Mehr Zeit fürs Wesentliche

Wie digitale Tools Ressourcen freisetzen für die umfassende Mandantenbetreuung – am Beispiel der Mietverwaltung

Die Digitalisierung schreitet weiter voran – ein Trend, den die Pandemie noch verstärkt und der viele Verwaltungen dazu veranlasst hat, in Sachen Transformation durchzustarten. Die Verschmelzung der analogen und der digitalen Welt wurde so noch einmal beschleunigt.

Mich beschäftigt schon länger die Frage, wie die Miet- und Sondereigentumsverwaltung und das damit zu generieren­de Maklergeschäft bestmöglich digital abgebildet werden können. Im Vergleich zur klassischen WEG-Verwaltung liegt der Charme der Mietverwaltung in den deutlich schlanke­ren Abläufen, etwa, weil es weder Belegprüfungen noch Eigentümerversammlungen und die damit verbundenen Prozesse gibt, sowie in den zusätzlichen Einnahmequellen der Objektvermittlung. Grundlegend für den erfolgreichen Ausbau dieses Geschäftsbereichs sind entsprechende Marketinginstrumente, fundierte Erfahrung als Immobilienmakler im lokalen Markt und Mut zur Digitalisierung.

In Zeiten, da u. a. Per­sonalmangel ohnehin zu stetiger Überlastung führt, ist es schwierig, zusätzliche Geschäftsbe­reiche wie diese auszu­bauen. Es kann sich aber lohnen, die Vorgänge der Mietverwaltung und Vermietung genauer zu betrachten und in Teilprozesse – Analyse, Vermarktung und Vermittlung –aufzusplitten, um ein Objekt anschließend in die Mietverwaltung zu implementieren.

Quo vadis Mietverwaltung?

Der Trend zum Full Service in der Mietverwaltung, auch bei einzelnen Wohnungen in der Sondereigentumsverwaltung, wird in den kommenden Jahren weiter zunehmen, da viele Eigentümer mit der Bewirtschaftung entweder überfordert sind oder es sich leisten können und wollen, ihre kostbare Zeit nicht für die Betreuung der eigenen Immobilien aufzuwenden.

Was den Immobilienmarkt aktuell prägt, ist die seit 2022 herrschende Zinspolitik: Viele Kaufinteressenten hindert das Zinsniveau derzeit am Immobilienerwerb, sodass sie vorerst weiterhin zur Miete wohnen. Gut für Unternehmen, die auf dem Gebiet der Mietverwaltung tätig sind, da sie wegen der Mietverwaltungsmandate beste Voraussetzungen haben, diesen Wohnraum auch anzubieten.

Dass alle in diesem Zusammenhang benötigten Unterlagen mittlerweile digital erstellt werden, ist inzwischen fast schon selbstverständlich – mit Handakten wird nicht mehr gearbeitet. Auch bei den Lastschriftmandaten für die monatlichen Mietzahlungen sollte hier die 100-Prozent-Quote erreicht werden. Da die meisten Verwaltungen bereits Kundenportale nutzen, können ihre Mandanten alle für das Mietverhältnis relevanten Daten und Unterlagen bequem darüber beziehen.

Analyse des Immobilienmarktes

Eine Vielzahl wirtschaftlicher, sozialer und politischer Ein­flüsse wirkt auf den Immobilienmarkt. Seine umfassende Analyse erfordert die Berücksichtigung verschiedener Faktoren: Relevant sind hier z. B. Angebot und Nach­frage, Zinsniveau, Demografie, politische und rechtliche Rahmenbedingungen, regionale Trends, technologische Entwicklungen oder auch der Marktzustand. Fachleute greifen dazu oft auf Marktberichte, Vergleichsanalysen und Prognosen zurück, um Trends zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Immobilienvermarktung

In der Vermarktung von Immobilien liegt das größte Potenzial, um Prozesse digital abzubilden. Der Markt bietet zahlreiche Softwaretools, um Immobilienangebote auf den gängigen Vermarktungsplattformen sowie der unter­nehmenseigenen Website automatisiert zu veröffentlichen. So kann man auch für jede Immobilienanzeige eine eigene Landingpage erstellen, die sich gemäß dem Erschei­nungsbild des eigenen Unternehmens gestalten lässt und auf der Kauf- und Mietinteressenten alle relevanten Informationen finden. Geeignete Software-Lösungen ermöglichen es zudem, jedem Interessenten an einer Immobilie auf Anfrage standardisiert und vollautomatisch ein umfassendes Exposé mit allen Daten und Fakten zur Immobilie direkt per E-Mail zukommen zu lassen, das auch die Online-Einwilligung zum Verzicht auf den Widerruf und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen umfasst.

Wie in kaum einer anderen Branche spielt die Kommu­nikation in der Immobilienverwaltung eine wesentliche Rolle im Umgang mit der Kundschaft. Ein sauberes Monitoring, um Verkäufer bzw. Vermieter zeitnah und korrekt über den aktuellen Stand der Immobilienver­marktung zu informieren, ist im Tagesgeschäft kaum zu gewährleisten. Entsprechende digitale Tools ermöglichen es aber, Mandanten wöchentlich auf Knopfdruck eine detaillierte Vermarktungsanalyse zu übermitteln, die ohne lange E-Mails und Telefonate ein Gewinn für den gesamten Workflow sind.

Auch alle für die Bonitätsprüfung von Mietinteressenten erforderlichen Daten können so schon vor der Verein­barung des Besichtigungstermins angefordert werden, was die Zahl der Ortstermine mit ungeeigneten Kandidaten reduziert. Zudem senkt die vollautomatisiert an jeden Miet­interessenten am Tag vor einer vereinbarten Besichtigung versandte Erinnerungs-E-Mail die No-Show-Rate.

Schon länger bin ich ein Freund der Nutzung von eigenen Social-Media-Kanälen wie Facebook oder Instagram. Sie steigern mit wenig Aufwand die regionale Sichtbarkeit.

Immobilienvermittlung

Enorm zeitaufwändig gestaltete sich die Vermittlung von Immobilien vor dem Einsatz digitaler Tools und entsprechender Prozessoptimierung durch Objektbe­sichtigungen, die Auswahl geeigneter Mietinteressenten, die Vertragsunterzeichnung und Übergaben. Nun können Besichtigungen auch online als 360-Grad-Live-Format angeboten werden, das auch Kunden im Ausland nutzen können. Zum Kennenlernen der Interessenten reicht ein Online-Meeting. Mietverträge werden digital erstellt, versandt und unterschrieben. Desgleichen werden Über­gabeprotokolle direkt vor Ort auf dem Tablet erstellt und sofort an alle Beteiligten versandt.

Immobilienverwalter profitieren von der zeitsparenden Digitalisierung ihrer Prozesse in doppelter Hinsicht: Die Automatisierung routinierter Prozesse ermöglicht eine wertschätzende Kommunikation mit Kunden und setzt wertvolle Ressourcen frei für die Optimierung von Geschäftsabläufen, für Innovationen und vor allem für die persönliche Betreuung von Mandanten, die sich mit ihren Belangen, Wünschen und Sorgen ernstgenommen fühlen möchten. Uns hilft die Digitalisierung, unsere Unternehmensphilosophie umzusetzen, dass man Eigentum mit Vertrauen erwerben und mit Vergnügen besitzen sollte.