Flexibel & effizient - Es gibt sie, die umfassende Lösung aus einem Guss für hybride Eigentümerversammlungen.

Seit der Gesetzgeber durch den neuen § 23 Abs. 1 S. 2 Wohnungseigentumsgesetz den Weg für digitale bzw. hybride Eigentümerversammlungen frei gemacht hat, sehen sich WEG-Verwalter vor der großen Herausforderung, nicht nur finanzierbare, sondern auch praktikable Lösungen für hybride Versammlungen zu finden. Digitale Formate von Online-Veranstaltungen versprechen flexible und einfach umsetzbare Lösungen, den vorherigen Gestattungsbeschluss vorausgesetzt. Doch was, wenn die Mehrheit der Eigentümer nicht an einer ausschließlich virtuellen Eigentümerversammlung teilnehmen kann oder will?

Vom elektronischen Abstimmungssystem zur Online-Plattform
Dann kommt Vote@Home ins Spiel: Die Browser-basierte SaaS-Lösung für hy­­bride Versammlungen wurde entwickelt, um Präsenzversammlungen bei gleichzeitiger virtueller Teilnahme professionell abzubilden. Open-Source-basiert und den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechend, wahlweise Seite an Seite mit einem x-beliebigen Audio- oder Videokonferenzsystem oder inklusive einer vollintegrierten Jitsi-Meet-Videokonferenz (und -Streaming-Schnittstelle) stellt die Lösung vor allem eine intuitiv zu bedienende einfache Benutzeroberfläche für Eigentümer und Versammlungsleiter bereit. Die technischen Hürden zur Wahrnehmung der gesetzlich zugesicherten Beteiligungsrechte werden auf ein Minimum reduziert.

Erforderlich sind weder App, noch Downloads und keine Installation. Lediglich
eine stabile Internetverbindung und ein browsertaugliches Endgerät werden benötigt, im Rahmen einer Präsenzveranstaltung auch ein funkgestütztes ­Abstimmungsgerät.

So funktioniert’s
Tagesordnung, Eigentümerlisten oder Beschlussvorlagen werden über CSV-Dateien oder eine REST-Schnittstelle auf die als Software-as-a-Service (SaaS) in Deutschland bereitstehenden Server hochgeladen. Auf diese Weise können Beschlusstexte, Rednerlisten, wahlweise inklusive Redezeituhr, sowie Ergebnisse von Beschlussfassungen (z. B. einer namentlichen Abstimmung) – auch ohne Videokonferenz – für alle Teilnehmer der hybriden Versammlung gleichzeitig visualisiert werden. Eigentümer erhalten mit der Einladung zur Eigentümerversammlung den Link sowie Benutzernamen und Passwort. Wer sich online zuschalten möchte, tut das von wo auch immer. Vor Ort Anwesende haben die Wahl: Sie lassen sich ein Funkabstimmgerät aushändigen oder verwenden dazu das eigene Smart-Device. So sind die notwendigen Voraussetzungen für jede denkbare Konstellation (sogar für Umlaufbeschlüsse) gegeben, um die Ausübung aller gesetzlich verbrieften Mitwirkungsrechte in Form von Mitsprache und Stimmrechten zu gewährleisten.

Versammlungsräume können künftig also auch kleiner sein, die Zahl der insgesamt Teilnehmenden online wie vor Ort jedoch wird steigen. Da alle Daten in Echtzeit erhoben und aufbereitet werden, lassen sich Niederschriften deutlich schneller bereitstellen – ohne Medienbruch und Schnittstellenprobleme. Denn Vote@Home ist eine integrierte flexible Lösung, die sich in der Veranstaltungsorganisation bewähren wird, auch über die Pandemie hinaus.

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