Kein Buch mit sieben Siegeln

Wer neue Gemeinschaften gewinnen möchte, muss sie überzeugen. Wir geben Hilfestellung.

Hausverwaltung ist Vertrauenssache – schließlich geht es um das Vermögen und die private Altersvorsorge der Wohnungseigentümer. Daher werden Eigentümergemeinschaften zunehmend kritischer bei der Wahl einer neuen Immobilienverwaltung. Glücklicherweise, denn so können sich professionelle, engagierte Unternehmen positiv von ihren Wettbewerbern abheben. Wir geben einen Überblick, was Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) von der Immobilienverwaltung erwarten und was Verwalter in ihrer Bewerbung ­berücksichtigen sollten.

Mit Erfahrung punkten

Wie ist der Sanierungsstand des Gebäudes, gibt es technische Besonderheiten wie Photovoltaikanlagen oder Blockheizkraftwerke oder liegen Versicherungsschäden vor? Zeigen Sie, dass Sie sich mit der Liegenschaft beschäftigt haben, und nehmen Sie diese Aspekte in Ihre Bewerbung auf. Besteht ein Sanierungsstau oder gibt es bereits erste Überlegungen für energetische oder altersgerechte Sanierungsmaßnahmen, können Sie sich über bereits erfolgreich begleitete Projekte profilieren. Zeigen Sie Ihre Kompetenz und lassen Sie Ihre Erfahrung für sich sprechen. Ein gutes Argument für Sie ist auch eine gut in Ihr bestehendes Portfolio passende WEG. Eine Gemeinschaft mit 50 Wohnungen wird sich häufig wohler fühlen mit einer Verwaltung, die ähnliche Objekte verwaltet, als mit einer, die auf Liegenschaften mit über tausend Einheiten spezialisiert ist. Bereiten Sie Referenzen vor, die Ihre bisherige Arbeit belegen.

Umfangreiche Kontaktmöglichkeiten bieten

Erreichbarkeit ist ein wichtiges Gut. Kommunizieren Sie Ihre Bürozeiten und heben Sie zusätzliche wichtige Kontaktmöglichkeiten hervor, beispielsweise eine Notfalltelefonnummer oder Service-Points vor Ort. Wenn Sie darüber hinaus ein digitales Kundenportal oder eine Kundenbetreuungs-App anbieten, stellen Sie deren Leistungen vor: Welche Dokumente und Verträge sind für die Eigentümer abrufbar? Welche weiterführenden Informationen sind verfügbar? Können Probleme wie ein defektes Schloss an der Hauseingangstür oder ausgefallene Treppenhausbeleuchtung direkt gemeldet und so schnell behoben werden? Auch der digitale Versand von Briefen, Einladungen und Protokollen kann für viele Eigentümer ein Pluspunkt sein, den Sie nennen sollten.

Überzeugen durch Service

Kooperationen, Rahmenverträge und zusätzliche Serviceleistungen bieten finanzielle und zeitliche Vorteile für die Eigentümer. Stellen Sie die speziellen Angebote bei Energieversorgern, Versicherungsunternehmen oder Kabelanbietern vor und zeigen Sie Ihre weitergehenden Serviceangebote wie Reinigungsservice, Lebensmittellieferdienst, Gartenpflege und Vermietungsservices sowie die jeweiligen Konditionen auf. Wer eine Antwort auf Eigentümeranfragen innerhalb einer festen Zeitspanne garantiert, sollte diesen Aspekt in seiner Bewerbung nennen. Auf falsche Versprechungen aber sollte verzichtet werden. Nicht jede E-Mail beispielsweise kann innerhalb von drei Stunden beantwortet werden. Es ist besser einen realistischen Zeitrahmen zu benennen, als seiner Zusage wiederholt nicht nachkommen zu können. Zudem sollten Sie kommunizieren, wer der künftige Ansprechpartner der WEG sein wird und dass Sie hier großen Wert auf Kontinuität legen.

