Leistung lohnt sich?!

Was tun Verwalter eigentlich alles, und wie werden sie bezahlt? ­Welche Sonder­vergütungen ­enthält ein Verwaltervertrag, und wie macht man alles richtig? Ein Kommentar.

WEG-Verwalter in Deutschland verkaufen sich nach wie vor zu billig. Viele Verwalter kennen oder verstehen betriebswirtschaftliche Grundbegriffe nicht, die zum Führen eines Wirtschaftsunternehmens zwingend erforderlich sind. Sie kalkulieren ihre Grundleistungen deshalb zu gering und bewerten Sonderleistungen nicht oder nicht vollständig. Bedingt durch teilweise hohen Wettbewerbsdruck glauben sie, mit All-inclusive-Sorglospaketen dem Wettbewerb Kunden abnehmen zu können.

Die Zahlen sprechen für sich

Im 3. DDIV-Branchenbarometer 2015 heißt es so schön, dass 69 Prozent aller Verwalter mit steigenden Umsätzen rechnen, etwas mehr als jeder zweite sogar mit einem Wachstum von deutlich über 5 Prozent. Auch sei der Geschäftsgewinn 2014 gegenüber 2013 bei immerhin knapp 70 Prozent der befragten Unternehmen gestiegen. Hört, hört!

Das 2. DDIV-Branchenbarometer 2014 stellte noch fest, dass die Verwaltervergütungen seit 2010 nur marginal gestiegen, die Vergütungssätze für Großanlagen mit mehr als 100 Einheiten gegenüber 2010 sogar um 7,4 Prozent gefallen sind. Und trotzdem waren die befragten Unternehmen optimistisch, was Gewinn und Umsatz angeht. Wie passt das zusammen?

Bereits seit 2003 steigen die Vergütungssätze praktisch nicht mehr. Laut BFW-Studie „Verwalterhonorare in Deutschland“ aus jenem Jahr erhielt man damals bereits für eine 100-Einheiten-WEG in Westdeutschland im Mittel 14,59 Euro, also nur rund 4,4 Prozent weniger als 2014. Gestiegen sind allerdings die Personalkosten für WEG-Verwalter – in der Zeit von 2010 bis 2014 um immerhin 5,6 Prozent, für eine Sekretärin sogar um 10,3 Prozent (Vergütungsstudien Immobilienwirtschaft, PersonalMarkt mit Baumgartner & Partner).

Woraus resultiert dann der Zuwachs bei Umsatz und Gewinn? Wahrscheinlich aus dem Bauboom der letzten Jahre und den in der Folge entstehenden Neubau-WEG, die geeignete Verwalter suchten und suchen. Aber Umsatz ist eben nicht gleich Gewinn!

Produktions- und Kostenfaktor „Mensch“

Unser wesentlichster „Produktionsfaktor“ ist unstreitig der Mensch, die WEG-Verwalter, Techniker, Back-Office-Mitarbeiter,  Buchhalter. Sie sind die Kostentreiber in unseren Gewinn- und Verlustrechnungen. Ebenfalls unstreitig ist die Tatsache, dass ein Mitarbeiter einer WEG-Verwaltung je nach Organisationsform des Unternehmens, der durchschnittlichen Objektgröße und regionaler Verteilung ohnehin eine immense Zahl von Einheiten verwaltet. Für signifikante Effizienzsteigerungen war unsere Branche allerdings nie bekannt. So muss entweder die bestehende Mannschaft (noch) mehr arbeiten, oder der Chef als „oberster Sachbearbeiter“ eine Schippe drauflegen, das neue Objekt selbst übernehmen und damit bei fast gleichbleibenden Kosten ein Objekt mehr verwalten. Dass allerdings hält ein Unternehmen nur temporär aus. Auf Dauer leidet die Qualität der Arbeit.

Die Tücken des ­Objekts

Was geschieht aber, wenn sich das viel versprechende Neubauobjekt als Bausünde entpuppt, Gewährleistungsmängel und Rechtsstreitigkeiten bis zum Abwinken mit sich bringt? Oder was, wenn das seit 30 Jahren „ach so brave“ Bestandsobjekt nun in den Grundfesten saniert werden muss, Fassade, Dach und Haustechnik folgen Schlag auf Schlag?

Dann sind über das Tagesgeschäft hinaus plötzlich zusätzliche Ressourcen gefragt – und müssen bezahlt werden. Wenn der Verwaltervertrag dafür keine Regelung vorsieht, greift das Gesetz. Und das besagt ganz salopp: „Verwalter, mach‘!“

Der falsch ­verstandene S­ervice-Gedanke

Solche außerplanmäßigen Großprojekte können nicht kalkuliert werden und stellen ein erhebliches wirtschaftliches Risiko dar. Sanierungen können über mehrere Jahre laufen. Es sind Architekten, Bauingenieure, Sachverständige zu beauftragen. Erstellen Sie die entsprechenden Verträge dazu etwa selbst, als „Service“ für Ihre Gemeinschaften? Gratuliere! Sie bewegen sich im Feld der erlaubten Rechtsberatung und haften wie ein qualifizierter Rechtsanwalt. Den hätte allerdings – eine entsprechende Beschlussfassung vorausgesetzt – natürlich die WEG bezahlen müssen. Und die Ausschreibungen? Machen Sie die, als „Zusatzservice“ und weil das Ihr Verkaufsargument bei der Akquise war, auch selbst? Nochmals herzlichen Glückwunsch! Sie sind als Architekt tätig und haften nach Werkvertragsrecht. Kleiner Trost: Ihnen steht damit die Mindestvergütung nach HOAI zu, da sie in Deutschland zwingendes Preisrecht ist. Wussten Sie nicht? Macht nichts, denn darauf werden Sie sich sowieso nicht berufen. Sie wollen ja Ihr Wort nicht brechen. Dumm nur, dass in beiden Fällen Ihre Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung üblicherweise für Schäden nicht aufkommt.

