Kompetente ­Begleitung gesucht! Was erwarten Eigentümer von ihrer Immobilienverwaltung, und was muss sie mitbringen, um sich als vertrauenswürdig zu qualifizieren?

Das Gemeinschaftseigentum wird durch die Wohnungseigentümer bzw. nach der Reform durch die Gemeinschaft verwaltet. Dies ist eine umfangreiche Aufgabe, die hohe Sachkompetenz erfordert und viel Zeit in Anspruch nimmt. Die Belange einer Eigentumswohnung mal eben nebenbei zu steuern, ist in der Regel nicht möglich.

Wohnungseigentümer kommen also zumeist nicht an ihnen vorbei, den Hausverwaltungen, die sich an ihrer Stelle, aber in Abstimmung mit ihnen um alle Belange rund um die Immobile kümmern. Gleichzeitig stehen diese Eigentümern und Mietern als Ansprechpartner zur Verfügung. Da das eigene Heim mit das Persönlichste ist, was man besitzt, kommt der Verwaltung hier eine besondere Bedeutung zu. Ihr Aufgabenbereich umfasst deutlich mehr als die Einberufung und Durchführung der obligatorischen Eigentümerversammlungen. Entsprechend ist die Wahl der Verwaltung für Eigentümer von erheblicher Bedeutung.

Was Verwaltungen können sollen
An erster Stelle steht wohl die fachliche Kompetenz, denn frisch gebackene Eigentümer wissen oft nur wenig über das Konstrukt Eigentümergemeinschaft. Begriffe wie Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung oder Abstimmungsquoren sind völliges Neuland. Aber auch gestandene Wohnungseigentümer haben häufig Probleme, alle gesetzlichen und vertraglichen Rechte und Pflichten zu verstehen. Viele Probleme können Wohnungseigentümer nicht eigenständig lösen. Dafür benötigen sie einen kompetenten Begleiter, der sich rechtlich auskennt. Eigentümer legen daher großen Wert auf die fachliche Kompetenz ihrer Verwaltung – und auf deren Nachweis. Auch wenn eine Zertifizierung gesetzlich erst mit dem Inkrafttreten des novellierten Wohnugseigentumsgesetzes verbindlich geregelt wird: Regelmäßige Fort- und Weiterbildungen überzeugen auch kritische Eigentümer und sind nicht nur auf dem Papier zu etwas gut. Breites und fundiertes Wissen wirkt vertrauensbildend. Da können Fortbildungen, die über gesetzlich geregelte Pflichten hinausgehen, ­einiges bewirken.

Führen & lenken
Eigentümer wünschen ihn sich nicht immer, brauchen ihn aber: Einen Verwalter der – insbesondere in größeren Gemeinschaften – Leitungsfunktionen übernehmen kann. In den Eigentümerversammlungen, aber auch bei der Umsetzung von beschlossenen Projekten bedarf es nämlich nicht nur einer Verwaltung, die in der Lage ist, die Organisation zu übernehmen, sondern jemanden, der die Eigentümer führt. Sachlich, fachlich und emotional korrekt. Hierfür reicht es nicht aus, das Wohnungseigentumsgesetz rudimentär zu kennen; Fragen zu Beschlussmehrheiten oder über Kostentragungspflichten sollten fachkundig und schnell beantwortet werden können. Neben dem fachlichen Wissen müssen Verwalter aber in der Lage sein, die Eigentümer zu motivieren, zu überzeugen und ihnen, wenn es notwendig ist, Einhalt zu gebieten. Gleichzeitig ist es von enormer Bedeutung, dass Verwalter den Willen der Eigentümergemeinschaft akzeptieren. Es darf keine Rolle spielen, ob sie selbst mit der Entscheidung einverstanden sind. Sie sind – auch in der Leitungsfunktion – diejenigen, die den Willen der Wohnungseigentümer ausführen. Dieses Rollenbild sollte allen von Anfang an bewusst sein. Nur so sind eine reibungslose Zusammenarbeit und ein respektvolles Miteinander möglich, und nur so können konstruktive Ideen entwickelt und im Anschluss umgesetzt werden.

Unternehmensstruktur & Service
Es klingt profan, aber ebenfalls essenziell für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit ist eine gute und professionell organisierte Büroführung. Denn: Eigentümer müssen Protokolle und Beschlüsse jederzeit einsehen können und dürfen, Jahresabrechnungen müssen fristgerecht erfolgen. Auch ein fester Handwerkerstamm oder ein Bereitschaftsdienst in der Nacht oder am Wochenende zur schnellen Behebung von Problemen wird von vielen Wohnungseigentümern geschätzt. Dabei steht natürlich der Servicegedanke der Verwaltung im Vordergrund, es sichert aber auch eine schnelle Handlungsfähigkeit, die notwendig sein kann, um Schäden von der Immobilie abzuwenden.

