Homeoffice aus Arbeitgebersicht: Rechtliche Herausforderungen

Die Bürofläche in deutschen Unternehmen nimmt einer Ifo-Untersuchung zufolge wegen der verstärkten Nutzung des Homeoffice ab. „6,2 Prozent aller Unternehmen haben ihre Büroflächen bereits verkleinert, weitere 8,3 Prozent planen es in den kommenden fünf Jahren,“ erklärte Ifo-Forscher Simon Krause.

Diese Meldung in der FAZ vom 03.09.2024 muss Immobilienverwalter nicht nur unter dem Gesichtspunkt der Veränderung des Marktes interessieren. Sie zeigt zudem, dass das Thema Homeoffice und mobiles Arbeiten gekommen ist, um zu bleiben: In der FAZ heißt es weiter, dass seit knapp zwei Jahren die Homeoffice-Quote weitgehend stabil sei: Ein Viertel der Beschäftigten arbeitet zumindest gelegentlich von zu Hause, jedes dritte Unternehmen bietet diese Möglichkeit. Vor diesem Hintergrund muss sich die Verwalter-Branche auch Gedanken darüber machen, ob und ggf. wie sie selbst bei ihrem eigenen Personal mit dem Thema umgehen möchte. Sowohl die Vorgaben des Arbeitsrechts als auch Führungsthemen erfordern hier Aufmerksamkeit und Sorgfalt.

Was sagt das Gesetz zum Homeoffice?

In rechtlicher Hinsicht ist zu beachten, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht dazu zwingen kann, von zu Hause aus zu arbeiten. Umgekehrt hat der Arbeitnehmer nach geltendem Recht keinen Anspruch auf eine Tätigkeit im Homeoffice oder mobil. Wichtig ist, dass der Arbeitgeber nicht selbst durch sein Handeln einen Anspruch auf Homeoffice oder mobiles Arbeiten schafft. Mündliche oder schriftliche Regelungen wie „Alle Beschäftigten in der Verwaltung können bis zu drei Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten“ können als Gesamtzusage zu einem Anspruch auf Homeoffice oder mobiles Arbeiten führen. Dies ist nicht wünschenswert, da die Entscheidung, ob mobil oder im Homeoffice gearbeitet wird, immer im billigen Ermessen des Arbeitgebers verbleiben sollte. Denn selbst bei identischen Aufgaben kann Arbeitnehmer A, der seine Arbeit sehr gut strukturieren und priorisieren kann, und der als Single in einem ruhigen Appartement lebt, geeigneter sein als Arbeitnehmer B, der „nebenbei“ drei Kleinkinder zu Hause betreuen muss, selbständiges Arbeiten nie lernen musste und an einer ICE-Trasse wohnt.

Unverzichtbar ist eine Vereinbarung über Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter. Es sollten unbedingt folgende Punkte geregelt werden:

• Beginn der mobilen oder Homeoffice-Tätigkeit
• Arbeitsort
• Arbeitszeit (vor allem Lage), Präsenztage, Dokumentation
• Überstunden und Zuschläge
• Regelung zur Arbeitsmittelüberlassung und deren Kosten, Ausschluss des Zurückbehaltungsrechts
• Regelungen zur Haftung für Beschädigung von Arbeitsmitteln
• Regelung zum Datenschutz und zum 
  Ausschluss des Zugriffs Dritter
• Regelung zur sichtbaren Teilnahme an Videokonferenzen
• Regelung zum Zutrittsrecht für Arbeitgeber, Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten
• Regelung zur Beendigung 

Von äußerster Wichtigkeit ist, dass sehr klar geregelt wird, wer wann über Anzahl und Lage der Nicht-Präsenztage entscheidet.

„...Die Parteien sind sich einig, dass die Aufgaben des Arbeitnehmers die wöchentliche Präsenz des Arbeitnehmers für ... Tage im Büro ... erfordern.

Diese drei Tage sind grundsätzlich Montag, Dienstag und Freitag. [oder:]

Die drei Präsenztage werden dem Arbeitnehmer spätestens ... mitgeteilt. [oder:]

Der Arbeitnehmer teilt dem Arbeitgeber spätestens... mit, an welchen drei Tagen er in Präsenz erscheinen wird.“

Selbstverständlich wäre es der Arbeitgeberseite am liebsten, sie könnte Freitagabend entscheiden, an wie vielen und an welchen Tagen der Arbeitnehmer in der Folgewoche mobil oder von zu Hause aus arbeiten kann. Da der Arbeitnehmer aber seine familiären und sonstigen privaten Verpflichtungen planbar gestalten möchte, wird eine solche Gestaltung auf wenig Zustimmung stoßen.