Pluspunkt Verbandsmitgliedschaft

Die Mitgliedschaft in einem DDIV-Landesverband etabliert sich bei Wohnungseigentümern zunehmend als Kriterium, wenn es um die Wahl einer neuen Verwaltung geht. Denn die Landesverbände stellen an ihre Mitglieder höhere Anforderungen als der Gesetzgeber. So ist beispielsweise der Weiterbildungsumfang durch die freiwillige Selbstverpflichtung doppelt so hoch wie die gesetzliche Weiterbildungspflicht. Neben der großen fachlichen Expertise spricht auch der zusätzliche Versicherungsschutz für einen im DDIV organisierten Verwalter. Denn Mitgliedsunternehmen erhalten eine Vertrauensschadenversicherung, die die Eigentümergemeinschaft im schlimmsten Fall beispielsweise vor vorsätzlichem Missbrauch durch Ihre Mitarbeiter, aber auch vor Hackerschäden und ­Fehlüberweisungen schützt.

Gut abgesichert

Seit 1. August 2018 ist eine Berufshaftpflichtversicherung eine der Zugangsvoraussetzungen für Wohnimmobilienverwalter. Sie soll sicherstellen, dass Vermögensschäden abgedeckt sind, die einer WEG durch fehlerhafte Berufsausübung des Verwalters entstehen. Da die Versicherungspflicht nicht allen Wohnungseigentümern bekannt ist, weisen Sie auf Ihre Versicherung hin – insbesondere, wenn die Versicherungssummen die gesetzlich geforderten Beträge übersteigen. Auch eine eventuelle Betriebshaftpflichtversicherung sollten Sie erwähnen. Denn sie greift bei Sach- und Personenschäden sowie bei Vermögensfolgeschäden, die letztlich Haftungsrisiken für die WEG nach sich ziehen könnten.

Gut organisiert

Auch wenn es für Sie selbstverständlich sein mag: ­Nehmen Sie in Ihr Angebot für die Eigentümer wichtige organisatorische Faktoren auf. Hierzu zählen unter anderem das Anlegen des Hausgeldkontos auf den Namen der Eigentümergemeinschaft, Verfügungsvollmachten in Ihrem Unternehmen für den Notfall, regelmäßige Begehungen der Objekte, eine verständlich angelegte Beschlusssammlung und die Verwendung eines professionellen Verwaltervertrags, beispielsweise auf Grundlage der DDIV-Musterverträge. Viele Eigentümer orientieren sich bei der Auswahl eines neuen Verwalters übrigens an der DDIV-Verwaltercheckliste, die der Dachverband seit einigen Jahren herausgibt. Hier finden Sie als Verwalter weitere Orientierungspunkte, welche ­Anforderungen Eigentümer stellen:
www.ddiv.de/verwaltercheckliste

Qualität hat ihren Preis

Eines der wohl wichtigsten Kriterien zum Schluss: der Kostenfaktor. Wohnungseigentümer sollten bei der Suche nach einem neuen Verwalter niemals die Vergütung als entscheidendes Kriterium für die Auswahl zugrunde legen – oft tun sie es aber dennoch. In diesem Fall gilt: Nicht mit Dumpingpreisen die WEG „ergattern“ wollen. Überzeugen Sie durch Leistung und Service – und erheben Sie dafür eine angemessene Vergütung. Wer sich unter Wert verkauft, mindert nicht nur seine Rentabilität, sondern mit der Zeit auch seine Qualität. Eigentümer, die vornehmlich auf niedrige Preise abstellen, werden sich einen billigen Verwalter suchen und mit ihm um jeden Euro feilschen – die anderen erhalten die hochwertige Leistung, die sie zu Recht erwarten. Nutzen Sie den durch die Vergütungsdebatte entstandenen Schwung, um bei der Neuakquise Ihre Vergütungssätze auf ein angemessenes und auskömmliches Niveau zu heben. Orientieren Sie sich dabei an der Zweiten Berechnungsverordnung, die für öffentlich geförderte Eigentumswohnungen derzeit einen Regelsatz von 28,36 Euro pro Einheit und Monat vorsieht.

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