Formelle Ordnungsgemässheit der Betriebskostenabrechnung

(BGH, Urteil vom 19.7.2017, Az.: VIII ZR 3/17)

DAS THEMA

Das Thema ist keineswegs neu, vielmehr hatte sich der BGH in den letzten Jahren schon mehrfach mit den Anforderungen an eine Betriebskostenabrechnung befasst und diese deutlich gelockert. In der Instanzrechtsprechung werden jedoch teilweise immer noch zu strenge Maßstäbe angewendet. Dass die Abrechnung formal ordnungsgemäß ist, ist insbesondere im Wohnraummietrecht deshalb so wichtig, weil hieran die zwingende Abrechnungsfrist gemäß § 556 Abs. 3 S. 2 BGB geknüpft ist. Erfüllt eine Abrechnung des Vermieters nicht die formalen Kriterien, ist damit die Abrechnungsfrist nicht eingehalten und der Vermieter kann keine Nachzahlungen mehr verlangen. Lediglich materielle Fehler der Abrechnung können auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist, gegebenenfalls im Gerichtsprozess, korrigiert werden, und führen dann zu einer Anpassung der geforderten Nachzahlung.

DER FALL

Die streitgegenständlichen Abrechnungen für die Jahre 2013 und 2014 bestanden jeweils aus sieben Seiten. Zunächst wurden auf der ersten Seite zehn Positionen aufgelistet und addiert. Auf der nächsten Seite werden dann die Nummern dieser Kostenpositionen in vier Rubriken eingeordnet, welche mit A bis D bezeichnet wurden; die Kostenpositionen wurden hierbei nicht nochmals beschrieben. Auf der dritten Seite wurde der Umlagemaßstab für diese vier Rubriken ausgewiesen, wobei diese vier Rubriken dort jedoch nicht mit den Buchstaben A bis D, sondern mit Gliederungsziffern 1 bis 4 gekennzeichnet wurden. Schließlich war nicht erklärt, warum eine Position auf der ersten Seite nicht nach der Wohnfläche, sondern nach Anzahl der Wohneinheiten umgelegt wurde.

Das Berufungsgericht hat diese Art der Abrechnung als formal nicht ausreichend zurückgewiesen, da die Abrechnung unnötig kompliziert gestaltet sei, viel unübersichtlicher könne diese nicht gestaltet werden. Zwar könnten erfahrene Nebenkostenspezialisten so zu rechnerisch nachvollziehbaren Ergebnissen gelangen, nicht aber der durchschnittliche Mieter.

Der BGH war zwar aufgrund unzureichender Feststellungen im Berufungsurteil nicht in der Lage, die Sache selbst zu entscheiden, erteilte jedoch „Hinweise“ für das weitere Verfahren (wie in solchen Fällen prozessual vorgesehen) und nahm diese zum Anlass für Lehrsätze hinsichtlich der formalen Ordnungsgemäßheit einer Betriebskosten­abrechnung:

„Für die formelle Ordnungsgemäßheit einer Betriebskostenabrechnung ist allein entscheidend, ob die darin gemachten Angaben dem Mieter ermöglichen, die zur Verteilung anstehenden Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an diesen Kosten gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen (es folgen Urteilszitate). Hieran sind keine strengen Anforderungen zu stellen. Notwendig, aber auch ausreichend ist es, dass der Mieter die ihm angelasteten Kosten bereits aus der Abrechnung klar ersehen und überprüfen kann, sodass die Einsichtnahme in die dafür vorgesehene Belege nur noch zur Kontrolle und zur Beseitigung von Zweifeln erforderlich ist.“

Der BGH stellte sodann nochmals die Mindestangaben einer formal ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung zusammen: Die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und – nur soweit erforderlich – die Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der rechnerische Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Der BGH stellt klar, dass auch der komplizierte Aufbau der streitgegenständlichen Betriebskostenabrechnungen diese Mindestanforderungen erfüllt. Es ist auch einem durchschnittlichen Mieter zuzumuten, dass er zurückblättern muss und die Angaben, die auf drei Seiten verteilt sind, gedanklich zusammenführen muss.

