Fragen rund um die Kontoführung

Die Anlage von WEG-Geldern ist eine zentrale und wichtige Aufgabe für Immobilienverwalter. Leider wird ihr teilweise zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt.

Ob ein Verwalter für die Gelder seiner Kunden die richtige Anlageart gewählt hat, wird auch von Verbraucherschützern immer öfter hinterfragt. Darauf sollte man vorbereitet sein. Denn wer Kontoverträge zuletzt bei Unterschrift mit der Bank zur Hand hatte, könnte Probleme haben.

Wichtig: Vermögensabgrenzung

Die gesetzliche Regelung findet sich in § 27 WEG Abs. 5 WEG: Der Verwalter ist verpflichtet, eingenommene Gelder von seinem Vermögen gesondert zu halten. Auch zu anderen Geldern, z. B. bei Verwaltung mehrerer Wohnungseigentümergemeinschaften muss eine klare Abgrenzung erfolgen.

Gemeinschaftliche Gelder sind alle von den Wohnungseigentümern aufgrund ihrer Pflicht zum Tragen von Kosten und Lasten eingezahlten Wohngeldvorauszahlungen, Sonderumlagen, Nachzahlungen, Rücklagenzahlungen, Einnahmen aus Vermietung, Verpachtung und sonstige Erträge wie Zinsen.

Wichtig: Verzinsliche Anlage

Der Verwalter hat die Instandhaltungsrücklage grundsätzlich verzinslich anzulegen. Das ausgewählte Konto muss mündelsicher sein, d. h. es darf keinen spekulativen Charakter haben. Hier bieten sich z. B. Festgeld- und Tagesgeldkonten, aber auch das Sparbuch an.

Für Wohnungseigentümer stellt sich die Frage der Kontosicherheit. Auch das kontoführende Institut spielt eine Rolle. Die Änderung des Einlagensicherungs- und Anlegerentschädigungsgesetzes (EAEG) bietet zukünftig mehr Sicherheit. Die jüngste Novelle sichert WEG-Konten im Rahmen der gesetzlichen Einlagensicherung ab 1. Januar 2014 auch über den Betrag von 100.000 Euro hinaus ab. Eigentümergemeinschaften werden auf Grund ihrer Teilrechtsfähigkeit als Einzel-Anleger betrachtet, bisher auch im Falle eines Entschädigungsanspruchs. Künftig werden WEG-Konten als Gemeinschaftskonten geführt, bei denen alle Mitglieder der WEG als Kontoinhaber gelten. So ist die Einlage jedes Einzelnen bis zur Obergrenze von 100.000 Euro gesichert. Bei Guthaben, die über diesen Betrag hinausgehen, greifen überdies oft private Sicherungsfonds, denen die meisten Banken angehören. Und noch eine gute Nachricht: Instandhaltungsrücklagen werden der Gesetzesänderung zufolge nicht zur Rettung maroder EU-Banken herangezogen. Eigentümergemeinschaften können also aufatmen.

Praxis-Tipp: Strikte Kontentrennung

Der Verwalter hat für jede Gemeinschaft mindestens ein eigenes Konto anzulegen. Auch bei der Übernahme der WEG-Verwaltung bei gleichzeitiger Mietverwaltung einer Anlage müssen die Gelder getrennt werden.

Dies praktisch zu bewerkstelligen führte zumindest in der Vergangenheit oft zu Schwierigkeiten. Einige Banken haben sich auf Kontoführungsmodelle für Immobilienverwaltungen spezialisiert. Folgende Institute bieten geeignete Lösungen an: Aareal Bank, Deutsche Bank, DKB Bank und die Hausbank München.

Das Treuhandkonto: Für und Wider

Ein Treuhandkonto dient dazu, Vermögen zu verbuchen, das nicht dem Kontoinhaber gehört. Der hält das Konto zwar auf eigenen Namen, aber für fremde Rechnung. Dieses Modell sieht zwei Verträge vor: Den Kontovertrag zwischen Treuhänder und Bank und den Treuhandvertrag zwischen Treuhänder und Treugeber. Es gibt offene und verdeckte Treuhandkonten. Das offene Treuhandkonto wird auf den Namen des Treuhänders mit einem Zusatz zur Kennzeichnung des Treuhandverhältnisses eröffnet, z. B. so: Hausverwaltung X-GmbH, Sonderkonto WEG Y, Hauptstraße 100.

