Komplex! Gibt es das perfekte Tool

Wohnungsabnahmen bzw. -übergaben machen wir noch „oldschool“, mit Schreibblock und Stift, im Beisein der aus- bzw. einziehenden Mietpartei, Zimmer für Zimmer: Zustand der Wände, Türen, Zargen, Fenster, Rahmen, Bodenbelag, Steckdosen, Lichtschalter, Wasserhähne, WC-Spülung usw. Alles wird protokolliert und detailliert beschrieben. Bei Fensterrahmen z. B.: Kunststoff, weiß, ohne sichtbare Mängel, gereinigt. Mängel werden schriftlich und möglichst fotografisch dokumentiert, etwa Badezimmer: Wände gefliest, Fugen weiß, 20 Zentimeter über dem Waschbecken drei Dübellöcher. Danach kommen die Zählerstände für Wasser, Heizung, Wärme, Strom, Gas, dann Rauchwarnmelder, Schlüssel, schließlich Nebenräume wie Keller oder Dachboden: Alles geräumt und sauber? Es ist mühevoll und kostet viel Zeit, die man mit digitaler Unterstützung sparen könnte.

Was digitale Unterstützung bieten müsste
Eine Software müsste den Prozess allerdings Schritt für Schritt abbilden: die teilnehmenden Personen abfragen und den Objektbetreuer, beim ausziehenden Mieter auch die neue Adresse, ggf. Namen und Anschrift weiterer teilnehmender Personen. Die Wohnungsabnahme bzw. -übergabe sollte Raum für Raum erfolgen und Auswahlfenster haben, wo man die passende Ausstattung und den Zustand einfach anklickt, und bei Schäden, wem sie anzulasten sind: Mieter oder Vermieter. Fotos müssen integrierbar sein, Voreinstellungen für Zähler und den Eintrag der Zählerstände möglich sein. Ist dies erledigt, muss vermerkt werden können, ob der Mieter die Kosten für die Zwischenabrechnung der Heizkosten übernimmt. Die Zahl der Zimmer-, Wohnungs- und Haustürschlüssel ist einzugeben und zuletzt die der Rauchwarnmelder und ihre Position.

Am Ende der Übergabe steht alles in einem Formular in Textform, das die Beteiligten unterschreiben und das zugleich aufführt, welche Mängel der Mieter innerhalb welcher Frist noch zu beheben hat. Der Versand erfolgt per E-Mail an den Mieter, und für festgestellte Mängel, die der Vermieter zu beheben hat, geht direkt ein Auftrag an den Handwerker raus. Wichtig wäre, dass eine solche Software gerichtlich anerkannt würde. Wir hatten in der Vergangenheit bereits Probleme, wenn ein Übergabeprotokoll nicht handschriftlich verfasst worden war. Des Weiteren sollte die Software über eine Schnittstelle verfügen, über die erfasste Daten in das jeweils vorhandene Verwalterprogramm übernommen werden können, sodass das digitale Übergabe- oder Abnahmeprotokoll mit den Dokumenten der Wohnung hinterlegt werden kann. Stehen über die Jahre Sanierungen oder Renovierungen an, bietet es Anhaltspunkte zur Bewertung des Wohnungs­zustands.

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