KI und Datenschutz

Was ist relevant für die Verwaltung und wie kann der Verwalter datenschutzgerecht handeln? Ein Leitfaden

Fast alle namhaften Hersteller von Immobilienver-waltungssoftware befassen sich mit dem Thema Künstlicher Intelligenz (KI). Ziel ist es, Arbeitsabläufe für den Verwalter zu vereinfachen und im besten Fall gänzlich ohne Mitwirkung des Verwalters laufen zu lassen. Der Umfang der Nutzung von KI und die Tiefe sind bei den einzelnen Anbietern unterschiedlich. Beworben werden diese Produkte intensiv.

Um die einzelnen Anwendungsfälle, die Möglichkeiten, die Anbieter und die einzelnen Tools soll es in diesem Artikel nicht gehen. Ziel des Beitrages ist es, Ihnen als Immobilienverwalter die Punkte aufzuzeigen, die Sie immer beim Einsatz von KI zu beachten haben – unabhängig von der einzelnen Anwendung. Zugleich möchte ich Klarheit schaffen, wie das Zusammenspiel zwischen KI und Datenschutz gelingt, und ich möchte auch Mut machen, zu starten. Es geht nicht darum, gleich alles dem Computer zu übergeben, fangen Sie mit einzelnen Schritten an, freuen Sie sich über kleine Erfolge und Sie werden Spaß daran gewinnen, den Weg weiterzugehen.

Wiederholung

Die DSGVO schützt personenbezogene Daten, also Daten von natürlichen Personen. Bei diesen Daten müssen Sie „Herr der Daten“ bleiben. Geht es beispielsweise um objektbezogene Daten (z.B. Wandstärke und Grundfläche), greift die DSGVO nicht. Auch wenn Sie personenbezogene Daten anonymisieren, so dass kein Rückschluss auf die tatsächliche Person gezogen werden kann, greift die DSGVO nicht. Sie könnten beispielsweise ChatGPT bitten: „... entwerfe einen Brief an einen Eigentümer, und fordere diesen dazu auf .....“

Situation von Immobilienverwaltern

Für den Immobilienverwalter stellen sich in der Regel folgende Fragen:

• Wann kann ich selbst KI nutzen?
• Worauf habe ich zu achten?
• Welche rechtlichen Risiken gibt es?
• Was ist in Bezug auf die DSGVO zu tun?

Eigene KI

Optimal für die Nutzung und den Datenschutz ist die Installation einer eigenen KI, die ausschließlich mit „Ihren“ Daten trainiert wird und bei der die KI diese Daten nicht nach außen gibt. Die Anwendung ist dann in Bezug auf den Datenschutz unkomplizierter möglich und die Anwendungsfälle vielfältig. Sie sind und bleiben damit „der Herr der Daten“. Eine eigene KI zu organisieren, zu trainieren und zu betreiben ist insbesondere aus Kostengründen eine erhebliche Hürde.

(Mit-) Nutzung einer fremden KI

Auf Grund dieser Kostensituation haben sich verschiedene KI-Anbieter etabliert, die letztlich eine kostengünstigere (Mit-) Nutzung von deren eigener KI anbieten. Wenn Sie als Immobilienverwalter mit einem dieser KI-Anbieter kooperieren, geben Sie „Ihre“ Daten in die Hand eines Dritten. Die DSGVO verbietet eine solche Weitergabe von personenbezogenen Daten nicht, sondern hat dies ausdrücklich vorhergesehen und eingeplant. Entscheidend ist auch hier wieder, ob Sie „der Herr der Daten“ bleiben.

Vom Beispiel Heizkostenabrechnung zur KI: Was zu beachten ist

Nehmen wir das Beispiel Heizkostenabrechnung – hier geben Sie Daten weiter, die dann durch das Abrechnungsunternehmen aufbereitet und verarbeitet werden, so dass letztlich in Ihrem Namen Abrechnungen verschickt werden. Damit dieser alltägliche Vorgang auch unter Daten-schutzgesichtspunkten zulässig ist, müssen Sie mit dem Abrechnungsunternehmen folgendes vereinbaren: „Ihre“ Daten dürfen ausschließlich für die Abrechnungserstellung verarbeitet werden und nicht an Dritte weitergegeben. Eine solche Vereinbarung erfordert Verträge und Verarbeitungsverzeichnisse nach DSGVO – beides lässt sich mit überschaubarem Aufwand standardisieren.

Eine ähnliche Situation entsteht bei der Kooperation mit KI-Anbietern. Wesentlich ist hierbei, dass kein anderer – auch kein anderes Verwaltungsunternehmen – auf „Ihre“ Daten innerhalb der KI zugreifen kann. Beispiel: Mehrere Immobilienverwalter kooperieren mit einem KI-Anbieter. Hier muss der KI-Anbieter dafür sorgen, dass Ihre Eingabe „Eigentümer Klaus Meier aus der Müllerstraße“ nicht an andere Verwalter geht, die auch mit diesem KI-Anbieter kooperieren. Dies wird in der Regel durch abgeschirmte Bereiche innerhalb der KI gewährleistet und sollte so auch vertraglich vereinbart werden.

Was gilt, wenn Softwareanbieter Drittlösungen betreiben?

Auch für spezialisierte Softwareanbieter ist der Betrieb einer eigenen KI teilweise zu kosten- und personalintensiv. Daher bedienen sich solche Firmen ebenfalls der KI-Lösung von Dritten, d. h. die Anbieter haben keine eigene KI und nutzen die KI eines weiteren Anbieters mit. Diese mehrstufige (Mit-) Nutzung von KI-Kapazitäten führt in der Regel zu einem attraktiveren Preis. Falls Sie einer derartigen Situation gegenüberstehen, sollten Sie sich diese offenlegen lassen und vereinbaren, dass alle Beteiligten „Ihre“ Daten nur zu den vereinbarten Zwecken verarbeiten dürfen und kein Dritter Zugriff hat. Zur besseren Vorstellung lässt sich ein derartiges Vertragsverhältnis gut mit der Situation eines Generalunternehmers vergleichen, der Sub-Sub-Auftragnehmer hat. Alle – jeder Einzelne – haben Ihre Rechte und „Ihre“ Daten zu schützen.

Problematisch wird es erst, wenn beispielsweise ein Unternehmen eine KI-Speziallösung anbietet und für die Leistungserbringung eine offene KI nutzt (z.B. OpenAI/ ChatGPT). Auf die Daten, die dieser offenen KI zur Verfügung gestellt werden, können alle anderen Nutzer auch zugreifen – das muss verhindert werden. Auch dafür gibt es eine theoretische Lösung: Die Daten werden anonymisiert. In der Praxis ist dieser Weg jedoch oft sehr aufwändig, so dass die Kombination Datenschutz und offene KI an ihre Grenzen stößt.

Fazit

KI und Datenschutz sind vereinbar. Suchen Sie sich einen Partner, der eine eigene KI hat und sinnvollerweise Ihr Geschäft –Immobilienverwaltung – versteht. Wenn dieser Partner zugleich Ihr sonstiger Softwareanbieter ist, sind Sie in einer idealen Ausgangsposition. KI und die damit ver­bundene Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen entlastet Sie und Ihre Mitarbeiter. Legen Sie los. Ein Weg beginnt immer mit dem ersten Schritt. Viel Erfolg!