Fliegender Wechsel? Ein Wechsel der Verwaltung birgt klassische Fallstricke: Wie verteilen sich Pflichten und Aufgaben auf alten und neuen Verwalter? Wann, wofür und in welcher Höhe droht gar Schadensersatz bei Verstößen?

Unabhängig davon, wie die Bestellung eines WEG-Verwalters endet, wird jedenfalls eine Übergabe vom alten auf den neuen Verwalter erforderlich, für die das Folgende gilt:

Was muss der alte Verwalter tun?
Nach dem Ende der Bestellung hat der alte Verwalter noch Nachwirkungs- und Abwicklungspflichten, um dem neuen Verwalter die geordnete Fortsetzung der Verwaltung für die Eigentümergemeinschaft zu ermöglichen. Des Weiteren muss er umfassend informieren (§ 666 BGB) und auf ggf. bestehende Risiken wie z. B. Baumängel hinweisen1 bzw. auf Verlangen Auskunft zu konkreten Einzelfragen erteilen.2

Nach § 28 Abs. 4 WEG sowie §§ 675, 666 BGB muss er – bezogen auf den Zeitpunkt des Ausscheidens – auch nach Ende des Verwalteramtes Rechnung legen.3  Diese Rechenschaft ist nicht mit der Jahresabrechnung zu verwechseln, da sie dem neuen Verwalter vielmehr nur die Grundlage für die zu erstellende Jahresabrechnung liefern soll. Im Gegensatz zur Abrechnung muss deshalb auch keine Einzelabrechnung erstellt werden.4
Der Verwalter darf die Rechnungslegung nicht wegen eventueller Gegenansprüche zurückbehalten, da erst die erteilte Auskunft eine Überprüfung möglich macht.5

Bestehen Zweifel an der Vollständigkeit der erteilten Rechenschaft, so kann der Verwalter gegebenenfalls gemäß § 259 Abs. 2 BGB verpflichtet werden, die Vollständigkeit an Eides Statt zu versichern.

Die Jahresabrechnung nach § 28 Abs. 3 WEG erstellen muss der Verwalter, der bei Entstehung der Abrechnungspflicht Amtsinhaber ist. Diese Verpflichtung bleibt auch bestehen, wenn der Verwalter im Laufe des Wirtschaftsjahres ausscheidet, sie geht nicht auf den Nachfolger über. Auf die Fälligkeit der Abrechnung kommt es auch insoweit nicht an.6 Nach überwiegender Meinung entsteht die Pflicht nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, also in der Regel am 1.1. jeden Jahres, sodass für die Abrechnung der dann bestellte Verwalter zuständig ist.7

Nach dem Ende der Bestellung ist der Verwalter verpflichtet, alles herauszugeben, was er zur Ausübung des Auftrags erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat (§§ 666, 667, 260 BGB). Herausgeben muss der Verwalter ohne Einschränkung alle Originalunterlagen und sämtliche Belege, die er von seinem Vorgänger erhalten hat bzw. die während seiner Tätigkeit entstanden sind.8 Zu diesen Originalunterlagen gehören auch Pläne und Bauunterlagen, wenn der Verwalter gleichzeitig Bauträger war.9 Ebenso besteht die Pflicht zur Herausgabe der Guthaben der Gemeinschaftskonten.10

Die Herausgabe zurückhalten kann der Verwalter nur wegen Ansprüchen, die sich aus der Geschäftsbesorgung ergeben. Nicht zulässig ist dies bei Unterlagen, auf deren Herausgabe der Auftraggeber zur Fortführung der Verwaltungstätigkeit angewiesen ist.11

Die Vollständigkeit des zu erteilenden Bestandsverzeichnisses über die herauszugebenden Gegenstände ist ggf. eidesstattlich zu  versichern, es sei denn, diese Verpflichtung wäre wegen Geringfügigkeit nicht zumutbar (§ 260 Abs. 2, 3 BGB).

Wann muss der Verwalter leisten?
Nach dem Ende der Bestellung muss der Verwalter die Verwaltungsunterlagen sofort herausgeben bzw. bezogen auf den Zeitpunkt des Ausscheidens Rechnung legen (§ 271 Abs. 1 BGB). Die Abrechnung muss zeitnah nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, regelmäßig in den ersten drei bis sechs Monaten des folgenden Jahres erstellt werden. Ohne gesonderte Vereinbarung kommt der Verwalter durch Mahnung in Verzug, sodass ein vermietender Eigentümer Schadensersatz fordern kann, wenn er dem Mieter keine Abrechnung erteilen kann.12 Eine Vorlage innerhalb von acht Monaten wurde jedenfalls als verspätet angesehen.13 Gründe für eine Verzögerung der Abrechnung wie z. B. fehlende Rechnungen oder Zurückbehaltung wegen angeblicher Gegenansprüche werden nicht akzeptiert. Vielmehr haftet der Verwalter für einen entstehenden Verzögerungsschaden (Zinsen).