Es ist eine Mähr, an der natürlich jeder Wohnungseigentümer festhält, dass Instandhaltungsmaßnahmen keinen erheblichen Mehraufwand mit sich bringen. Fatal ist aber, wenn unsere Branche das auch noch regelmäßig im Wettbewerb bestätigt.

Jeder professionelle Immobilieninvestor ist heute bereit, einem Property Manager Zusatzvergütungen in Höhe der tatsächlich angefallenen Stunden oder in Anlehnung an § 8 Ziff. 3 der 2. Berechnungsverordnung (z. B. bis 128.000 Euro Bausumme 3,4 Prozent davon) zu bezahlen. Ist Ihre Leistung weniger wert, nur weil Sie keine angloamerikanische Berufsbezeichnung tragen?

Die Verfolgung von Gewährleistungsmängeln kann Sie über Jahre, sogar bis zu einem Jahrzehnt verfolgen: Begehungen mit Gutachtern, Beiräten, (endlose) Verhandlungen mit Bauträgern, Gerichtsverfahren und zudem die perfekte Organisation Ihres Büros in diesen Angelegenheiten. Sie leisten das alles ohne zusätzliche Vergütung – nur weil Sie dieses Objekt unbedingt noch haben wollten? Erfahrungswerte weisen einen Arbeitsaufwand von durchschnittlich 20 bis 50 Stunden pro Jahr und Neubauobjekt aus – für Neubauten, die anstandslos durch die fünfjährige Gewährleistung laufen. Bei einem Stundensatz von nur 50 Euro wären das pro Jahr immerhin 1.000 bis 2.500 Euro mehr in der Kasse.

Was im Tagesgeschäft tatsächlich untergeht

Auch im Tagesgeschäft schlummern viele Aufgaben, die sich nicht konkret planen und somit in die Pauschalen einpreisen lassen. Die Durchführung außerordentlicher Versammlungen zum Beispiel: Je nach Größe der Anlage und Tagesordnung fallen dafür ein bis drei Manntage Arbeit an. Aufgerufen werden aber üblicherweise Sonderhonorare von 200 bis 500 Euro. Haben Sie schon einmal daran gedacht, den tatsächlichen Aufwand in Rechnung zu stellen? Er wird weit über der vereinbarten Pauschale liegen.

Mahnverfahren sind heute in der Regel automatisiert, deshalb ist eine Pauschale von 10 Euro pro Mahnung sicher angemessen. Sollte der Eigentümer dann jedoch nicht zahlen, und es kommt zum Rechtsstreit, kann sich das hinziehen ggf. bis zur Zwangsversteigerung. Der Aufwand ist nicht mehr kalkulierbar. Deshalb kommt hier, wie bei jedem anderen Rechtsstreit, z. B. einer Beschlussanfechtung, nur eine Abrechnung nach Aufwand zum vereinbarten Stundensatz in Frage.

Wer am Lastschriftverfahren nicht teilnimmt, verursacht in Ihrer Buchhaltung einen monatlich mess- und damit kalkulierbaren Mehraufwand, für den rund 3 Euro pro Buchung berechnet werden sollten.

Fachwissen unter Preis verkauft

Sie rechnen die Gehälter der bei der WEG angestellten Hausmeister selbst ab, erstellen die Meldungen für Lohnsteuer, Kranken- und Rentenversicherung? Sie verwalten die Urlaubskonten der Hausmeister, ermitteln die Umlagenerstattungen im Falle von Krankheit und Mutterschutz? Sie begleiten Betriebsprüfungen der Finanzämter oder Sozialversicherungsträger? Ein externer Steuerberater oder ein professioneller Lohnbuchhalter wird hierfür je Mitarbeiter monatlich zwischen 20 und 25 Euro in Rechnung stellen, wobei der Aufwand für Betriebsprüfungen ggf. zusätzlich berechnet wird. Viel weniger sollten auch Sie nicht verlangen, dabei aber bedenken, dass diese Aufgaben erheblichen Sachverstand im deutschen Sozialversicherungs- und Steuerrecht voraussetzen, den man haben sollte, wenn man solche Leitungen ­anbietet.

Fachkräftemangel? Kein Wunder!

Beide Branchenbarometer sehen im Fachkräftemangel ein großes unternehmerisches Risiko. Ohne Frage sind die Aufgaben eines WEG-Verwalters sehr vielschichtig und komplex, erfordern ein großes Repertoire an persönlichen Fähigkeiten: Geschick in Kommunikation und Konfliktmanagement, das Beherrschen von Verhandlungs- und Präsentationstechniken sind unabdingbar, um den unterschiedlichsten Charakteren wertschätzend zu begegnen und ihre Interessenlagen in Einklang zu bringen. All das sind Fähigkeiten, die heute nicht nur in einer WEG-Verwaltung, sondern bei vielen Dienstleistungen der Immobilienbranche geschätzt werden. Große Property Manager zahlen Verwaltern heute ein rund 10 bis 15 Prozent höheres Gehalt. Mit diesen Unternehmen stehen wir im Wettbewerb um die besten Mitarbeiter. Geld ist nicht alles, aber unsere Mitarbeiter erwarten eine marktgerechte Bezahlung. Der Markt jedoch ist heute nicht mehr allein der Markt der WEG-Verwalter. Nur wenn wir die Preise gemäß einer realistischen Bewertung unserer erbrachten Leistung gestalten, werden wir in der Lage sein, Umsätze wie auch Gewinne so zu steigern, dass wir Gehälter zahlen können, die unsere Branche für junge Menschen wieder interessant macht.

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