Kalt erwischt! Und plötzlich war alles anders. Wie Verwaltungen das erste Halbjahr mit Corona erlebt haben.

Den Umständen der Pandemie angepasst

Was kommt da auf uns zu? Wie meistern wir diese Situation? Diese Fragen stellten sich viele. Was Markus Herrmann durch den Kopf ging, als er die schockierenden Bilder aus Italien sah und auch in Deutschland die Zahlen neuer Corona-Infektionen täglich stiegen, schildert er so: Die Sorgen galten nicht nur mir und meiner Familie, ich dachte natürlich auch an das Unternehmen, meine Mitarbeiter und unsere Kunden. Heute richte ich den Blick wieder optimistisch nach vorn, und indem Begriffe wie Shutdown, Social Distancing, Quarantäne und Maskenpflicht unseren Alltag bereits selbstverständlich prägen, haben wir uns beruflich wie privat diesen neuen Umständen bereits angepasst.

Profitiert haben wir von Beginn an vom Einsatz moderner Technologien wie Online-Verwaltung, Verwalter-App oder Kundenportal, die die Kommunikation mit unseren Kunden bereits seit Jahren vereinfachen und beschleunigen. Dank durchgehend eingespielter Prozesse können Eigentümer und Mieter weiterhin administrative Vorgänge einfach und schnell online erledigen, ohne auf den Besuch in unseren Büros angewiesen zu sein. Intern trafen wir weitere organisatorische Vorsichtsmaßnahmen, um den Arbeitsalltag an unseren beiden Standorten Landau und Dirmstein aufrechtzuerhalten und die Infektionsgefahr – selbst bei einem Krankheitsfall innerhalb des Teams – zu minimieren und das Personal bestmöglich zu schützen. Von Vorteil war die Struktur unseres Unternehmens: An zwei Standorten ist unser Personal ohnehin räumlich getrennt; selbst eine erforderliche Quarantäne hätte uns nicht handlungsunfähig gemacht.

Einzelne Mitarbeiter arbeiten weiterhin im Homeoffice. Wir haben soweit digitalisiert, dass dies in allen Bereichen problemlos möglich ist. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mussten so trotz der wochenlangen Schließung von Kindergärten und Schulen keinen außerplanmäßigen Urlaub nehmen, um ihre Kinder selbst zu betreuen. Krankheitsfälle und quarantänebedingte Einschränkungen blieben bis heute glücklicherweise komplett aus.

Da mir Transparenz gegenüber Kunden besonders am Herzen liegt, verschickten wir bereits zu Beginn der Pandemie ein ausführliches Informationsschreiben, um Eigentümer über alle Prozesse auf dem Laufenden zu halten. Unsere Kunden reagierten in der Regel mit Verständnis, wenn z. B. ein Handwerkerauftrag nicht sofort ausgeführt wurde oder eine Eigentümerversammlung vorerst komplett ausfallen musste. Die Jahresabrechnungen erstellten wir pünktlich, ließen sie von den Beiräten prüfen und konnten sie zeitnah versenden.

Plan B für Eigentümerversammlungen
Da Eigentümerversammlungen von heute auf morgen für unbestimmte Zeit nicht mehr stattfinden durften, galt dieser Thematik unser Hauptaugenmerk. Wir wollten für Tag X gewappnet sein, wenn Versammlungen wieder möglich würden, zum anderen aber auch vorbereitet sein, falls die Einschränkungen länger als erwartet gelten.

Zahlreiche, teils ganz neue Optionen taten sich auf: Online-Versammlung, Video- oder Telefonkonferenz, auch Vollmachtversammlungen oder Entscheidungsfindung per Umlaufbeschluss boten sich im Notfall als sinnvolle Alternativen an. Die Erfahrung mit den ersten digital abgehaltenen Versammlungen zeigt: Unabhängig davon, wie lange die Pandemie noch anhalten wird, müssen wir künftig wohl keine Versammlung mehr absagen oder uns mit der Erstellung von Hygienekonzepten befassen.

Das Feedback der Teilnehmer ist sehr positiv: Diskussionen, Wortbeiträge, Ab­­stimmungen sind wie bei einer Präsenzversammlung möglich. Im Anschluss erhalten alle Eigentümer das Protokoll der gefassten Beschlüsse per Post oder E-Mail. Auf diese Weise schaffen meine Mitarbeiter von zu Hause aus täglich ein bis zwei Versammlungen, die auch den Eigentümern Wege ersparen und die Teilnahme deutlich erleichtern. Damit derartige Versammlungen beschlussfähig und Entscheidungen später nicht aus formellen Gründen anfechtbar sind, ist der Erhalt einer weisungsgebundenen Vollmacht aller Eigentümer besonders wichtig. Das Vollmachtdokument verschickten wir zusammen mit der Agenda an alle Teilnehmer und erhielten es im Vorfeld jeder Versammlung gegengezeichnet per Post zurück. 

Der Brennglaseffekt der Krise
Die letzten Monate haben schonungslos aufgezeigt, worin die Schwächen oft antiquierter administrativer Strukturen in Behörden und Firmen bestehen. Waren Schulen, Universitäten und weitere Einrichtungen und Unternehmen teils schon überfordert, Informationen via Internet zugänglich zu machen, ist dies in unserem Unternehmen bereits seit vielen Jahren gängige Praxis. In den ersten Wochen der Pandemie konnten wir die Funktionalität dieser internen Abläufe gut auf die Probe stellen. Unsere innovative Ausstattung im Bereich der Online-Kommunikation zeigt, dass wir unseren Kunden auch in Zeiten von Kontaktbeschränkungen das gewohnte Serviceniveau nahezu uneingeschränkt bieten können. Wer hier in diesen Zeiten Nachholbedarf entdeckt, sollte künftig innovativer und mutiger denken, um für überraschende Situationen gewappnet zu sein.

Verwalter sollten künftig innovativer und mutiger denken, um für überraschende Situationen gewappnet zu sein.

Vorteil Homeoffice
Unser 17-köpfiges Objektleiter-Team ist auf vier Standorte verteilt, und zur Besprechung wichtiger Themen mussten bisher viele Kilometer und viel Zeit aufgewendet werden. Seit Mitte März, und gerade haben wir es bis Ende September verlängert, sitzen die meisten unserer Objektleiter im Homeoffice. Die regelmäßigen Videokonferenzen seither führen zu zeitgleicher und einheitlicher Informationsvermittlung. Die zusätzlich eingesparten Kilometer und Wegzeiten entlasten unsere Umwelt, senken unseren Zeitaufwand und schonen nicht zuletzt auch den Geldbeutel. Diese Vorteile sind so überzeugend, dass wir dies auch in der Post-Corona-Phase so weiterführen werden.

Andreas Möck
Geschäftsführer Die Immobilienverwalter GmbH, Heidelberg

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