Integriertes Banking

Heute Standard für eine rechtssichere Buchhaltung

Die Buchhaltung gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Immobilienverwaltung – und zu den risikoreichsten. Wenn Geldflüsse verwaltet, Gelder treuhänderisch gehalten und korrekte Abrechnungen erstellt werden müssen, ist Präzision Pflicht Zugleich steigen die Anforderungen: rechtlich, technisch und organisatorisch. Integriertes Banking ist daher keine digitale Spielerei, sondern ein zentraler Baustein der rechtssicheren, effizienten und zukunftsfähigen erwaltung.

Rechtliche Stolperfallen

Viele typische Fehler in der Buchhaltung sind nicht nur ärgerlich, sondern rechtlich relevant. Falsch zugeordnete Zahlungen, verspätete Abrechnungen oder fehlende Transparenz können im schlimmsten Fall zu Haftungsfragen und Schadensersatzansprüchen führen. Verwalterinnen und Verwalter tragen weitreichende Sorgfaltspflichten – sowohl gegenüber Eigentümergemeinschaften als auch gegenüber Dritten.

Worum geht es?

Integriertes Banking heißt: Die Bank ist direkt mit der Verwaltungs-Software verbunden. Überweisungen, Zahlungseingänge und Kontobewegungen fließen automatisiert in die Buchhaltung – ohne die Software wechseln zu müssen, ohne manuelle Übertragungsfehler, ohne zeitliche Verzögerung und ohne Lücken in der Dokumentation. Das unterscheidet integrierte Lösungen von sog. digitalen Insellösungen, bei denen Kontobewegungen per Datei-Export oder manuellem Abgleich verarbeitet werden müssen. Wenn Verwaltungs-Software und Bankenprogramm nicht miteinander „sprechen,“ kostet das nicht nur Zeit, sondern mindert auch die Nachvollziehbarkeit. Vollintegrierte Banking-Lösungen dagegen arbeiten ohne Systembruch.

Moderne Übertragungsverfahren

Mit der Einführung der zweiten Zahlungsdiensterichtlinie, Payment Services Directive 2 (PSD2), hat die EU den Zahlungsverkehr bewusst geöffnet. Banken sind seitdem verpflichtet, standardisierte Schnittstellen für die sichere Integration von Bankkonten in Dritt-Software bereitzustellen, was den Weg für nahtloses, integriertes Banking ebnet. Die technische Anbindung an Verwaltungs-Software ist heute einfacher, sicherer und rechtlich klar geregelt.

Veraltete Verfahren wie Homebanking Computer Interface (HBCI) spielen dabei keine Rolle mehr. Sie werden von den meisten Banken nicht mehr aktiv weiterentwickelt und bieten weder die Sicherheit noch die Flexibilität, die moderne Prozesse erfordern.

Für kleinere Hausverwaltungen bleibt das klassische Online-Banking mit PIN-TAN häufi eine praktikable Lösung. Es ermöglicht den Zahlungsverkehr über das Verwaltungsprogramm, ist in der Handhabung einfach und erfüllt die Sicherheitsanforderungen für überschaubare Buchungsvolumina.

Größere Verwaltungseinheiten oder Verwaltungen mit vielen Mandantenkonten nutzen dagegen professionelle Übertragungsverfahren wie Electronic Banking Internet Communication Standard (EBICS) für hochautomatisierten Zahlungsverkehr, der sicher und medienbruchfrei direkt aus der Software heraus erfolgt.

Mandantenbezogene Kontenstrukturen

Rechtssichere Buchhaltung beginnt mit der sauberen Trennung von Vermögenswerten. Für Verwaltungen als Treuhänder bedeutet dies, für jede Gemeinschaft der Wohnungseigentümer mindestens ein eigenes Bankkonto auf den Namen der Gemeinschaft zu führen. Diese tritt im Rechtsverkehr als eigene Rechtspersönlichkeit auf. Die Verwaltung eröffnet das Konto nur als Organ für die Bank. Integrierte Banking-Lösungen ermöglichen die automatische Trennung, Zuordnung und Verbuchung von Umsätzen pro Immobilie.

Die Anforderungen und Erwartungen von Eigentümern, Beiräten und Wirtschaftsprüfern sind gestiegen. Verwaltungen müssen Prozesse, Bankumsätze und deren Verbuchung transparent nachweisen können. Integriertes Banking bietet diese Möglichkeit, was bei Belegprüfungen so manche Diskussion und zudem Zeit spart.

Branchenspezifische Prozesse umfassend abbilden

Da die Standardprodukte vieler Banken die spezifischen Anforderungen der Immobilienverwaltung u. U. nicht zufriedenstellend abbilden, arbeitet SCALARA eng mit der Bank für Wohnungswirtschaft zusammen – mit dem Ziel, digitale Banking-Lösungen zu entwickeln, die exakt auf die Prozesse in der Immobilienverwaltung abgestimmt sind und nahtlos ineinander greifen, z. B. durch automatisierte Synchronisation von Umsätzen, Datenübergaben und Zahlungsläufen, passende Bankkonten, integrierte Belegverarbeitung und Verwendungsnachweise.