Je länger, je lieber - Die regelmäßige fachmännische Wartung von Fenstern und Türen kann Kosten senken, Verschleiß minimieren und ihre Lebensdauer verlängern.

Wer sein Auto nicht regelmäßig zur Wartung in die Werkstatt gibt, riskiert vorzeitigen Verschleiß. Bei Fenstern und Türen in Gebäuden ist das ähnlich, denn auch sie werden selbst durch sachgemäßen Gebrauch strapaziert, nicht zuletzt wegen des inzwischen sehr hohen Gewichts der Fensterflügel mit energiesparenden Mehrfachverglasungen. Im Neubau stehen zudem die Gewährleistungsansprüche auf dem Spiel, wenn die vom Fensterhersteller vorgeschriebenen meist jährlichen Wartungen nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden. Ein Thema ist das auch für Verwaltungen, für die es in diesem Zusammenhang darum geht, inwieweit sie sich selbst und ihre Kunden vor relevanten Haftungsrisiken bzw. dem Verlust von Gewährleistungsansprüchen schützen, gut gewartete Gebäudeteile mit entsprechend längerer Lebensdauer zum Werterhalt einer Immobilie beitragen und letztlich, wie man erforderliche Maßnahmen ebenso effektiv wie effizient umsetzt.

Die Informationspflicht in der Immobilienverwaltung
Mit der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) zum 1. Dezember 2020 wurden die Entscheidungskompetenzen  der Verwaltung erweitert. Daraus ergibt sich nun vermutlich die Möglichkeit, auch eigenständig über die Umsetzung der Wartung von Fenstern und Türen zu entscheiden, zumal diese während der ersten Jahre nach Fertigstellung nicht zu erheblichen Zahlungsverpflichtungen führen dürfte (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG). Zu empfehlen ist  WEG-Verwaltungen dennoch, eine Beschlussvorlage zu erarbeiten, mit der die Eigentümergemeinschaft ausdrücklich erklärt, ob sie mit der Beauftragung eines qualifizierten Wartungsunternehmens einverstanden ist, oder eben nicht. Nach allgemeiner Rechtsauffassung kommen Verwaltungen damit der Informationspflicht nach, die sie von der Verantwortung für Schäden oder den Verlust von Gewährleistungsansprüchen, die aus einer unterlassenen Wartung resultieren, befreit.
Verantwortlich ist eine Verwaltung auch für die zeitnahe Instandsetzung von beschädigten Fenstern und Türen, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart wurde. Sind ihr Schäden bekannt geworden und hat sie diese nicht beheben lassen, so können ihr die Kosten für spätere, meist teure Instandsetzungsmaßnahmen zur Last gelegt werden. Es liegt daher eindeutig auch in ihrem Interesse, Fenster und Türen regelmäßig warten zu lassen und dies effizient zu organisieren.

Die rechtssichere Dokumentation
Verwalter sollten darauf achten, dass sie vom beauftragten Wartungsspezialisten eine auf das einzelne Bauteil bezogene Dokumentation der Termine, Befunde und ausgeführten Arbeiten erhalten. Eine bloße Liste mit den in einem Objekt festgestellten Mängeln ist als juristisch belastbarer Nachweis der ordentlichen Wartung in der Regel nicht ausreichend. Die bundesweit tätige Roto Professional Service GmbH bietet hierzu unter der Marke „Service Friends“ ein umfassendes und auch herstellerübergreifendes Dienstleistungspaket an – von der qualifizierten Wartung von Fenstern und Türen über die Behebung von Mängeln bis hin zur auf alle Elemente bezogenen digitalen Dokumentation, Terminkoordination mit den Bewohnern inklusive.

Planmäßige Wartung von Anfang an
Gerade bei Übernahme einer neuen Verwaltung kommt es für alle Beteiligten auf eine umfassende Bestandsaufnahme des Objekts an, wozu auch die Begutachtung aller Fenster und Türen vom Keller bis zum Dach gehört. Zu erfassen ist eine Zustandsbeschreibung jedes einzelnen Bauteils, Mängel und Abweichungen vom Sollzustand sind sauber zu dokumentieren, um der Verwaltung eine spätere Planungsgrundlage für Wartungen zu ermöglichen – ggf. auch eine Kostenvorschau zu bieten für zu beseitigende Mängel. Bei Service Friends erstellt man auf Wunsch auch einen Wartungsplan für einzelne Objekte oder den kompletten Verwaltungsbestand.

Was auch für regelmäßige Wartungen spricht, ist, dass deren Kosten in der Regel auf die Mieter umgelegt werden können, die für Instandhaltungsmaßnahmen jedoch nicht. So lässt sich nicht nur der Verschleiß beispielsweise von Beschlagbauteilen reduzieren, sondern auch kostenbewusst wirtschaften – für Eigentümer ein überzeugendes Argument. Sinnvoll ist es, Eigentümergemeinschaften diese Zusammenhänge eingehend zu erläutern. Die „Service Friends“ bieten auch das mit an. Auf Wunsch stellen sich die Mitarbeiter aus dem Service den Fragen der Eigentümer und legen dar, welche Arbeiten ausgeführt werden müssen, und welche Folgen das Ausbleiben regelmäßiger Wartungen haben kann. Insbesondere wenn es um technische Details geht, kann dies für Verwalter eine wertvolle Unterstützung sein, genau wie beispielsweise die Terminvereinbarung mit Bewohnern und Nutzern über das DSGVO-konforme Internet-Tool, mit dem sich die zeitintensive Terminkoordination zwischen Dienstleister und Mieter ganz einfach an den Dienstleister delegieren lässt.

Erfahrung und Qualifikation
Grundsätzlich schreibt der Gesetzgeber nicht vor, über welche Qualifikationen ein Unternehmen verfügen muss, das die Wartung von Fenstern und Türen übernimmt. Der beauftragte Betrieb haftet aber für deren ordnungsgemäße Durchführung und für mögliche Folgeschäden. Umso wichtiger ist es, umfassendes technisches Know-how vo­raussetzen zu können. Monteure sollten als Schreiner, Mechaniker oder Elektrofachhandwerker qualifiziert sein, um möglichst schon beim ersten Ortstermin in der Lage zu sein, ein Problem an Fenstern und Türen aller Marken kostenoptimiert zu lösen, wenn nötig passende Ersatzteile anzufordern oder Alternativlösungen zur Umrüstung zu entwickeln, wenn diese nicht mehr lieferbar sind. Im Sinne der Risikominimierung für alle Beteiligten ist es, sich nicht nur für regelmäßige sorgfältige Wartung von Fenstern und Türen zu entscheiden, sondern auch für einen vertrauenswürdigen Partner.

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