Weiter ist unschädlich, dass die auf den Mieter entfallenden Anteile nicht für jede einzelne Position ersichtlich sind, sondern nur zusammengefasst nach den jeweiligen Umlageschlüsseln. Auch der Verteilungsschlüssel Wohneinheiten für die Position 14 (Treppenhausreinigung) muss nach Ansicht des BGH in einer formal ordnungsgemäßen Abrechnung nicht gesondert begründet oder erklärt werden. Es genügt, dass für den Mieter erkennbar ist, welcher Umlage­schlüssel angewendet wird. Ob dieser Umlageschlüssel richtig oder ermessensgerecht ist, ist ausschließlich eine Frage der inhaltlichen Ordnungsgemäßheit der Abrechnung, und berührt daher nicht die Einhaltung der Frist.

VERWALTER­STRATEGIE

Da Betriebskostenprozesse meistens einen äußerst geringen Streitwert haben und deshalb nur bei ausdrücklich zugelassener Revision oder nach aufwändiger Nichtzulassungsbeschwerde vor den BGH gebracht werden können, ist zu empfehlen, die Betriebskostenabrechnungen so übersichtlich wie möglich zu gestalten, um nicht an der Hürde der immer noch strengen Instanzrechtsprechung zu scheitern. Zwingende Angaben, die der BGH fordert, sind die Zusammenstellung der Gesamtkosten, Angabe, ggf. Erläuterung der Verteilerschlüssel, Berechnung des Anteils des Mieters und Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Zur Position der Gesamtkosten ist auf die Erleichterung des BGH im Urteil vom 20.1.2016 – VIII ZR 93/15 – ­hinzuweisen, wonach nur noch die Gesamtkosten für die jeweilige Wirtschaftseinheit angegeben werden müssen, die tatsächlich auf diesen Mieter umgelegt werden, nicht aber die Gesamtkosten mehrerer ­Wirtschaftseinheiten und deren Aufteilung.

Fehler werden jedoch immer wieder beim Abzug der geleisteten Vorauszahlungen gemacht. Hier sollten nur die tatsächlich geleisteten Ist-Vorauszahlungen angegeben und eingesetzt werden. Dies gilt gerade auch dann, wenn die Soll-Vorauszahlungen schon gegenüber dem Mieter gerichtlich geltend gemacht werden. In diesem Fall muss nach Erstellung der Nebenkostenabrechnung (diese auf Basis der Ist-Vorauszahlungen) die Klage umgestellt werden, die Vorauszahlungen müssen herausgerechnet und stattdessen muss der Saldo der Nebenkostenabrechnung, basierend auf den Ist-Vorauszahlungen, eingeklagt werden; eine solche Klageänderung ist wegen Sachdienlichkeit auch immer zulässig. Wird dagegen auf Basis der nicht erbrachten Soll-Vorauszahlungen abgerechnet, so kann der Vermieter nach Ablauf der Abrechnungsfrist keinen höheren als den sich hieraus ergebenden Saldo mehr verlangen. Umgekehrt dürfen die Gerichte mit Erteilung der Abrechnung eingeklagte Vorauszahlungen nicht mehr zusprechen, sondern nur noch den Abrechnungssaldo, der aber – wegen des fehlerhaften Ansatzes der Soll-Vorauszahlungen – deutlich geringer ausfällt, als es dem Vermieter eigentlich zustehen würde. Obwohl der BGH im Nebenkostenrecht eigentlich vermieterfreundlich entscheidet, wurde für diese häufigen Fehler noch keine Lösung entwickelt. Es ist daher Sache des Verwalters, auf die Abrechnung nach Ist-Vorauszahlungen zu achten.

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