Mobile Übergabe

Apps machen den Einstieg in die Welt der Online-Verwaltung einfach – auch bei der Wohnungsabnahme. Ein Praxisbericht.

Dass Mitarbeiter wie Kunden mit digitalen Abnahmeprotokollen gut zurechtkommen, zeigt das Beispiel der Gewoba Emden mbH. Wir befinden uns in einer leeren Wohnung der Genossenschaft, die Räume sind ordentlich hinterlassen. Prokurist Olaf Neumann und seine Kollegin haben gleich den Abnahmetermin mit der Mieterin. Doch keine Spur von einem Formular mit vier Durchschlägen, dafür liegt ein iPad bereit. Wie viele Abnahmeprotokolle damit schon erstellt wurden, können die beiden nicht sagen. Aber dass es schnell gehen wird, wissen sie. Denn den Vorgang hat das Unternehmen aus dem Norden in hohem Grad professionalisiert.

Digital und intuitiv: Apps machen Dinge einfach.

Wie bei der Gewoba Emden sind in vielen Immobilienunternehmen Smartphones und Tablets aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Mitarbeiter nutzen sie von unterwegs zur E-Mailkommunikation, Termin- oder Kontaktverwaltung. Schnell sind vor Ort Fotos von Objekten, Mängeln oder Zählerständen aufgenommen und an Kunden oder Dienstleister verschickt. Prädestiniert für die mobile Verwaltung sind auch die Vorgänge beim Mieterwechsel. So gibt es für die Erstellung digitaler Abnahme- und Übergabeprotokolle Apps von verschiedenen Anbietern, meist für die Betriebssysteme iOS und Android. Dank ihres hohen Automatisierungsgrades verkürzen sie den Prozess vor Ort, vereinfachen die Verwaltung der Protokolle und erlauben eine Archivierung ohne Medienbruch.
Aus diesen Gründen hat sich die Gewoba­ Emden schon 2012 von Papierprotokollen verabschiedet und führt alle Wohnungsübergaben, Vorabnahmen und Abnahmen ihrer rund 1 000 Mieteinheiten seitdem digital durch. Mit der App „Die Mobile Wohnungsübergabe“ von Haufe ist bereits die zweite App-Generation im Einsatz. Warum sie für das iPad entwickelt wurde, ist sofort zu begreifen: Der größere Bildschirm ist ideal für Dokumente, in denen Fotos und Text Platz finden sollen, ohne dass der Anwender den Überblick verliert. Der linke Bildschirmbereich ist einer selbsterklärenden Navigation vorbehalten, rechts öffnen sich Felder für die Einträge, angefangen von den Mieter-, Vermieter- und Objektdaten über Besonderheiten in den Räumen bis zu den übergebenen Schlüsseln.

Kompakte Lösung – flexibler mit Schnittstelle

Während des Rundgangs erklärt die Kundenbetreuerin der Mieterin, was sie gerade eintippt. Mit der Fotofunktion könnte sie Mängel und Ausstattungsmerkmale dokumentieren, aber das ist nicht nötig; am Ende fotografiert sie nur die Zählerstände im Keller ab. Dann lässt sie die Mieterin das Protokoll in der Vorschau prüfen. Alles passt. Beide unterschreiben direkt auf dem Bildschirm. Routiniert und zügig schließt die Kundenbetreuerin auch die letzten Schritte ab: Vor den Augen der beeindruckten Kundin generiert sie ein mit dem Logo der Gewoba Emden versehenes PDF. Das wird für ältere Mieter manchmal noch vor Ort ausgedruckt, jetzt aber per E-Mail an alle Beteiligten verschickt. Der Abschnitt mit den Zählerständen geht ohne den Umweg über die Zentrale an die Versorgungsunternehmen.
In dieser Kompaktheit sieht Olaf Neumann den generellen Vorteil: „Früher mussten Nachweise für Beschädigungen separat fotografiert und dem Protokolldurchschlag zugeordnet werden. Jetzt funktioniert das innerhalb der App, ebenso der Versand via E-Mail. Das vermeidet Übertragungsfehler und ist für unsere Kunden sicherer.“ Das größte Potenzial aber sieht er in der Anbindung an die Haufe­ ERP-Software, die noch dieses Jahr bei der ­Gewoba Emden realisiert wird. „Durch den bidirektionalen Datenaustausch wird die App richtig effektiv“, sagt er. Dann werden Stammdaten automatisch geladen, Ausstattungsmerkmale zurückgespielt und die Protokolle automatisch archiviert. So wird der Prozess für die Mitarbeiter vor Ort und in der Verwaltung noch einfacher.

Fotos: © Ernst Weerts