Gut zu wissen (2017)

Wertvolle Tipps zu Arbeitszeitdokumentation und Unfallversicherung der geringfügig ­Beschäftigten in Eigentümergemeinschaften.
 

MiLoG: Aufbewahrung von ­Arbeitszeitdokumentationen

Für die in Eigentümergemeinschaften z. B. als Hausmeister und Treppenhausreinigungskräfte geringfügig Beschäftigten schreibt das seit 2015 geltende Mindestlohngesetz (MiLoG) die Dokumentation der Arbeitszeiten vor. Hierzu heißt es in § 17 Abs. 1 MiLoG: Arbeitgeber geringfügig Beschäftigter sind „verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser […] Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre, beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt, aufzubewahren.“ Die Verpflichtung zur Arbeitszeitdokumentation führt im Verwalterbüro zu erheblichem Mehraufwand, wurden doch die meisten in WEG geringfügig Beschäftigten monatlich pauschal entlohnt, ohne genauen Blick auf die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten. Das MiLoG führt nun dazu, dass die Arbeitszeiten dahingehend überprüfbar sein müssen, ob der gezahlte Stundenlohn dem gesetzlichen Mindestlohn in Höhe von 8,50 Euro (seit 1.1.2017 sind es 8,84 Euro) auch wirklich entspricht. Verwalter sind verbreitet der Ansicht, die Arbeitszeitdokumentationen seien nicht so genau zu nehmen, da die Wahrscheinlichkeit einer Überprüfung durch den Zoll eher gering sei. Auch müssten die Aufzeichnungen nicht länger als zwei Jahre aufbewahrt werden. Wer so verfährt, wird bei der nächsten Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung Probleme bekommen: Das Sozialgesetzbuch schreibt vor, dass die Deutsche Rentenversicherung mindestens alle vier Jahre jeden Betrieb, wozu auch Eigentümergemeinschaften gehören, prüfen muss – auch daraufhin, ob Sozialversicherungsbeiträge für Löhne ordnungsgemäß abgeführt wurden. Nach dem MiLoG ergibt sich hier eine Besonderheit: Sozialversicherungsbeiträge berechnen sich nicht nur am tatsächlich gezahlten Lohn, sondern an der Höhe, die der Einhaltung des Mindestlohns entspricht. Das heißt: Steht einem Beschäftigten nach MiLoG eigentlich mehr Entgelt zu, als er bekommen hat, dann berechnen sich die Sozialversicherungsbeiträge an diesem (nicht ausgezahlten) höheren Entgelt.

Die Deutsche Rentenversicherung teilt hierzu mit: „Da die Beitragsansprüche der Sozialversicherung entstehen, sobald ihre im Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes bestimmten Voraussetzungen vorliegen, geschieht die Prüfung der Entgeltunterlagen im Rahmen der Betriebsprüfung auch unter dem Aspekt der Einhaltung des allgemeinen Mindestlohns.“ Damit die Mitarbeiter der Deutschen Rentenversicherung die Möglichkeit haben, dies zu prüfen, schreibt das Sozialgesetzbuch vor, dass alle dafür erforderlichen Unterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren sind. Arbeitszeitdokumentationen dürfen daher – entgegen dem Wortlaut des MiLoG – nicht nach zwei Jahren entsorgt werden. Die ersten Betriebsprüfungen im Jahr 2016 zeigten bereits, dass auch bei Eigentümergemeinschaften die Einhaltung des allgemeinen Mindestlohns geprüft wird, inklusive der Arbeitszeitdokumentationen.
 

VBG-Beitragsbescheide ­prüfen!

In der Verwaltungsberufsgenossenschaft (VBG) sind beispielsweise als Hausmeister oder Treppenhausreinigungskräfte von Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) geringfügig Beschäftigte gemeldet und gesetzlich unfallversichert. Die WEG ist dabei eigenständiger Arbeitgeber und hat den VBG-Beitrag für ihre Beschäftigten zu entrichten. Dessen Höhe ergibt sich aus dem an jeden Beschäftigten ausgezahlten Entgelt des abgelaufenen Kalenderjahres. Die VBG erhebt einen Mindestbeitrag, der in den Jahren 2011 und 2012 bei 50 Euro und in den Jahren 2013 bis 2015 bei 48 Euro lag. Dies wurde in der Vergangenheit vom VBG-Vorstand festgelegt. Diese gängige Praxis der gesetzlichen Unfallversicherungen hat das Bundessozialgericht mit Urteil vom 4. Dezember 2014 (Az. B 2 U 11/13 R) für unzulässig erklärt: Wenn ein Mindestbeitrag erhoben werden soll, ist dessen Höhe nicht vom Vorstand, sondern von der Vertreterversammlung in der Beitragssatzung zu regeln. Die VBG hat mittlerweile für die Jahre ab 2014 die Höhe des Mindestbeitrags durch Satzung geregelt. Auf Grund der Verjährungsfristen sind Rückerstattungsansprüche für die Zeit vor 2012 nicht mehr zu erheben. Das heißt für Verwalter: Die Beitragsbescheide der Jahre 2012 und 2013 sind dahingehend zu überprüfen, ob der Mindestbeitrag erhoben wurde. In diesen Fällen kann bei der VBG die Erstattung der Differenz zwischen den Mindestbeiträgen und den rechnerischen Beiträgen beantragt ­werden.

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