Lohnt sich das? Ist das Angebot von Mess- und Abrechnungsdienstleistungen ein lukratives Geschäftsfeld für Verwalter?

Anlässlich des Zukunftsforums des DDIV 2018 in Weimar wurde heftig über die Grundsatzfrage diskutiert, ob Verwaltungen ihren Eigentümergemeinschaften zusätzliche Leistungen zur Steigerung der Wertschöpfung anbieten können. Als eine das Kernangebot ergänzende Zusatzleistung sahen die Befürworter die Erstellung der Heizkostenabrechnung. Was dafür spricht: Der eigene positive Einfluss auf Flexibilität, Qualität und das Tempo der Abwicklung. Letztlich geht es aber um die Einnahmenseite und die Möglichkeit, die Unternehmenswertschöpfung zu steigern. Die aktuellen Unternehmensverkäufe gerade der Marktführer zeigen die Werthaltigkeit dieses Geschäftsmodells. Von den neuen Eigentümern wurden mehrere Hundert Euro pro verwalteter Wohneinheit mit dem Ziel investiert, in den nächsten Jahren lukrative Deckungsbeiträge zu erwirtschaften.

Make or Buy: die Rahmenbedingungen

Die großen Messdienstunternehmen erzielen ihre Gewinne durch große Skaleneffekte und ausgeprägte Prozessautomatisierung. Wer die Größe nicht erbringen kann, sollte zumindest eine hohe Prozesseffizienz anstreben. Die Digitalisierung begünstigt dies durch einfachere Systeme – ob bei der Gerätetechnologie oder der Software für die Heizkostenabrechnung. Wer wirtschaftlich schnell profitieren will, sollte die Möglichkeiten der Digitalisierung bereits nutzen und die Abwicklung mit den Messdiensten weitgehend per Datenaustausch automatisiert haben. Ob die Heizkostenabrechnung nun mit eigener Software oder einer webbasierten Lösung erstellt wird – ein wesentlicher Faktor für die Effizienz ist die hohe Prozessqualität beim automatisierten Datenaustausch. Wer heute noch mit Papier arbeitet oder die Online-Portale der Anbieter nutzt, sollte zunächst diese Voraussetzung schaffen und hierfür ausreichend Zeit investieren.

Das passende ­Wertschöpfungsmodell

Der Prozess der Heizkostenabrechnung kann grob in folgende Teilprozesse untergliedert werden:

• Geräteaufnahme und -montage
• Gerätemanagement, Wartung und Umrüstung gemäß der Eichzeiten
• Ablesung und Übernahme der ­Verbrauchswerte
• Erstellung der Heizkosten­abrechnung
• Monitoring (durch EED gefordert ab 2022)

Es gibt unterschiedliche Modelle, in die Heizkostenabrechnung einzusteigen. Von der Übernahme aller Schritte des gesamten Prozesses bis hin zur „Veredelung“ durch die automatisierte Erstellung der Abrechnung auf Basis plausibilisierter Werte. Die grafische Darstellung unten zeigt eine Übersicht am Beispiel der sogenannten Promilleabrechnung auf Basis plausibilisierter Messwerte für Wärme und Warmwasser.

