Hurra, ein neues Objekt! Was dessen Übernahme für Verwaltungen bedeutet, und wie man es richtig macht.

Viel gibt es zu beachten bei der Übernahme eines neuen Verwaltungsobjekts, und darüber machen sich die wenigsten Verwaltungen im Vorfeld Gedanken. Aber es hilft, den Vorgang strukturiert anzugehen. Dazu gilt es zunächst zu unterscheiden, ob das neue Objekt ein Mietshaus oder eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist. Es gibt Parallelen, aber auch deutliche Unterschiede. Im Zeitalter der Digitalisierung stellt sich zudem die Frage, welche Unterlagen im Original benötigt werden bzw. welche überhaupt zu übergeben sind. 

Das Beispiel Mietverwaltung
Hier muss zunächst geklärt werden: Welche Unterlagen befinden sich beim Vorverwalter bzw. beim Eigentümer? Sämtliche Mietverträge mit Nachträgen dazu sowie die letzten unterschriebenen Mieterhöhungen werden sicherlich im Original benötigt. Zu den Mietverträgen gehören auch die Kautionen, und, sofern es noch Kautionssparbücher sind, die auf die Namen der Mieter laufen, die Original-Verpfändungserklärungen. Sie müssen eventuell umgeschrieben werden, um ggf. über die Mietsicherheit verfügen zu können. Für die rechtssichere Durchsetzung von Mieterhöhungen sollte die Mietentwicklung der letzten drei Jahre vorliegen, um vorgeschriebene Obergrenzen und Fristen für weitere Anpassungen zu wahren. 

Das gilt für ­Eigentümergemeinschaften
Bei Übernahme einer WEG sollten die Kaufverträge entweder im Original oder in Kopie vorliegen. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn die Teilungserklärung eine Zwangsunterwerfungsklausel für Wohngeldschulden enthält. Diese wäre dann kaufvertraglich vereinbart, sodass deren Vorlage zwingend ist. Wünschenswert wäre in diesem Zusammenhang auch die Buchhaltung der Personenkonten der letzten drei Jahre, falls es Fragen zu den Vorjahren gibt. 

Die Objektdokumentation
Unabhängig von der Art der Verwaltung sind die Unterlagen zum Objekt zu übergeben. Im Original sollten insbesondere die Sicherungskarte für Schließanlagen und der dazugehörige Schließplan vorliegen, zudem natürlich sämtliche für das Objekt vorhandenen Schlüssel – und ggf. auch Quittungen des Schlüsselerhalts von Handwerkern und Dienstleistern.

Wünschenswert ist die Übergabe von Original-Wartungsverträgen, es genügt aber eine Kopie. In der Praxis hat es sich bewährt, die letzte Jahresabrechnung zu sichten, um herauszufinden, welche Verträge laufen. Was aber geschieht mit Rahmenverträgen, die vom Vorverwalter oder Eigentümer geschlossen wurden, vor allem für Energielieferungen oder Versicherungen des Gebäudes? Auch diese Verträge gehören zur ordnungsgemäßen Übergabe und sofern die WEG Arbeitgeber z. B. eines Hausmeisters ist, auch alle arbeitsrechtlich relevanten Unterlagen sowie die gesamte Lohnbuchhaltung. 

Schwieriger wird es meist bei den Revisionsunterlagen des Objekts – je nach Baujahr. Bei jüngeren Gebäuden liegen die entsprechenden Dokumente oft katalogisiert vor, bestenfalls auf einem USB-Stick. Aushändigen lassen sollte man sich in jedem Fall vorhandene Originalpläne der Einheiten und des Grundstücks, die immer wieder gebraucht werden, insbesondere bei Baumaßnahmen. Vom Baualter unabhängig, aber im Sinne der Wahrnehmung bestehender Gewährleistungsansprüche sind sämtliche Rechnungen zu übergeben – mindestens die der letzten fünf Jahre. Liegen Gewährleistungsbürgschaften für Handwerkerrechnungen vor, bedarf es der Originaldokumente. 

