Kurz-, mittel- oder langfristig ?

Wirtschaftlich sinnvolle Maßnahmen zur Instandhaltung und Modernisierung wollen über den gesamten Lebens­zyklus einer Immobilie gut geplant sein.

Dass sich die Immobilienwirtschaft im Wandel befindet, ist keine neue Erkenntnis. Mehr und mehr setzen sich wirtschaftliches Denken und unternehmerisches Handeln durch. Marktorientierung, das Risikomanagement mit der Verkehrssicherung, Objektrendite und Portfolio-Analyse sind aktuelle Themen, auf deren Basis sich heute verantwortungsvolle Investitions- oder auch Desinvestitions-Entscheidungen begründen.

Die kurzfristige Budgetierung von Einzelmodernisierungen und Instandsetzungen nach dem „Gießkannen-Prinzip“ ist allerdings häufig noch die Regel. Nicht nachvollziehbare Leerstände ohne ein mittel- oder – besser noch – langfristiges Planungskonzept, der sich wandelnde Kreditmarkt und neue Gesetzesvorlagen bestimmen noch immer das „Reagieren“ im Tagesgeschäft.

Ob und wie Immobilien instand gesetzt oder modernisiert, umgenutzt, verkauft oder abgerissen werden, ist eine Frage des Informationsmanagements.
Welche Finanzmittel, also Rücklagen, müssen eingeplant werden? Wie können diese Finanzmittel wertsteigernd investiert werden? Welche Finanzierungs- und Entscheidungsgrundlagen liegen vor? Wie können mittel- oder langfristige Veränderungen des Mietermarktes planbar gemacht werden? Wie kann eine Immobilie objektiv bewertet, transparent und vergleichbar dargestellt werden? Und letztlich: Wie erstellt man schnell, aber hinreichend genau eine Beschreibung des Zustands sowie der erforderlichen Maßnahmen mit einer transparenten und nachvollziehbaren Kostenplanung für einzelne Objekte?

Instandhaltung, Instandsetzung oder Modernisierung?

Von Instandhaltung spricht man kurz gesagt bei Maßnahmen, die während der Nutzungsdauer der Immobilie den Gebrauch sichern und der Behebung von Schäden dienen, die durch Abnutzung, Alterung o. ä. entstehen.
Die Instandsetzung dagegen beinhaltet alle Maßnahmen zur Beseitigung von Schäden, die die Nutzung beeinträchtigen können. Die Instandsetzung kann auch den Ersatz ganzer Einheiten bedeuten und umfasst auch die Reparatur oder den Austausch von Baugruppen und einzelnen Teilen. Von Instandsetzungsaufwand wird gesprochen, wenn der Nutzwert des Gebäudes wesentlich erhöht wird bzw. die Nutzungsdauer wesentlich, nämlich um mehr als 25 Prozent, verlängert wird.

Maßnahmen zur Modernisierung erhöhen oder verbessern den Wert der Immobilie bzw. deren Nutzung oder führen zu nachhaltigen Einsparungen von Energie und Wasser.

Die Grundlagen nachhaltiger Planung

Der Lebenszyklus einer Immobilie umfasst in seiner ganzheitlichen Betrachtungsweise mindestens vier zu unterscheidende ­Bereiche.

Die in Abb. 1 dargestellten Sektoren beschreiben den gesamten Lebenszyklus der Immobilie von der Konzeption bis zur Verwertung. Die Nutzungs- oder Betriebsphase hat mit 80 Prozent den größten zeitlichen und finanziellen Anteil daran. Sie beginnt mit der Inbetriebnahme des Gebäudes und endet mit der Verwertung, also z. B. der Umnutzung oder dem Abriss (Abb. 2).

Der sinnvolle Einsatz von Informationssystemen

Ohne die Informationen aus dem technischen Instandhaltungsmanagement lassen sich keine betriebswirtschaftlichen Konzepte entwickeln. Ohne eine mittelfristige Finan­zierungs- und Investitionsplanung aber kann keine nachhaltige Instandsetzungs- bzw. Modernisierungsplanung als Grundlage für eine Werterhaltung – oder sogar Wertsteigerung – in der Bestandsentwicklung realisiert werden.

Auf Grund der enormen Informationsmengen, den gesetzlichen Rahmenbedingungen und den komplexen Prozessen beim Immobilienmanagement, sind nun entsprechende Informationssysteme gefragt. Diese sollten einfach in der Handhabung sein und eine kontinuierliche und systematische Analyse, Planung, Steuerung und Kontrolle der Immobilie oder ganzer Immobilienbestände ermöglichen.

Wie kann ein Informationssystem aufgebaut werden?

Um eine Gebäude- oder Instandsetzungsanalyse durchzuführen, sind zunächst die Geometriedaten zu erheben bzw. aufzumessen. Sie sind für die anschließende Berechnung der Instandsetzungskosten unerlässlich. Entscheidend ist hierbei der Einsatz geeigneter Systeme, die mit wenigen, auch nur grob geschätzten Angaben auskommen und Statistiken, beispielsweise Planungsvorgaben, aus dem Wohnungsbau bereits berücksichtigen. Auf diese Weise kommt man im ersten Schritt der Instandsetzungsanalyse ohne das aufwendige Aufmaß aus, was nicht nur Zeit spart, sondern auch Kosten.

Der zweite Schritt, die Zustandsbewertung des Gebäudes, sollte mit einem standardisierten Verfahren, das einfache Zustandsbeschreibungen und transparente Kostenberechnungen beinhaltet, durchgeführt werden.

Die Zustandsbeschreibungen sind im o. g. Beispiel als A-B-C-D-Analyse angelegt, sodass durch Anwahl eines vorgefundenen Zustandes sofort die entsprechende Maßnahme vorgeschlagen wird. Dabei entspricht A neuwertig, B kleineren Mängeln, C größeren Mängeln und D dem Ende der Lebensdauer.

Die Beschreibungen sind einfach und auch für Laien verständlich, sodass für die Gebäudeanalyse kein Sachverständiger erforderlich ist.

Durch die Verwendung der DIN 276 für die Maßnahmenbeschreibung und die Koppelung an Durchschnittspreise wird die Instandsetzungsanalyse objektiv und ist für jedermann transparent nachvollziehbar, sowohl für Eigentümer und Nutzer, als auch in Ausschreibungen oder für Fachplaner.

Der Weg zum technischen Gebäudemanagement

Die einmalige Aufnahme und Dokumentation der bestehenden Gebäudesubstanz ist aber nur kurzfristig gedacht. Um eine nachhaltige Instandsetzungsplanung zu erreichen, sind regelmäßig wiederkehrende Begehungen erforderlich, um Schäden frühzeitig zu erkennen und eine nach dem optimalen Investitionszeitpunkt ausgerichtete Strategie zu entwickeln. Dies senkt nicht nur die Instandsetzungs-, sondern auch die Nutzungskosten der Immobilie.

Nur mit Kenntnis des Zustandes und der dazu gehörenden Dokumentation mit Plänen, Verträgen, technischen Datenblättern etc. sowie unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien ist die Umsetzung wirtschaftlich sinnvoller Maßnahmen kurz-, mittel- und langfristig möglich.

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