Wo muss der Verwalter leisten?
Ohne eine Regelung im Verwaltervertrag kommt es für den Leistungsort auf die Umstände an (§ 269 Abs. 1 BGB). Die Wohnungseigentumsanlage als Leistungsort,14  lässt außer Acht, dass die typische und charakteristische Leistung des Verwalters in seinem Büro erbracht wird15 und dass auch ein Vergleich mit dem Arbeitsverhältnis,16 dem Rechtsanwalt,17 Dienstvertrag,18 Architekten19 zum selben Ergebnis kommt. Im Büro des Verwalters sind auch die Unterlagen herauszugeben.20 Es reicht aus, wenn der Verwalter die von ihm herauszugebenden Unterlagen zur Abholung in seinem Büro bereithält. Er ist nicht verpflichtet, die Unterlagen dem neuen Verwalter zu bringen.

Davon abweichend können die Parteien nachträglich einen anderen Leistungsort vereinbaren. Ist die Erfüllung am ursprünglichen Leistungsort unmöglich oder unzumutbar, ist gemäß § 242 BGB (Treu und Glauben) ein neuer, nach der Sach- und Rechtslage angemessener Leistungsort zu bestimmen.21

Wann haftet der alte Verwalter?
Der Verwalter hat seine gesetzlichen und vertraglichen Pflichten mit der Sorgfalt zu erfüllen, die ein durchschnittlicher und gewissenhafter Verwalter unter den Umständen des konkreten Vertragsverhältnisses aufwenden würde.22 Er haftet, wenn er schuldhaft eine Pflicht verletzt hat und hierdurch ein Schaden entstanden ist. Hierbei hat er für seine Erfüllungsgehilfen einzustehen (§ 278 BGB).
Verstößt er gegen die Nachwirkungspflicht, indem er den neuen Verwalter nicht informiert oder die Unterlagen bzw. das Guthaben der Gemeinschaft nach Beendigung der Verwaltertätigkeit nicht herausgibt,23  haftet er gegenüber der Eigentümergemeinschaft für den entstandenen Schaden.

Was muss der neue Verwalter tun?
Als Vertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft (§§ 27 II, III WEG) ist der neu bestellte Verwalter berechtigt und verpflichtet, die Unterlagen und Guthaben für die Gemeinschaft zu verlangen bzw. in Empfang zu nehmen. Legitimiert ist er nach § 171 BGB, wenn er dem alten Verwalter eine von den Eigentümern erteilte Vollmacht (§ 27 Abs. 5 WEG i. V. m. § 172 Abs. 2 BGB) vorlegt. Die Vorlage des Verwaltervertrages reicht nicht aus.24 Möglich ist der Nachweis der Verwaltereigenschaft auch durch Vorlage des von allen in § 26 Abs. 4 WEG genannten Beteiligten unterschriebenen Bestellungsprotokolls. Der Verwalter ist berechtigt und verpflichtet, die der Gemeinschaft zustehenden Ansprüche gegenüber dem alten Verwalter geltend zu machen (§ 27 Abs. 2 Nr. 3 WEG). Vor einer prozessualen Durchsetzung ist jedenfalls ein Beschluss der Gemeinschaft herbeizuführen. Werden die Unterlagen herausgegeben, sollte dies durch ein Protokoll dokumentiert werden. Wurde die Rechnung gelegt bzw. das Guthaben des Gemeinschaftskontos überwiesen, ist dies ebenfalls nachzuhalten. Die erhaltenen Informationen und Unterlagen muss der neue Verwalter so ordnen, dass er für eine ordnungsgemäße Verwaltung Sorge tragen kann. Ebenso muss er allen Beteiligten die Übernahme der Verwaltung mitteilen, die erforderlichen Konten für das Hausgeld einrichten, Banken und Behörden die Änderung der Verwaltung mitteilen und allen Lieferanten der Gemeinschaft seine Bestellung schriftlich anzeigen.
Der Verwalter ist als Treuhänder des Gemeinschaftsvermögens zugleich Sachwalter für den ordnungsgemäßen Zustand der Wohnungseigentumsanlage. Als solcher muss er den Zustand der Anlage aufgrund einer Erstbegehung nach Übernahme der Verwaltung und einer nachfolgend regelmäßigen Überprüfung kennen.