Verwalter sind im Rahmen der Umsetzung eines Konzepts gefordert, die zu ihrem Unternehmen passenden Prozesse, Partner und IT-Lösungen auszuwählen. Da ab 2020 gemäß der EED (Energieeffizienzrichtlinie) nur noch fernauslesbare Messgeräte verbaut werden sollen, ist auch die systemische Einbindung der Rauchwarnmelder zu berücksichtigen. Hier sollten Geräte gewählt werden, die per Open-Metering-System in die Fernauslesung eingebunden werden können.
In den letzten Jahren haben einige Unternehmen begonnen, die Prozesse der Heizkostenabrechnung ins eigene Haus zu holen – mit teils sehr unterschiedlichem Erfolg. Was nun können Verwalter von den First Movern, den großen selbst abrechnenden Wohnungsunternehmen, lernen? Grundsätzlich gilt: Schuster, bleib bei deinen Leisten! Auf den sehr komplexen Gerätebereich übersetzt heißt das, sich auf die eigenen Kernkompetenzen zu konzentrieren und einen kompetenten Partner zu suchen, der das komplette Gerätemanagement übernimmt, sie ausliest und verarbeitungsfähige Werte zur Verfügung stellt. Auch die Abrechnung der Gerätemieten und die Übernahme eventueller Restmietraten kann beim Partner angesiedelt sein. Der Verwalter übernimmt die Prozesse, die zu den Abläufen von Verwaltungsunternehmen passen: von der Verarbeitung der Daten über die Erstellung der Abrechnung bis zum Zahlungswesen. Technologisch sollte zukunftsorientiert auf Funkerfassung und automatisierte Fernauslesung aufgesetzt werden. Wenn die Prozesse schon im Vorfeld für den Datenaustausch optimiert wurden, ist dann der Aufwand für die Erstellung der Heizkostenabrechnung nicht viel höher als in der Zusammenarbeit mit externen Partnern?

Wirtschaftlichkeit und Preisfindung

Der Business Case „Heizkostenabrechnung“ hängt stark davon ab, wie sich im Bestand die aktuelle Preissituation widerspiegelt. Einfach ausgedrückt: Je höher die Preise, desto höher der Kostenansatz, der für die Selbstabrechnung festgesetzt werden kann. Damit ein Beschluss zugunsten des Verwalters gefasst wird, sollten die Kosten nicht gleich steigen. Wer ganz auf Nummer Sicher gehen will, sollte eine unverbindliche Ausschreibung durchführen. Damit liegen aktuelle Marktpreise vor, und über den Vergleich lässt sich einfach argumentieren, dass eine wirtschaftlich vertretbare Preislegung zur Entscheidung vorliegt. Insbesondere im vermieteten Eigentum ist man so für kritische Fragen zur Betriebskostenabrechnung gerüstet. Die verrechenbare Kostenposition für die Durchführung der Abrechnung sollte dann je nach Restmietratensituation deutlich im zweistelligen Euro-Bereich für die eigene Dienstleistung liegen.

Das richtige Timing

Insbesondere wegen der unterschiedlichen Eichfristen für Kaltwasser-, Warmwasser- und Wärmezähler sowie der verschiedenen Nutzungsdauern elektronischer Heizkostenverteiler verursacht ein Anbieterwechsel bereits dadurch Kosten, dass häufig für einen Teil der Zähler noch Mietverträge bestehen. Dies erschwert die Umrüstung im Sinne der eigenen Geschäftsaktivität, weil in der Regel Restmietraten zu zahlen sind. Im Vorfeld sollte deshalb eine detaillierte Vertragsanalyse aller Liegenschaften erfolgen und darauf basierend sukzessive mit der Umrüstung dort begonnen werden, wo langfristige Vertragsbindungen – insbesondere von Heizkostenverteilern und Wärmezählern – auslaufen.

Chancen- und Risikoabwägung

Ob und wie man sich die Heizkostenabrechnung zur Aufgabe macht, will wohl überlegt sein. Neben inhaltlichen Fragen und dem Aufbau zusätzlicher Kompetenzen geht es auch um personelle Ressourcen, die für Projektierung und Umsetzung bereitzustellen sind. Stehen die Kapazitäten nicht zur Verfügung, können geeignete Berater helfen, die Gegebenheiten zu analysieren und im Rahmen einer Chancen- und Risikobetrachtung die richtigen konzeptionellen Ansätze zu erarbeiten.

Professionell umgesetzt, kann das Insourcing von Messdienstleistungen langfristig stabile Zusatzeinnahmen generieren. Da man das Zepter selbst in der Hand hält, hat man direkten Einfluss auf die Qualität und die zeitlichen Abläufe. Für Eigentümergemeinschaften kann es ein überzeugendes Argument sein, wenn eine Verwaltung einen solchen Mehrwert anbietet.

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