Instandhaltung & Werterhalt
Schäden an der Immobilie sind ein weiterer Aspekt, an dem sich festmachen lässt, was sich Eigentümer von ihrer Hausverwaltung wünschen, vor allem nämlich, dass es dank guter Instandhaltungsmaßnahmen erst gar nicht zu Schäden kommt. Sollten dennoch welche auftreten, müssen sie zügig, ordentlich und finanziell abgewogen beseitigt werden. Eine gute Verwaltung sollte die Immobilie im Blick haben, sie kennen, sie sollte frühzeitig auf Mängel reagieren, um teure Folgekosten zu vermeiden. Dabei soll natürlich nicht über den Kopf der Eigentümer hinweg entschieden werden. Vielmehr gehört es zu den Aufgaben der Verwaltung, die Eigentümer zu sensibilisieren, auf Maßnahmen hinzuweisen, Eigentümerversammlungen zur Klärung einzuberufen. Die Entscheidung treffen die Eigentümer, wenn auch oftmals gelenkt von den Empfehlungen ihrer Verwaltung.

Bei all diesen Aufgaben muss die Verwaltung zuverlässig sein. Eigentümer müssen darauf vertrauen können, dass sie ihre Aufgabe ernst nimmt. Sie dürfen erwarten, dass vernünftige Angebote eingeholt und Projekte nach objektiven Kriterien vergeben werden. Eigentümer müssen wissen, dass ihre Verwaltung in ihrem Sinne handelt.

Diese Hard Skills bringen viele qualifizierte Verwaltungen bereits mit. Für Eigentümer ist es darüber hi­naus jedoch wichtig, dass „ihre“ Verwaltung auch auf die speziellen Eigenheiten der jeweiligen Immobilie eingehen kann, dass das Haus und seine Bewohner verstanden werden. Das kann eine Verwaltung am besten leisten, wenn sie zum einen ihren Sitz vor Ort hat. Nur so kann sie die Stimmung im Objekt wahrnehmen und auch eine regelmäßige Überwachung und Begehung durchführen. So kann sie auch mit den Eigentümern ins Gespräch kommen und erhält einen ganz anderen Einblick in die Gemeinschaft, als wenn nur über Telefon oder E-Mail kommuniziert wird.

Zum anderen ist es der Umgang mit den Verwaltungsbeiräten auf Augenhöhe, der eine gute Verwaltung ausmacht. Verwaltungsbeiräte sollten nicht als Störfaktor, sondern als Bindeglied zwischen der Gemeinschaft und der Verwaltung wahrgenommen und ihre Anregungen als wertvolle Hinweise anerkannt werden. Viele Verwaltungsbeiräte schätzen es sehr, wenn die Verwaltung sie in Planungen und Beschlussumsetzungen einbezieht und echtes Interesse an ihren Ausführungen zeigt. So wird von Beginn an deutlich, dass an einem gemeinschaftlichen Miteinander und nicht an einem Gegeneinander gelegen ist.

Problemlöser & Schlichter
Letztlich kommt Verwaltungen häufig auch eine vermittelnde und schlichtende Funktion zu, da Wohnungseigentümergemeinschaften konfliktträchtig sind. Sie müssen Probleme erkennen und auflösen, bevor diese sich zu Streitigkeiten auswachsen. Zwar darf und muss die verwalterische Kompetenz im Vordergrund stehen, ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen und diplomatischem Geschick, Freundlichkeit und Nahbarkeit sind jedoch essenziell, um mit allen Eigentümern im Gespräch zu bleiben und von allen respektiert zu werden. Gleichzeitig ist professionelle Zurückhaltung notwendig, denn Eigentümer schätzen zwar eine fachliche Begleitung, wünschen aber niemanden, der übergriffig über ihre Immobilie entscheidet.

Die Liste der Anforderungen und Erwartungen könnte endlos weitergeführt werden. Allein diese Beispiele machen aber schon deutlich: Ein hohes Maß an fachlicher Kompetenz, das Akzeptieren von Rechten und Pflichten aus dem Wohnungseigentumsgesetz sowie Engagement und Einfühlungsvermögen sind die Hauptanforderungen, die an Verwalter gestellt werden.

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