Fehler vermeiden!

Bei Einberufung und Protokollhinterlegung kann Verwaltungs-Software sinnvoll unterstützen.

Damit in der Eigentümerversammlung ein wirksamer, also rechtsgültiger Beschluss gefasst und vom Verwalter verkündet werden kann, ist bereits bei der Einberufung auf die genaue Einhaltung aller Formalien gemäß § 23 Abs. 2 WEG sorgfältig zu achten. Verantwortlich hierfür ist nach § 24 Abs. 1 WEG der Verwalter. Häufig liegen Einberufungsmängel vor, wenn

• dritte Personen oder nicht sämtliche Wohnungs- und Teileigentümer gemäß § 24 Abs. 4 S. 1 WEG in Textform zu einer Eigentümerversammlung eingeladen werden,
• die vorgeschriebene Einladungsfrist grundlos nicht eingehalten wird,
• die Tagesordnung unvollständig ist,
• es an einer ausreichenden Bezeichnung des Gegenstandes der Beschlussfassung fehlt und/oder
• Unterlagen, die es den Wohnungseigentümern überhaupt erst ermöglichen, sich hinreichend inhaltlich mit dem Beschlussgegenstand zu befassen, nicht mit der Einladung bereitgestellt wurden.

In Folge solcher Einladungsmängel können gefasste Beschlüsse unwirksam und damit anfechtbar oder sogar nichtig sein, womit dem Verwalter nach § 49 Abs. 2 WEG die Auferlegung eventueller Prozesskosten droht.

Nun führt nicht jeder Einberufungsmangel zur Ungültigkeit eines Beschlusses. Ein Beschluss soll nach der Rechtsprechung nur dann aufgrund eines Einberufungsmangels ungültig sein, wenn er sich kausal auf das Beschlussergebnis ausgewirkt hat. Mit anderen Worten: Ein aufgrund eines Einberufungsmangels ungültiger Beschluss wäre von der Eigentümerversammlung nicht oder anders gefasst worden, wenn der Einberufungsmangel nicht vorgelegen hätte.

Elektronisch hinterlegen und verknüpfen

Hilfreiche Unterstützung bei der Vermeidung von Mängeln bieten professionelle Software-Lösungen für Verwalter. Gängige Produkte wie z. B. ALCO HOUSE, DOMUS, Karthago, PowerHaus etc. stellen sinnvolle Hilfsmittel und Strukturen für Stammdaten, Systeme fürs Dokumentenmanagement und speziell für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Eigentümerversammlung zur Verfügung. Sie ermöglichen es, wichtige Daten wie die ladungsfähigen Anschriften der Eigentümer und das Datum des Eigentumsüberganges zu verwalten. Auch die übers Jahr von Wohnungseigentümern eingehenden Anträge für Tagesordnungspunkte sowie weitere Informationen und Dokumente können katalogisiert, hinzugefügt und elektronisch verknüpft werden. So stehen zum Zeitpunkt der Festlegung der Tagesordnung und Erstellung der Einladung zur Eigentümerversammlung alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung. Der Einhaltung der nach § 24 Abs. 4 S. 2 WEG vorgesehenen Einladungsfrist von zwei Wochen oder entsprechend den Vereinbarungen der Eigentümergemeinschaft steht nichts mehr im Wege.

Die Archivierung der Informationen, Daten und Unterlagen bietet vielfältige Vorteile. Nicht nur für die Einladung lassen sie sich im Idealfall verwenden, sondern auch für die nachfolgende Niederschrift. Und das bedeutet für Verwalter sowohl Arbeitserleichterung als auch eine erweiterte Möglichkeit zur Kontrolle.

Wichtig für die mängelfreie und damit ordnungsgemäße, vollständige Einladung zur Eigentümerversammlung ist die sachgemäße Festlegung der Tagesordnungspunkte sowie die Bezeichnung der Gegenstände anstehender Beschlussfassungen. Sinnvoll ist es, sie auch mit weiteren Daten und Dokumenten zu verknüpfen, um sie in einem Arbeitsgang ausdrucken oder per E-Mail versenden zu können. Einladungsfristen sollten von der Software bei der Erstellung der Einladung automatisch überprüft und Fristunterschreitungen verhindert werden.

Für die Nachbereitung archiviert

Auch bei der Nachbereitung kommt Verwalter-Software sinnvoll zum Einsatz. Während oder nach der Eigentümerversammlung entsteht aus der hinterlegten Tagesordnung die gemäß § 24 Abs. 6 S. 1 WEG zu erstellende Niederschrift. Aus ihr können die durch den Versammlungsleiter verkündeten Beschlusstexte und Abstimmungsergebnisse einfach in die nach § 24 Abs. 7 WEG zu führende Beschluss-Sammlung exportiert werden, ohne nochmalige Eingabe. So werden Übertragungsfehler vermieden und zuvor archivierte Informationen und Unterlagen können den elektronisch geführten Beschluss-Sammlungen als Verknüpfungen lückenlos zur Nutzung angefügt werden. Ergänzungen und Erläuterungen wie Angebote, Zeichnungen, Genehmigungen oder Berechnungen stehen so zusammen mit den Beschlussanträgen und den Tagesordnungspunkten jederzeit abrufbar und zur Weiterverarbeitung bereit, sind gleichzeitig aber auch mit der Niederschrift verknüpft.

Sind relevante Daten einmal in der Software erfasst und verknüpft, sind sie auch vor versehentlichen Änderungen, z. B. des Wortlauts eines Beschlusses, geschützt. So lassen sich nicht nur dokumentierte Abstimmungsverhältnisse jederzeit wieder abrufen und überprüfen, sondern wie alle hinterlegten Informationen beispielsweise über einen Beamer auch optisch präsentieren.

Sämtliche hinterlegten Informationen, Dokumente, Beschlüsse, Abstimmungsverhältnisse, die Beschlussfähigkeit einer Eigentümerversammlung, die weisungsgemäße Berücksichtigung von Abstimmungsvollmachten etc. sind so jederzeit, auch nach Beendigung einer Eigentümerversammlung, nachvollziehbar. Dauerhaft hinterlegte, die Niederschrift ergänzende Informationen und Unterlagen bieten die Möglichkeit, den Ablauf der Eigentümerversammlung und Beschlüsse für alle Beteiligten noch transparenter zu gestalten und die Informationen jederzeit auch elektronisch, z. B. über Web-Portale abrufbar zu machen. Und das macht es auch dem Verwalter leicht, im Rahmen der Durchführung von Beschlüssen gemäß § 27 Abs. 1 WEG den Überblick zu bewahren und Einsichtsbegehren seitens der Wohnungs- und Teileigentümer unverzüglich und lückenlos zu erfüllen.