Wofür haftet der neue Verwalter?
Führt der Verwalter seine Verpflichtungen schuldhaft nicht aus und entsteht der WEG oder Dritten hierdurch ein Schaden, so haftet er hierfür nach den gesetzlichen Bestimmungen. Ist eine Erfüllung seiner Verpflichtungen unmöglich, weil der alte Verwalter die erforderlichen Informationen oder Unterlagen nicht weitergibt, so ist es Aufgabe des neuen Verwalters, für die Durchsetzung der Ansprüche zu sorgen und darüber hinaus eine ordnungsgemäße Durchführung der laufenden Verwaltung zu gewährleisten.
Konkret haftet der Verwalter, z. B. wenn er Gewährleistungsansprüche nicht oder nicht rechtzeitig anmeldet,25 Instandhaltungsmaßnahmen verzögert,26 fehlende oder unvollständige Hinweise und Informationen erteilt,27 die Jahresabrechnung unverständlich, unvollständig oder verspätet erstellt28 oder unberechtigterweise Verbindlichkeiten an Eigentümer erstattet.29

Praxistipp
Bei weit auseinanderliegenden Orten der Verwaltung und der Anlage wäre beispielsweise eine Übergabe am Ort der Wohnungsanlage für alle Beteiligten eine zumutbare Kompromisslösung. Sinnvoll wäre es jedenfalls, hierüber eine eindeutige Regelung im Verwaltervertrag zu treffen.

Herauszugeben ist Folgendes:

■    Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, ­Aufteilungsplan, Bauzeichnungen
■    Eigentümerlisten mit Namen, Anschriften, Anteilen
■    Einladungen und Versammlungsniederschriften mit den Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft (­Verpflichtung gemäß § 24 Abs. 6 WEG)
■    Jahresgesamt- und Einzelabrechnungen (Verpflichtung gemäß § 28 Abs. 2 WEG)
■    Wirtschaftspläne (Verpflichtung gemäß § 28 Abs. 1 WEG)
■    Kontoauszüge, Überweisungsträger, Schecks und sonstige Unterlagen des Wohngeldkontos für die Gemeinschaft (§ 27 Abs. 1, S. 4, IV, S. 1 WEG)
■    Gelder und Guthaben der Gemeinschaftskonten, Sparbücher, Wertpapiere
■    Rechnungen, Belege
■    Verträge (Wartung, Hausmeister, Versicherungen, Lohn- und Gehaltsunterlagen etc.)
■    Urteile, Beschlüsse
■    Schlüssel
■    Sachgegenstände zur gemeinschaftlichen Verwaltung (z. B. Geräte etc.)

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1 BGH, Urteil v. 20.11.1997 – III ZR310/95 (KG) in: NJW 1998, 680 [681]
2 Fischer in: BeckOK BGB, Bamberger/Roth/Hau/Poseck, 50. Edition, Stand: 1.2.2019, BGB § 666 Auskunfts- und Rechenschaftspflicht
3 Becker in: Bärmann, WEG, 13. Aufl. 2015, § 28 WEG Rn. 112
4 Becker in: Bärmann, WEG, 13. Aufl. 2015, § 28 WEG Rn. 103
5 Fischer in: BeckOK BGB, Bamberger/Roth/Hau/Poseck, 50. Edition, Stand: 1.2.2019, BGB § 66, Rn. 13, Auskunfts- und Rechenschaftspflicht
6 BGH, Urteil v. 16.2.2018 – V ZR 89/17 in: IMR 2018, 198
7 Hügel in: BeckOK BGB, Bamberger/Roth/Hau/Poseck, 50. Edition, Stand: 1.5.2019, WEG § 28 Wirtschaftsplan, Rechnungslegung Rn. 10 –13; Becker in: Bärmann WEG, 13. Aufl. 2015, § 28 Rn. 11 m. w. N. Elzer/Riecke in: PWW, BGB 6. Aufl. 2011, § 28 Rn. 26
8 BayOblG WE 1997, 117, 118; Fischer, a. a. O. § 667 Rn. 8, 9 m .w .N.
9 OLG Hamm WE 1988, 194; OLG Köln WM 1980, 82
10 AG Hamburg, Urteil v. 10.10.2016, 22a C 176/15
11 Fischer, a. a. O. § 667 Rn. 20
12 OLG Düsseldorf ZMR 2007, 287
13 Bay OblG ZWE 2000, 38, 39; BayOblG NJW 1965, 821; NJW-RR 1990, 659
14 OLG Karlsruhe NJW 1969, 1968
15 OLG Karlsruhe NJW 1969, 1968
16 LAG Frankfurt DB 1984, 2200
17 BGH NJW 1991, 3096; BayOblG Anwaltsblatt 1993, 241
18 OLG Düsseldorf DB 1972, 1065
19 LG München NJW-RR 1993, 212
20 BayOblG Rpfl. 1972, 411
21 Lorenz in: BeckOK BGB, Bamberger/Roth/Hau/Poseck, 50. Edition, Stand: 1.5.2019; BGB § 69 Leistungsort, Rn. 44
22 BGH, Beschluss v. 21.12.1995, V ZB 4/94
23 BayObLG, ZMR 1999 S. 845.
24 Bielefeld S. 463
25 BayOblG ZMR 1990, 65
26 BayOblg NJW-RR 1988, 599
27 BGH NJW 1992, 978
28 BayOblG Rpfl. 1979, 66
29 BayOblG NJW-RR 1987, 1368