KI-Unterstützung beim Rechnungseingang: So sparen Sie Zeit

In mindestens einer Hinsicht ist die Immobilienverwaltungsbranche seit einigen Jahren zweigeteilt, nämlich in Bezug auf den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Arbeiten wie in den 90er Jahren ...

Einige Verwaltungen nutzen auch heute noch den gleichen Prozessablauf, der in den 1990er Jahren üblich war. Beim Rechnungseingang werden Tintenstempel auf Papier gedrückt, wobei dieser im gesamten Workflow nicht nur präsent bleibt, sondern ihn sogar dominiert – eine klassische Prozessbremse. Im Gegensatz dazu werden die Rechnungen der Hausverwaltung zusätzlich gescannt, aber nur, damit die Rechnungsprüfung digital erfolgen kann.

... oder wie heute

Zeitgemäße Verwaltungen sparen dagegen viel Arbeitszeit durch Automatismen bei der Rechnungserfassung, beim Ausfüllen der Überweisungsmaske und bei der Dateiablage inklusive der Zuordnung zu einem Vorgang. Aufgrund der stark gestiegenen Kundenanforderungen bieten die ERP-Anbieter integrierte Lösungen oder kostenpflichtige Zusatzmodule an, mal besser und mal schlechter umgesetzt.

OCR-Erfassung mit und ohne KI

Ob es sich bei der dafür notwendigen OCR-Erfassung einer Rechnung um eine echte KI-Unterstützung oder letztlich nur um eine Marketing-Floskel handelt, war lange Zeit umstritten. Denn klassische OCR-Systeme verwenden oft feste Regeln und Vorlagen zur Texterkennung, ohne selbstständig zu lernen oder sich anzupassen. Sie erkennen Zeichen, indem sie diese mit bekannten Mustern ver­gleichen. In Kombination mit maschinellem Lernen und natürlicher Sprachverarbeitung wird diese Texterkennung inzwischen aber durchaus als KI-Anwendung gesehen.

Die E-Rechnung als Fortschrittsbremse?

Überraschend ist allerdings, dass sich zumindest bei oberflächlicher Betrachtung die KI beim Rechnungseingang wieder auf dem Rückzug befindet. Denn bekanntlich muss die E-Rechnung ab Jahresanfang 2025 in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Zumindest für die Basisfunktionalitäten wird dabei keine KI benötigt, es geht lediglich um den vorgegebenen elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen den Systemen.

Damit stellt sich die Frage nach den tatsächlichen Konsequenzen für die Hausverwaltung. Diese sind überschaubar. Hier sind die ERP-Anbieter in der Pflicht. Sie müssen dafür sorgen, dass die E-Rechnung gelesen und verarbeitet werden kann.

... oder Anreiz zur Prozessbeschleunigung?

Gelingt diese Umstellung, werden die Durchlaufzeiten schneller und die Fehleranfälligkeit sinkt. Zudem ist dies ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro, auch ohne zwingenden Einsatz von KI. Der heute so wichtige Scanprozess mit Texterkennung wird damit an Bedeutung verlieren.

KI bleibt dem Rechnungseingang erhalten ...

Aus zwei Gründen wird uns die KI im Rechnungseingang aber nicht nur erhalten bleiben, sondern sogar an Relevanz gewinnen: Nicht nur wegen der gestaffelten gesetzlichen Übergangsfristen laufen die bisherigen KI-OCR-Prozesse und der angesprochene neue E-Rechnungsprozess noch eine ganze Weile parallel.

Und auch 2028 muss die alte Rechnungswelt nicht zwangsläufig zu Ende sein. So soll es bei Kleinbeträgen von unter 250 Euro eine Ausnahme geben. Die Immobilienverwaltung darf sich somit weiterhin auf PDF-Rechnungen per E-Mail und auch auf den Umgang mit Papierrechnungen einstellen. Allerdings in deutlich geringerem Umfang als heute.

... und bietet neue Möglichkeiten bei der Verarbeitung von E-Rechnungen

Der zweite Grund für die zukünftig steigende Relevanz von KI liegt darin, dass der Einsatz von künstlicher Intelligenz die Verarbeitung von E-Rechnungen deutlich verbessern und bisher ungeahnte Möglichkeiten eröffnen wird.

KI zur Rechnungszuordnung und Betrugserkennung

So werden KI-Systeme in der Lage sein, Rechnungspositionen automatisch den richtigen Buchungskonten zuzuordnen, sicher bald auch die meist manuell vorgenommenen Abgrenzungsbuchungen. Auch bei der Betrugserkennung im Rechnungseingang wird KI wichtige Dienste leisten, indem durch Musteranalysen verdächtige oder atypische Rechnungen identifiziert werden. So können ungewöhnliche Vorgänge sofort einer Führungskraft gemeldet werden. Das ist schon deshalb besonders wertvoll, weil es nicht neu ist, dass Immobilienverwaltungen immer größer und prozess­optimierter werden. Und nicht jeder Mitarbeiter kennt jeden Sachverhalt.

Allerdings hat dafür schon so manche Buchhaltungskraft eine Eingangsrechnung mit dem dazugehörigen Angebot per ChatGPT verglichen. Ein interessanter Anwendungsfall, sofern die richtige ChatGPT-Variante eingesetzt wird, damit sich die Daten nicht im Internet wiederfinden. Doch stellt das eher eine Spielerei als einen methodischen KI-Einsatz dar.

Sharepoint als DMS

Für Immobilienverwaltungen, die Sharepoint als DMS innerhalb von Microsoft 365 nutzen, werden deutlich interessantere Rechnungseingangsworkflows zur Verfügung stehen. Hier bieten die neuen Copilot Pages spannende Möglichkeiten.

Microsoft beschreibt diese Copilot Pages als ein völlig neues Arbeitsmuster, das die Zusammenarbeit zwischen mehreren Akteuren von Mensch zu KI und von KI zu Mensch erleichtern soll. So bietet die KI Berichte, Datenanalysen, Zusammenfassungen, Zuordnungen und kollaborative Bearbeitungen.

KI im Posteingang

Kommen wir zum Schluss zu einem praktischen Ansatz beim Kundenportal etg24, bei dem die KI bereits beim Posteingang zum Einsatz kommt. So erkennt die KI bereits im Vorfeld, ob es sich um eine Rechnung handelt. Wenn ja, wird sie in einen speziellen Rechnungseingangsbereich einsortiert. Nach den Angaben des Anbieters wird die E-Rechnung in den Formaten ZuGFeRD und XRechnung über die KI-Inbox in etg24 eingebunden. Dort kann die Rechnung angezeigt, weiterverarbeitet und abgelegt werden, inklusive der Bereitstellung aller Eingangsrechnungen für die digitale Rechnungsprüfung des jeweiligen Objektes.