Mietrecht: Wie weit reicht das Belegeinsichtsrecht des Mieters?

(BGH, Urteile vom 27.10.2021 – Az. VIII ZR 114/21 und VIII ZR 102/21)

DAS THEMA
Nebenkostenabrechnungen in Mietverhältnissen sind hoch umstritten und daher in der Rechtsprechung, somit auch in dieser Rubrik, häufiges Thema. Die Voraussetzung für begründete Einwendungen des Mieters gegen die Nebenkostenabrechnung ist in der Regel die Belegeinsicht. Hier versuchen Mieter oft Erkenntnisse zu gewinnen, die ihr Argument, die Nebenkosten seien unwirtschaftlich, stützen können. Vermieter sind häufig nicht in der Lage, manchmal jedoch auch nicht willens, weitreichende Belegeinsicht zu gewähren. Dies gilt vor allem dann, wenn der Vermieter das „Technische Facility Management“ insgesamt an einen Dienstleister, in der Regel ein größeres Unternehmen, vergeben hat, welches seinerseits wiederum Subunternehmer für verschiedene Leistungen beauftragt. Die vorzustellenden Entscheidungen in zwei Parallelfällen behandeln die Frage, inwieweit Mietern Belege aus dem Verhältnis zwischen dem Dienstleister und den Subunternehmern vorgelegt werden müssen.

DER FALL
Die Mieter bestritten die Position „Hausreinigung“ in der Betriebskostenabrechnung für die Jahre 2016 und 2017. Der Vermieter, ein großes Immobilienunternehmen, hatte mit der Hausreinigung eine Schwestergesellschaft V beauftragt, die hierfür Subunternehmer eingesetzt hatte. Zwischen der Vermietergesellschaft und der V bestand ein Geschäftsbesorgungsvertrag mit mehreren Nachträgen, die unterschiedliche Vergütungen für die V vorsahen: Während der streitgegenständlichen Monate des Jahres 2016 erhielt die V vom Vermieter, ihrem Auftraggeber, keine feste Vergütung für die Hausreinigung, vielmehr war vereinbart, dass der Vermieter der V sämtliche von ihr aufzuwendenden Kosten zu erstatten habe. Erst ab dem Jahr 2017 erhielt die V eine feste Vergütung gemäß einer nachträglich vereinbarten Preisliste. Die Mieter begehrten nun Einsicht und Belegüberlassung bezüglich der Aufträge zwischen der V und deren Subunternehmer. Das Berufungsgericht hatte diesem Begehren auch für das Jahr 2017 mit dem Argument stattgegeben, dass die Belegeinsicht auch gelten müsse, wenn der Vermieter die Leistungen an ein Schwesterunternehmen ausgliedert, sodass sämtliche Belege zwischen diesen Schwesterunternehmen und dem Dritten vorgelegt werden müssten. Nur so könne beurteilt werden, ob im Rahmen des Firmengeflechts das Wirtschaftlichkeitsgebot eingehalten sei.

Auf die Revision des Vermieters wies der Bundesgerichtshof (BGH) die Klage der Mieter jedoch insoweit ab. Er unterscheidet vielmehr nach der Art der Vergütung, dieda s vom Vermieter beauftragte Unternehmen erhält, unabhängig davon, ob es sich um ein Schwesterunternehmen handelt. Zunächst macht der BGH grundlegende Ausführungen zur Betriebskostenabrechnung und zum Umfang der Belegeinsicht: Die Betriebskostenabrechnung ist gesetzlich nicht geregelt und muss daher den allgemeinen Anforderungen des § 259 Abs. 1 BGB entsprechen, also eine Zusammenstellung der umzulegenden Betriebskosten, die getätigten Einnahmen und Ausgaben, die zur Verteilung anstehenden Kostenpositionen und den auf den Mieter entfallenden Anteil so darstellen, dass dieser diese Positionen erkennen und gedanklich wie rechnerisch nachprüfen kann. Entsprechend § 259 Abs. 1 BGB sind Belege insoweit vorzulegen, als diese zur sachgerechten Überprüfung der Nebenkostenabrechnung oder zur Vorbereitung etwaigerEinwendungen erforderlich ist. Dieser Maßstab gilt auch für Verträge mit Dritten. Wenn der Dritte einen Subunternehmer eingeschaltet hat, sind Unterlagen aus dem Vertragsverhältnis zwischen dem Dritten, hier der V, und dem Subunternehmer vom Einsichtsrecht dann ausgeschlossen, wenn der Vermieter mit dem von ihm direkt beauftragten Dritten eine feste Vergütung für dessen Tätigkeit vereinbart und diese indie Betriebskostenabrechnung eingestellt hat. In diesem Fall ist die Betriebskostenabrechnung nachvollziehbar, wenn nur die Unterlagen aus dem direkten Verhältnis zwischen dem Vermieter und dem von ihm beauftragten Dritten vorgelegt werden. Die Unterlagen aus dem Verhältnis zwischen dem Dritten und dessen Subunternehmer sind nicht notwendig, um die entsprechende Position der Betriebskostenabrechnung nachvollziehbar zu machen.

Entscheidend für die Abrechnungsposition ist in diesem Fall die Vereinbarung zwischen dem Vermieter und dem von ihm beauftragten Dritten, insbesondere die dort vereinbarte Vergütung. Auch für die Überprüfung des Wirtschaftlichkeitsgebots ist eine weitere Einsichtnahme nicht erforderlich. Die Einhaltung des Wirtschaftlichkeitsgebots kann von den Mietern durch Preisvergleich am Markt kontrolliert werden, nicht aber durch Einsicht in die Vertragsverhältnisse mit Subunternehmern und die Prüfung der dort gegebenenfalls entstehenden Gewinnmargen. Auch in einem Konzernverbund und bei der Beauftragung von Schwestergesellschaften kann nichts anderes gelten, da es sich um rechtlich unabhängige Unternehmen handelt.

Anderes gilt jedoch, wenn der Vermieter mit dem von ihm beauftragten Dritten keine feste Vergütungsregelung getroffen hat, sondern nur die Erstattung der anfallenden Kosten vereinbart wurde. Um diese Kosten nachvollziehen zu können, kann es erforderlich sein, auch Unterlagen aus dem Verhältnis zwischen dem Dritten, hier der V, und den von diesem beauftragten Subunternehmern einzusehen, insbesondere die von den Subunternehmern gegenüber der V abgerechnete Vergütung. Diesbezüglich statuiert der BGH das Recht auf Übersendung von (Papier-)Kopien oder auch elektronischen Dateien gegen Kostenerstattung.

VERWALTER STRATEGIE
Es bleibt beim Grundsatz, dass bei üblicher Beauftragung von Dritt firmen mit Pauschalleistungen nur Belegeinsicht in dieses Auftragsverhältnis gewährt werden muss, Belege aus dem Vertragsverhältnis zwischen dem Dienstleister und dessen Subunternehmen dagegen nicht. Die Beauftragung nur gegen Kostenerstattung erscheint äußerst ungewöhnlich und dürfte auch in der Praxis selten vorkommen. Der Gedanke des BGH, dass das Vertragsverhältnis eingesehen werden muss, welches den Umfang der vom Vermieter geltend gemachten Ausgaben belegt, ist nachvollziehbar und führt dazu, dass nur bei Vereinbarung einer reinen Kostenerstattung Einsicht in die Verträge und Abrechnungen zwischen dem beauftragten Dritten und dessen Subunternehmern gewährt werden muss.