Komplett digital & online - homewise verwaltet kleinere Immobilien in privater Eigentümerschaft.

Kunden von homewise sind Privatleute, die in der Regel nicht mehr als 20 Einheiten besitzen und dafür eine Sondereigentums- oder Mietverwaltung beauftragen. Die Verwaltung selbst wurde von Beginn an als digitales Unternehmen gedacht und aufgebaut. Alle Anfragen, Unterlagen und Prozesse können von Kunden unkompliziert und in Echtzeit eingereicht, eingesehen und abgeschlossen werden.

„In der Hausverwaltungsbranche besteht aus meiner Sicht enormer Digitalisierungsbedarf. Deswegen habe ich homewise gegründet”, so Clemens Castell, der schon mehrere PropTechs ins Leben gerufen hat. Die Idee kam ihm, als ein Bekannter über den Ärger und den hohen zeitlichen Aufwand mit seinen vermieteten Eigentumswohnungen klagte. Eine professionelle Hausverwaltung für seine Objekte in verschiedenen Regionen konnte er nicht finden, und lokale Anbieter waren nicht auf die Kommunikation mit modernen Medien eingestellt.

Spezieller Betreuungsbedarf privater Eigentümer
Überzeugt davon, dass man Verwaltungsprozesse digitalisieren und damit einen professionellen und kundenorientierten Service auch für Eigentümer kleiner oder weniger Objekte anbieten kann, suchte der Betriebswirt das Gespräch mit etablierten Hausverwaltungen und analysierte den Markt. „Das Ergebnis war die Erkenntnis, dass insbesondere kleinere und weniger professionell strukturierte Immobilieneigentümer eine enge und fachgerechte Betreuung benötigen und dass das nur durch eine digitale Struktur möglich ist, die wirtschaftlich und überregional aufgestellt ist“, fasst Castell die Grundidee für homewise zusammen.

Das Konzept kommt gut an: Innerhalb eines Jahres konnte homewise über 500 Kunden gewinnen, hauptsächlich Privatleute mit weniger als 20 Einheiten. Es werden aber auch Immobilienbestände von Stiftungen und Vereinen, z. B. vom Deutschen Roten Kreuz, verwaltet. Das Team von homewise unterstützt bei Nebenkostenabrechnungen, Reparaturen, Vermietungen und allgemeinen Fragen der Immobilienverwaltung, und zwar deutschlandweit. Auf das Angebot aufmerksam werden potenzielle Kunden, die eher selten bereits über Vorerfahrung mit Verwaltungen verfügen, meist übers Internet oder durch Empfehlung – übrigens oft von Immobilienverwaltungen, die Aufträge dieser Größenordnung für nicht rentabel halten.

Dass eine überregionale Kundenstruktur eine Herausforderung sein kann, wurde bei der Entwicklung des Geschäftskonzepts bedacht: Die Kundenbetreuung erfolgt digital sowie per Telefon, sodass alle Vorgänge problemlos per Smartphone oder PC bearbeitet werden können. Alle Systeme sind cloudbasiert, und es wird – soweit möglich – papierlos gearbeitet, mit durchgehend digitalisierten Dokumenten, die jederzeit online verfügbar sind.

Insbesondere in Zeiten von COVID-19 zeigen sich die Vorteile des digitalen Modells: Alle Mitarbeiter können sich problemlos aus dem Homeoffice um die Belange der Kunden kümmern. Deren Daten und alle Vorgänge werden in einem professionellem CRM-System gepflegt, sodass Mitarbeiter wie Kunden stets auf dem Laufenden sind. Auch Verträge werden online unterschrieben, was Zeit und Ressourcen spart.

Bei all dem analysiert homewise sämtliche Prozesse immer wieder neu: Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto besser lassen sich Optimierungsbedarf oder mögliche Fehlerquellen identifizieren. Und das führt letztlich zu einer immer schnelleren und einfacheren Bearbeitung von Anfragen.

Die Macher: Clemens Castell, Gründer und Geschäftsführer, und Grischa Jacobs, Co-Gründer und Technischer Direktor von homewise

Partner für den Einsatz vor Ort
Nichtsdestotrotz, ganz ohne Präsenz vor Ort geht es in der fachgerechten Verwaltung nicht. Gut 100 Partner beschäftigt homewise daher als Objektbetreuer an Standorten in der gesamten Repu­blik und arbeitet auch über Kooperationsmodelle mit Immobilienverwaltungen zusammen. Sie stehen bereit für alle Belange, die die Anwesenheit am Objekt erfordern.

„Wir kommen kaum hinterher, die vielen Kundenanfragen zu bearbeiten, und verstehen unser Modell als Markterweiterung. Daher setzen wir viel mehr auf Kooperation mit anderen Verwaltern oder Maklern, als uns als Konkurrenten zu betrachten”, erklärt Castell. Alle Vorgänge vor Ort werden stets mit standardisierten Vorlagen und Formularen digital dokumentiert, direkt auf dem Smartphone, sodass sie ohne Medienbrüche ins homewise-CRM-System einfließen.

Für Reparaturen gibt es ebenfalls eine interne Datenbank mit mehreren Hundert Handwerkern und Dienstleistern. Die Beauftragung der Gewerke per API ist noch in Planung, weil bisher die Dienstleister noch nicht über die dafür erforderliche Infrastruktur verfügen.

Und das Unternehmen selbst? homewise ist schlank aufgestellt mit derzeit 15 Angestellten in verschiedenen Fachbereichen. Als Herausforderung erweist sich derzeit das schnelle Wachstum mit einem konstanten Bedarf an Fachpersonal mit digitaler Expertise, und auch die Erweiterung der Büroflächen steht bereits an.
Investitionen in digitales Know-how ­sollen das künftige Wachstum in diesem Segment fördern und die Kundenzufriedenheit steigern. Zudem steht die ­Automatisierung interner Abläufe im Fokus, um die Effizienz zu erhöhen und Ressourcen freizusetzen für Investitionen in Systeme und IT. Dazu wurde gerade ein erfahrener Kopf aus der Berliner Start-up-Szene an Bord geholt: Mike Keppler war bereits in etablierten Online-Unternehmen wie Check24 und Everphone tätig.

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