Sind feste Nicht-Präsenztage vereinbart, muss geregelt werden, was im Ausnahmefall, also etwa bei Kundenmeetings oder Ausfall der häuslichen oder mobilen IT-Infrastruktur gilt.

Auch die Lage der Arbeitszeit – jedenfalls im Kernbereich – sollte geregelt werden. Zwar lebt das Arbeiten im Homeoffice oder mobil gerade davon, dass der Arbeitnehmer in vielerlei Hinsicht frei entscheiden kann. Je nach Aufgabe kann der Arbeitgeber ein Interesse daran haben, zu bestimmten Zeiten auf den Arbeitnehmer zurückgreifen zu können.

Es empfiehlt sich daher, zwischen der Arbeitszeit zu unterscheiden, in der der Arbeitnehmer dem Betrieb zur zeitlichen Verfügung stehen muss, und der Arbeitszeit, über die er frei verfügen kann.“

Beispiel: „Der Arbeitnehmer ist grundsätzlich in der Bestimmung der Lage seiner Arbeitszeit frei. [optional] Er hat allerdings von 11:00 Uhr bis 15:00 Uhr seine Erreichbarkeit sicher zu stellen. Der Arbeitgeber ist jederzeit berechtigt, die Arbeitszeit des Arbeitnehmers nach billigem Ermessen festzulegen.“

In Bezug auf etwaige Überstunden oder gar zuschlagspflichtige Arbeitszeiten (Nachtarbeit) sollte vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer diese vorab mit dem Arbeitgeber abzustimmen hat.

Wegen der Dokumentationspflichten nach gegenwärtigem und zukünftigem Arbeitszeitrecht (vgl. z.B. § 16 Abs. 2 ArbZG) empfiehlt es sich, dem Arbeitnehmer vertraglich aufzuerlegen, dass dieser seine Zeiten erfasst.

Arbeitsmittel und sonstige Kosten

Wird der Arbeitnehmer im Homeoffice tätig, so sollte eine Regelung über die Kostentragung für die Anschaffung der Arbeitsmittel (Laptop, Drucker etc.) gefunden werden. Für die Beschaffung von Arbeitsmitteln ist grundsätzlich der Arbeitgeber verantwortlich.

Für die laufenden Kosten (Heizkosten, Stromkosten, Verbrauchsmaterial) muss eine eindeutige Regelung getroffen werden. Es ist nämlich zu berücksichtigen, dass Aufwendungen, die ein Arbeitnehmer zwecks Erbringung der vertraglich geschuldeten Arbeitsleistung tätigt, vom Arbeitnehmer nicht geschuldet werden. Dieser schuldet nur seine Arbeitskraft. Aufwendungen muss der Arbeitgeber daher nach § 670 BGB erstatten, wenn sein Interesse an der mobilen Arbeit oder dem Homeoffice so weit überwiegt, dass das Interesse des Arbeitnehmers vernachlässigt werden kann. Dies wird zu bejahen sein, wenn der Arbeitgeber Büroflächen aufgibt und so seinerseits erheblich Mietkosten, Heizkosten und Stromkosten spart. Möglich ist alles: Eine monatliche Pauschale oder der völlige Ausschluss der Erstattung. Nur keine Regelung ist eine schlechte Regelung.

Das Ende regeln

Schließlich muss geregelt werden, wie das mobile Arbeiten rechtlich wirksam beendet werden kann. Vor einer Regelung, nach der beide Seiten das mobile Arbeiten voraussetzungslos mit einer Frist von vier Wochen kündigen können, kann nur gewarnt werden.

Eine Beendigung nach billigem Ermessen (§ 106 GewO) erfordert allerdings „Abwägung der wechselseitigen Interessen nach den verfassungsrechtlichen und gesetzlichen Wertentscheidungen, den allgemeinen Wertungsgrundsätzen der Verhältnismäßigkeit und Angemessenheit sowie der Verkehrssitte und Zumutbarkeit. Das gebietet eine Berücksichtigung und Verwertung der Interessen unter Abwägung aller Umstände des Einzelfalls. Hierzu gehören im Arbeitsrecht die Vorteile aus einer Regelung, die Risikoverteilung zwischen den Vertragsparteien, die beiderseitigen Bedürfnisse, außervertragliche Vor- und Nachteile, Vermögens- und Einkommensverhältnisse sowie soziale Lebensverhältnisse, wie familiäre Pflichten und Unterhaltsverpflichtungen.“