Gemeinsam stark sein

Die ERFA-Gruppen des VDIV Deutschland trafen sich in Berlin.

Zum bundesweiten Netzwerktreffen am 28. November 2024 in Berlin kamen Verwalterinnen und Verwalter aus dem gesamten Bundesgebiet zusammen, um über aktuelle Herausforderungen und Chancen für die Branche zu diskutieren – mit Fokus auf Digitalisierung, Konsolidierung am ERP-Markt und Mitarbeiterbindung, Themen, die angesichts der fortschreitenden technologischen und wirtschaftlichen Entwicklungen immer relevanter werden.

Offen, ehrlich, lösungsorientiert – der ERFA-Gedanke

Ein zentraler Mehrwert der ERFA-Gruppen ist der offene und ehrliche Austausch. Mitglieder teilen ihre Erfahrungen, sprechen offen über Herausforderungen und erarbeiten gemeinsam Lösungen. Ob Einsteiger oder langjährige Experten, alle profitieren vom Wissen der anderen. Dies fördert nicht nur Innovationen, sondern stärkt durch Best Practices auch die gesamte Branche. Besonders spannend: die gruppenübergreifenden Diskussionen. Neben dem Erfahrungsaustausch standen praxisnahe Ansätze für die Schadensabwicklung, den Photovoltaik-Aus-bau und die digitale Rechnungsverarbeitung mit Unterstützung Künstlicher Intelligenz (KI) auf der Agenda, wobei sich zeigte, wie sehr die Automatisierung bereits zum Alltag von Immobilienverwaltungen gehört.

Nächste Stufe: KI-basierte Buchhaltung

Angesichts der zunehmenden Konsolidierung am ERP-Markt stehen viele Verwaltungsunternehmen vor der Frage, welche Software-Lösungen langfristig Bestand haben und wie sie ihre Systeme effizient gestalten können. Auch die Automatisierung von Prozessen wie der Rechnungsverarbeitung, insbesondere mit KI-Einsatz, stand im Mittelpunkt der Diskussionen. Beispiele aus der Praxis zeigten, wie KI Verwaltungen hier schon heute unterstützt. Die nächste Evolutionsstufe, so waren sich die Teilnehmer einig, liegt in der KI-gestützten Buchhaltung, die noch effizientere Abläufe ermöglichen wird.

Fachkräftemangel als zentrales Thema

Die Verwalterbranche kämpft weiterhin mit der Herausforderung, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und langfristig zu binden. Die ERFA-Gruppen helfen dabei, Lösungen für diese Problematik zu finden – sei es durch neue Arbeitsmodelle, gezielte Weiterbildungsangebote oder den Einsatz digitaler Tools zur Entlastung des Personals. Ein dabei entscheidender Punkt: Die Kosten für innovative Lösungen müssen langfristig in die Vergütung eingepreist werden. In den ERFAs ist man sich einig: Es ist wichtig, den Kunden die Alternativlosigkeit dieser Entwicklung zu erklären – daran wird kein Weg vorbeiführen.

Das ERFA-Netzwerk – mehr als nur Austausch

Die ERFA-Gruppen des VDIV Deutschland sind mehr als nur Foren für Fachgespräche. Sie bieten eine Plattform für die Entwicklung neuer Strategien, die Erprobung von Pilotprojekten und die gegenseitige Unterstützung bei der Umsetzung von Innovationen. Das deutschlandweite Netzwerk bietet eine einzigartige Möglichkeit, über den eigenen Tellerrand hinauszuschauen und im engen Austausch in Kleingruppen von den Erlebnissen und Ideen anderer zu profitieren.

Spekulative Anlage von Erhaltungsrücklagen

Wenn die Rückzahlung gefährdet ist – zum aktuellen Fall der Deutsche Rücklagen GmbH

Die richtige Anlage der Erhaltungsrücklage wirft immer wieder Fragen auf und kann Immobilienverwaltungen in Schieflage bringen. Aktuell beschäftigt ein Fall die Medien, Eigentümer und Justiz, in dem die Verwaltung im Namen einer Reihe von Eigentümergemeinschaften Anleihen bei der DR Deutsche  Rücklagen GmbH gezeichnet und die Rücklagen dieser Gemeinschaften in diese Anleihen investiert hat. Ab  Sommer 2024 sind aus diesen Anleihen abgerufene Mittel nicht mehr ausgezahlt worden. Man geht daher davon aus, dass die Rückzahlung der angelegten Gelder der Gemeinschaften gefährdet ist.

Gesetzlicher Rahmen der Vermögensbetreuung 

Da die Erhaltungsrücklage Bestandteil des gemeinschaftlichen Verwaltungsvermögens ist, hat der Verwalter  sie gemäß § 9a Abs. 3 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) nach § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG zu verwalten. Ihn treffen insoweit Vermögensbetreuungspflichten gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Er hat zu beachten, dass er auch die Gelder der Erhaltungsrücklage zwingend getrennt von seinem Vermögen und dem Vermögen anderer verwalteter Eigentümergemeinschaften halten muss. Im Rahmen  seiner Vermögensbetreuungspflicht hat der Verwalter die Erhaltungsrücklage möglichst verzinslich, aber  in jedem Fall mündelsicher anzulegen. Daher darf er diese Mittel nicht spekulativ anlegen. Die Anlage in  Aktien oder Aktienfonds würde den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung erheblich widersprechen. Die Verwaltung beruft sich in dem Fall darauf, dass die Anleihen mit dem Hinweis offeriert worden seien, dass diese Art der Anlage den gesetzlichen Anforderungen entspreche. Geht man nun davon aus, dass Verwalter ohne einen gesonderten Beschluss der Wohnungseigentümer deren Gelder in keiner Weise spekulativ anlegen dürfen, kommt als Anlageform bestenfalls ein Konto bei einer deutschen Bank oder Sparkasse in Betracht, deren Ausfall eher unwahrscheinlich ist. Hier stellt sich also die Frage, ob eine Pflichtverletzung der Verwaltung vorliegen könnte, für die sie selbst haftet. Die Verwaltung hat einen Eigenantrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens gestellt.

“Gemeinsam stark sein” erschien in der Ausgabe 1-2/2025