Nach digital kommt automatisch

Die Zukunft der Immobilienverwaltung hat bereits begonnen.

Die Digitalisierung ehemals analoger Geschäftspro­zesse stellt Verwaltungen jeder Größe vor enorme Herausforderungen. Doch der bisweilen steinige Weg hin zur digitalisierten Immobilienverwaltung lohnt sich für Kunden und ihre Verwaltungen gleichermaßen. Zugleich wird mit jedem erfolgreich absolvierten Schritt vieles erleichtert, denn technische Innovationen von heute sind die Basis für die Neuerungen von morgen.

Der kürzlich begonnene flächendeckende Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bedeutet nicht nur für die Verwalterbranche eine echte Zeitenwende – ihr Einzug in die Verwaltungs-Software hat bereits begonnen.

Digitalisierung verändert das Verwaltergeschäft.

Zukunftsweisende Systeme automatisieren zunehmend ganze Prozessketten der Immobilienverwaltung und lassen konven­tionelle Arbeitsschritte gänzlich entfallen. Diese Entwicklung hat wesentliche Auswirkungen auf das Tagesgeschäft der Im­mobilienverwaltung: Ihre Rolle wandelt sich von der des „Er-ledigers“ und „Abarbeiters“ hin zum „Controller“. Das Spektrum des Einsatzes von KI-Anwendungen reicht von der Erledigung einfacher, wiederkehrender Tätigkeiten wie dem Weiterleiten von E-Mails und der Erstellung von Serienbriefen über die Fertigung der jährlichen Betriebskostenabrechnungen und der Beauftragung von Handwerkern für verwaltete Wohnanlagen bis hin zur Beantwortung individueller Kundenanfragen – all diese Prozesse werden schon in naher Zukunft fast ohne menschliche Eigenleistung auskommen. Etliche Prozess­schritte können schon heute mit spezialisierten Softwarelösungen vollautomatisiert erledigt werden.

Ohne Digitalisierung keine Automatisierung

Voraussetzung hierfür ist allerdings die bereits erfolgreich umgesetzte Digitalisierung interner Arbeitsabläufe. Denn nur wenn eine Datenbank vorhanden ist, kann eine KI überhaupt Wissen über das Unternehmen sammeln – nur so können Prozesse wirklich schnell automatisiert werden. Das heißt im Umkehrschluss: Während die einen schon digitalisiert sind und weitere Vorteile der Prozessoptimierung nutzen, wird der Abstand zur noch analog arbeitenden Konkurrenz immer größer. Logische Konsequenz: Die analog arbeitende Verwaltung wird Schritt für Schritt zum Auslaufmodell.

Auf dem Weg in die Zukunft

Der Weg der modernen Immobilienverwaltung führt in eine hochgradig technisierte Zukunft, in der sowohl wiederkehrende, niederschwellige Tätigkeiten als auch hochkomplexe Prozessketten vollständig automatisiert abgebildet werden. Dabei bringt die Automatisierung neben einer Beschleunigung der Arbeitsabläufe und einer damit verbundenen Verbesserung der Servicequalität noch einen weiteren, nicht zu vernachlässigenden Aspekt mit sich: Auch in Zeiten des Fachkräftemangels sorgen sie für reibungslose Abläufe und eine spürbare Entlastung der Belegschaft. Das macht Immobilienverwaltungen zum einen attraktiver für potenzielle neue Mitarbeiter, zum anderen werden sie unabhängiger vom Arbeitsmarkt.