Mietrecht: Belegeinsicht bei papierloser Verwaltung

Das Thema

Die Digitalisierung hat während der Coronapandemie einen großen Sprung gemacht und schreitet weiter voran, verbunden mit positiven Einspareffekten bei Papier und Reisen. Nur das Rechtssystem hinkt der Entwicklung mit Jahrzehnte alten Vorschriften noch hinterher. Der Bun­desgerichtshof (BGH) hat mit Blick auf seine bisherige Rechtsprechung zum Belegeinsichtsrecht des Mieters bei der Prüfung von Nebenkostenabrechnungen den Weg zur papierlosen Verwaltung nicht geebnet.

Der Fall

Die Mieter haben Einsicht in die Originalbelege für die Betriebskostenabrechnungen der Jahre 2015 bis 2017 ver­langt, für die der Vermieter schon Kopien (Scans) über­sandt, darüber hinaus die Einsicht in die Originalbelege in seinen Büroräumen aber verweigert hatte. Das Berufungs­gericht hatte dem Vermieter recht gegeben, die Einsicht in die Originalunterlagen müsse mit einem besonderen Interesse der Mieter begründet werden, zum Beispiel mit begründeten Zweifeln an der Echtheit und Unverfälscht­heit der Kopien. Der BGH widerspricht dem und beruft sich dabei auf sein Urteil aus dem Jahr 2006 (Az. VIII ZR 105/06), wonach der Mieter grundsätzlich am Bürostand­ort des Vermieters Einsicht in die Originalbelege nehmen muss und einen Anspruch auf Kopien nur hat, wenn ihm diese Einsichtnahme in den Räumlichkeiten des Vermie­ters nicht zugemutet werden kann, er also ein besonderes Interesse an der Übersendung der Kopien geltend machen kann. „Normalfall“ blieb nach dieser Rechtsprechung aus dem Jahr 2006 die Einsichtnahme in die Originale vor Ort. Der BGH wiederholt zunächst, dass das Belegeinsichtsrecht nur so weit reicht, wie dies zur sachgerechten Überprüfung der Nebenkostenabrechnung erforderlich ist. Auch hat der Vermieter Belege nur so vorzulegen, wie er sie erhalten hat. Hat er sie von seinen Dienstleistern ausschließlich in digitaler Form erhalten, darf er sie so übermitteln. Soweit vorhanden, bezieht sich die Vorlagepflicht nach § 259 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) jedoch auf Original­unterlagen. Der BGH nimmt an, dass der Vermieter auch heute noch ein objektives Interesse daran hat, Originalbe­lege vorzulegen, da durch Kopieren zusätzlicher Aufwand entsteht und durch die Einsichtnahme in den Büroräu­men des Vermieters mögliche Unklarheiten im Gespräch sofort erläutert werden können, womit Missverständnisse und zeitliche Verzögerungen vermieden werden können.

Ebenso wie der Mieter nach Treu und Glauben ausnahms­weise einen Anspruch auf Zusendung von Kopien haben kann, kann der Vermieter ausnahmsweise einen Anspruch auf Übersendung nur von Kopien geltend machen, wenn hierfür besondere Umstände vorliegen, insbesondere, wenn Belege von Drittfirmen nur digital zur Verfügung gestellt wurden. Darunter fällt auch der Einwand des Vermieters, die Originale seien bereits vernichtet worden und ihre Vor­lage daher unmöglich. Im entschiedenen Fall konnte dieser Einwand den Vermieter allerdings nicht entlasten, weil er dies zunächst zwar behauptet, aber nicht bewiesen hatte, und in der Berufungsinstanz jedenfalls unstreitig geblieben war, dass die Originale in Papierform noch vorhanden seien.

Verwalterstrategie

Die Entscheidung des BGH erschwert den Weg zum papierlosen Mietverwaltungsbüro. Vermieter sind gut beraten, die Papieroriginale - soweit solche von Drittanbietern überhaupt noch zur Verfügung gestellt werden -  aufzuheben bis zum Ablauf der Einwendungsfrist des Mieters, also bis zum Ablauf von zwölf Monaten nach Zugang der jeweiligen Nebenkostenabrechnung. Vor der Vernichtung der original Papierdokumente muss sichergestellt sein, dass diese fälschunssicher eingescannt wurden und die Scans gut lesbar, authentisch und unverfälscht sind. Schließlich muss dieser Vorgang und die anschließende Vernichtung der Papiere beweissicher dokumentiert werden. Im Rückblick auf die frühere Rechtsprechung, zum Anspruch des Mie­ters auf Übersendung von Kopien, ist auch davon auszugehen, dass persönliche Animositäten Vermieter berechtigen würden, Mietern Kopien zu übersenden, zumal in diesem Fall eine rasche Klärung von Miss­verständnissen bei einem persönlichen Termin nicht zu erwarten ist. Ob für das Vorliegen einer Ausnahme allerdings Gründe des Infektionsschutzes genügen, die in der Pandemie so häufig vorgebracht wurden, oder ob es gar ausreicht, wenn der Vermieter vorbringt, dass er gar kein reales Büro mehr betreibt, sondern aus­schließlich mobil arbeitet, wird sich erst in der weiteren instanzgerichtlichen Rechtsprechung klären, die den vom BGH herangezogenen Grundsatz von Treu und Glauben nun ausfüllen muss.