheit oder Elternzeiten ihren Schrecken. Alle Informationen und Aufgaben sind zentral abgelegt, und standardisierte Vorgänge erleichtern Vertretungsregelungen. Am Ende steht ein Kundenservice, wie er zu analogen Zeiten nicht möglich gewesen wäre. Und schon allein dafür lohnt es sich, zu digitalisieren.

Auf den Chef kommt es an.
Vertrauen ist die Basis für ein gemeinschaftliches Miteinander. Agiles Arbeiten, New Work oder Arbeit 4.0 bedeutet für Führungskräfte, ein Stück weit loszulassen und mehr zu delegieren – an Mitarbeiter und Teams. Die Notwendigkeit dieses Schritts offenbart sich gerade kleinen und mittelständischen Verwaltungen schnell, wenn man die Digitalisierung vorantreibt. Darauf zu vertrauen, dass wichtige Aufgaben erledigt werden, obwohl viele Büros auf dem Gang gerade leer sind, fällt nicht jedem Vorgesetzten leicht – es wird meistens aber reichlich belohnt! Denn Mitarbeiter erhalten mehr Freiheit für das Erreichen ihrer Ziele und können Arbeit und Freizeit leichter in Einklang bringen. So starten sie oft deutlich motivierter in den Tag. Für das Teambuilding und als Belohnung für erreichte Ziele sollten Budgets eingeplant sein. Denn bisher wurde noch nichts erfunden, das gemeinsame Team-Erlebnisse und persönliche Gespräche wirklich ersetzen kann. Die Rahmenbedingungen für die neue Arbeitswelt stecken die Arbeitgeber und werden so attraktiv für neue Talente auf dem Arbeitsmarkt.

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