Das verdeckte Treuhandkonto trägt den Namen des Treuhänders ohne Zusatz zum Treuhandverhältnis, das somit nicht erkennbar ist. Für beide Varianten gilt:

• Der wirtschaftlich Berechtigte ist anzugeben
• Name und Anschrift des Treugebers ist anzugeben
• Keine Kontoüberziehung möglich
• Kein Pfand- oder Zurückbehaltungsrecht seitens der Bank
• Keine Haftung der Bank für unrechtmäßige Verfügungen des Kontoinhabers
• Treugeber ohne Auskunfts- oder Verfügungsrecht
• Kontoguthaben steuerlich dem Treugeber zuzurechnen (kein Freistellungsauftrag möglich)

Fazit: Treuhandkonten sind nur bedingt geeignet

Aus Sicht der Eigentümer sind sie nicht ausreichend gesichert.

Inhaber eines Treuhandkontos ist der Verwalter, was bedeutet:

• Im Falle einer Verwalter-Insolvenz fällt das Kontengeld in die Insolvenzmasse des Schuldners. Die Gemeinschaft muss ihre Rechte daran geltend machen.
• Hat der Verwalter Schulden, können Gläubiger wie auch die Bank diese ­Konten pfänden und die WEG muss ggf. mit einer Drittwiderspruchsklage die Freigabe gerichtlich erwirken.
• Verstirbt der Verwalter, ist die Freigabe der Konten nur per Gerichts­verfahren zu erwirken.
• Jeder Verwalterwechsel erfordert die Änderung aller Konten.
  

Praxis-Tipp: Fremdgeldkonten sind besser geeignet

Sie sind pfändungs- und insolvenzsicher.

Kontoinhaber ist die Wohnungseigentümergemeinschaft. Diese wird vertreten durch den Verwalter, d. h. er hat Kontoführungsbefugnis, was in der Kontobezeichnung erkennbar ist: WEG Hauptstraße 100, vertr. durch den Verwalter xy. Ein Fremdgeldkonto bleibt auch beim Verwalterwechsel bestehen, nur der Vertretungsberechtigte wird geändert. Viele Konten, die vor der Teilrechtsfähigkeit der WEG (vor 2007) angelegt wurden, sind Treuhandkonten. Es ist ratsam, dies zu überprüfen und umzustellen.

Die Kontenverfügung: Wer darf was?

Sie wird grundsätzlich verwaltungsintern geregelt. Bei kleineren und inhabergeführten Verwaltungen ist sie meist Chefsache. Der Vorteil, alles in seiner Hand zu haben, birgt auch einen Nachteil: Bei Ausfall des Inhabers durch Tod, Krankheit oder auch nur im Urlaub kann der Zahlungsverkehr zum Erliegen kommen – und für die Verwaltung verhängnisvoll sein.

Praxis-Tipp: die zweite Verfügungsberechtigung

Sinnvoll ist es, eine 2. Person zu ernennen, die zumindest über die Girokonten verfügen kann.

Hier haben die Wohnungseigentümer Mitspracherecht. Laut § 27 Absatz 5 Satz 2 WEG kann die Verfügung über solche Gelder durch Vereinbarung oder Beschluss der Wohnungseigentümer mit Stimmenmehrheit von der Zustimmung eines Wohnungseigen­tümers oder eines Dritten abhängig gemacht werden.

Praxis-Tipp: Zusatzsicherung beim Girokonto

In der Praxis wird die Verfügungsbefugnis des Verwalters häufig dahingehend eingeschränkt, dass über die Rücklage nach dem 4-Augen-Prinzip nur mit unterschriftlicher Zustimmung eines Verwaltungsbeirats verfügt werden kann.

Die Einräumung der Kontovollmacht für einen Mitarbeiter birgt ein gewisses Risiko. Hier schützt eine Vertrauensschadenversicherung vor Vermögensschäden durch Unterschlagung, Untreue und Betrug, wobei Firmeninhaber und Gesellschafter in der Regel ausgeschlossen sind. Die Verwalterverbände wie viele Landesverbände im DDIV haben diese Versicherung für ihre Mitglieder abgeschlossen, die auch für Firmeninhaber und Gesellschafter gilt.

Praxis-Tipp: Notwendige Versicherungen

Ein Verwaltungsunternehmen sollte über drei Versicherungen verfügen: Vermögensschadenshaftpflicht-, Betriebshaftpflicht und Vertrauensschadenshaftpflichtversicherung.

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