Bis hierhin ist es für Verwaltungen reine Fleißarbeit, alles sachlich zu prüfen und abzuhaken. Komplexer sind die „weichen“, nicht klar definierten Themen. Dazu gehören insbesondere der Schriftverkehr mit Eigentümern bzw. Mietern zur Verwaltung des Gebäudes. Da die neue Verwaltung hierüber nicht im Bilde sein kann, ist sie auf die Kooperation der Vorverwaltung angewiesen. Elementar aber ist die Übergabe offener Verwaltungsvorgänge, etwa anhängiger Gerichtsverfahren. Hierbei sollte man besonders gründlich und sorgsam vorgehen, um eine ordnungsgemäße Weiterführung ermöglichen zu können.

Digitalisierte Dokumente
Abgesehen von den oben erwähnten im Original zu übergebenden Unterlagen erweisen sich digitalisierte Dokumente, z. B. PDFs, als praktikabel. Wie man sie ordnungsgemäß übergibt, ist vielen noch nicht bekannt. Nicht ordnungsgemäß: der USB-Stick mit wahllos und unsortiert abgespeicherten Daten. Wer einen USB-Stick als Datenträger zur Übergabe nutzt, muss eine ordnungsgemäße Verzeichnisstruktur der hinterlegten Inhalte anlegen – genau wie bei Aktenordnern, die für eine ordnungsgemäße Übergabe ja auch nicht einfach eine unsortierte Loseblattsammlung enthalten.

Den Datenschutz beachten
Ein wichtiger Aspekt bei Übergaben ist die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Auch wenn viele Verwalter das Wort schon nicht mehr hören können, die Verordnung ist einzuhalten. Entsprechend ist zu prüfen, ob die Unterlagen DSGVO-konform aufbereitet sind, oder ob die Annahme mit Hinweis auf einen Verstoß verweigert bzw. auf datenschutzkonforme Teile beschränkt werden sollte. Ältere Unterlagen mit personenbezogenen Daten sollte man nicht annehmen. Gemäß DGSVO sind mit Nachunternehmern, z. B. Messdienstleistern, entsprechende Datenschutzvereinbarungen zu treffen und auch zu übergeben. 

Ist die Übergabe in den meisten Fällen damit schon fast komplett, kommen bei einer WEG-Übergabe noch ein paar Dokumente hinzu: u. a. sämtliche Protokolle der Eigentümerversammlungen im Original mit ggf. beglaubigten Abschriften, die Teilungserklärung und eventuell vorhandene Gemeinschafts- bzw. Hausordnungen sowie ein ordnungsgemäß geführtes Beschlussbuch, das bei Übergabe vernünftig geprüft werden sollte, um späteren Unstimmigkeiten vorzubeugen. Seit Inkrafttreten des Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) ist auch entscheidend, ob Beschlüsse zu baulichen Veränderungen gefasst wurden, die einen Kostenschlüssel beinhalten. Sie sind sauber dokumentiert zu übergeben.

Zu guter Letzt sind die Buchhaltungsunterlagen geordnet zu übergeben: Einzelkontolisten, Gesamt- und Einzeljahresabrechnungen sowie die dazugehörigen Kontoauszüge. Je nachdem, wann im Jahr eine Übergabe erfolgt, ist die Vorjahresabrechnung vom Vorverwalter zu erstellen. Dazu mehr auf den folgenden Seiten. 

Praxistipp
Selbst als Freund der Digitalisierung rate ich aktuell von der automatisierten Datenmigration via ERP-System ab. Das kann zwar Zeit sparen, führt mitunter aber zu Datenverlusten, weil man sich nicht einzeln mit erhaltenen Dokumenten befasst. Auch die Datenpflege leidet, wenn Stammdaten nicht stimmen oder nicht aktuell sind.

Ich selbst arbeite mit selbst entwickelten Checklisten, nach denen Punkt für Punkt einer Übergabe abgehakt wird. Es lohnt sich, sie der Vorverwaltung zur Vorbereitung der Übergabe im Voraus zukommen zu lassen.

Und schließlich: Ich empfehle, bei Übernahme einer Mietverwaltung den Eigentümer des Objekts und bei einer WEG-Verwaltung den Verwaltungsbeirat hinzuzuziehen. Ihr Wissen und ihre Objektkenntnis können sehr hilfreich sein.

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