Neue Vorgaben für Arbeitsverträge

Die Umsetzung der Arbeitsbedingungenrichtlinie bringt neue Informationspflichten mit sich

Seit 1. August 2022 gilt das Gesetz zur Umsetzung einer EU-Richtlinie über transparente und vor­hersehbare Arbeitsbedingungen, das – da die Richtlinie das Ziel hat, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer innerhalb der EU einheitlich über die we­sentlichen Aspekte ihres Arbeitsverhältnisses umfassend und zeitnah zu unterrichten – weitgehende Änderungen des im Tagesgeschäft bislang eher stiefmütterlich be­handelten Nachweisgesetzes (NachwG) mit sich bringt.

Schon nach dem (alten) NachwG mussten Arbeit­geberinnen und Arbeitgeber Beschäftigten die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhält­nisses innerhalb eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich mitteilen, in lau­fenden Arbeitsverhältnissen einen Monat nach einer Änderung, wobei die Mitteilung innerhalb des schriftlichen Arbeitsvertrags selbst, aber auch (teils sogar empfehlenswert) ergänzend dazu als Begleiturkunde erfolgen kann. Was es nun nach dem neuen Nachweisgesetz zu beachten gilt, wird im Folgenden dargestellt.

Angaben zum Kündigungsverfahren

Zunächst wurde die arbeitgeberseitige Pflicht zur Unterrichtung des Arbeit­nehmers über das Kündigungsverfahren festgelegt. Neben der schon bisher er­forderlichen Angabe der Kündigungsfris­ten muss nun auch mindestens über das Schriftformerfordernis sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage informiert werden. 

Die Angaben zu den Kündigungsfristen gehören in den Arbeitsvertrag, ggf. auch klarstellend die Schriftform für die Kündi­gungserklärung. Darüber hinaus empfiehlt es sich, diese Informationen nicht in den Arbeitsvertrag aufzunehmen, sondern außerhalb des Arbeitsvertrages darüber zu unterrichten (z. B. per Begleitschreiben). Dabei sollte an der das Schriftformerfordernis und das Kündigungsschutzverfahren betreffenden Mitteilung schon aufgrund der sehr schwammig formulierten gesetzlichen Mindestangaben nicht gespart werden. Ob über die Schriftform sowie die Klagefristen hinaus­gehende Informationen zum Kündigungsverfahren aufgenommen werden müssen, etwa eine ggf. erfor­derliche Anhörung von Betriebsrat oder Schwerbehindertenvertretung, ist weder dem Gesetz noch der dazu verfassten Begründung zu entnehmen, es könnte sich aber aus der EU-Richtlinie selbst ergeben. Dort ist auch eine Unterrichtung über das vom Arbeitgeber einzuhaltende Verfahren vorgesehen. Allerdings gilt eine Kündigung (wie bisher) auch im Fall einer nicht ordnungsgemäßen Unterrichtung als von Anfang an rechtswirksam, wenn ihre Rechtsunwirksamkeit nicht rechtzeitig geltend gemacht wird.

Angaben zur Arbeitszeit

Neben der schon bislang geltenden Pflicht zur Unter­richtung über die vereinbarte Arbeitszeit sind jetzt auch Angaben über Ruhepausen, tägliche oder wöchentliche Ruhezeiten sowie bei Schichtarbeit über das Schichtsys­tem, den Schichtrhythmus und ggf. über die Vorausset­zungen für Schichtänderungen erforderlich; ferner – falls vereinbart – über die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und die Voraussetzungen dafür.

Bei einer Vereinbarung zur Arbeit auf Abruf gemäß § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) muss­te bisher lediglich die wöchentliche und tägliche Arbeitszeit im Arbeitsvertrag festgelegt sein; eine Arbeitspflicht des Arbeitnehmers bestand nur, wenn ihm die Lage seiner Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt wurde. Daneben muss nun aus­drücklich über die Vereinbarung unterrichtet werden, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung ent­sprechend dem Arbeitsaufkommen zu erbringen hat und wie viele Stunden mindestens zu vergüten sind. Darüber hinaus ist ein Zeitfenster – bestimmt durch Referenztage und -stunden – anzugeben, außerhalb dessen Arbeitgeber keine Arbeitsleistung verlangen dürfen. Es sind konkrete Angaben zu machen, an wel­chen Tagen und zu welcher Uhrzeit die Arbeit abge­rufen werden darf.

Angaben zu Arbeitsentgeld und betrieblicher Altersvorsorge

Nach alter Gesetzeslage musste lediglich einheitlich über die Zusammensetzung und Höhe des Arbeits­entgelts einschließlich Zuschlägen, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile und ihre Fälligkeit unterrichtet werden. Seit 1. August 2022 müssen sämtliche Gehaltsbestandteile getrennt so­wie jeweils die Art der Auszahlung (z. B. bar oder per Überweisung) angegeben werden.

Hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebli­che Altersvorsorge über einen externen Versorgungs­träger zugesagt, ist über dessen Namen und Anschrift zu unterrichten, es sei denn, der Versorgungsträger ist ohnehin zu dieser Information verpflichtet.

Probezeit bei befristeten Arbeitsverhältnissen

Schon bislang waren Arbeitnehmer über eine verein­barte Probezeit zu unterrichten. Diese Unterrichtungs­pflicht erstreckt sich nun auch auf die Rechtsfolge dieser Vereinbarung, d. h. dass nach § 622 Abs. 3 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) die Kündigungsfrist verkürzt ist.

Bei befristeten Arbeitsverhältnissen muss die Probezeit darüber hinaus auch im Verhältnis zu der erwarteten Dauer der Befristung und der Art der Tätigkeit stehen. Ist die Dauer der vereinbarten Probezeit unverhält­nismäßig, so ist diese unwirksam, mit der Folge, dass eine Probezeit als nicht vereinbart gilt und damit die verkürzte Kündigungsfrist aus § 622 Abs. 3 BGB nicht greift. Dies hat aber nichts mit der sogenannten kün-digungsschutzrechtlichen Wartezeit für das Entstehen des allgemeinen Kündigungsschutzes nach dem Kün-digungsschutzgesetz zu tun.

Unterrichtung über Fortbildungen

Das neue NachwG statuiert die arbeitgeberseitige Pflicht, Arbeitnehmer über den Umfang des Anspruchs auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungsan­gebote zu informieren, sofern ein solcher besteht. Ein Anspruch kann sich aus Individual- oder Kollektivver­trag oder aus dem Gesetz ergeben.

In diesem Zusammenhang gilt es auch, den neu ge­schaffenen § 111 Gewerbeordnung zu beachten, wo­nach Arbeitnehmern für solche Fortbildungen keine Kosten auferlegt werden dürfen, sie während der regel­mäßigen Arbeitszeit durchgeführt werden sollen und sie als (vergütungspflichtige) Arbeitszeit gelten, selbst wenn sie außerhalb dieser Zeit stattfinden.

Fristen, Anwendungsbereich und Sanktionen

Die Unterrichtung über die wesentlichen Vertragsbe­dingungen musste nach alter Gesetzeslage spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses bzw. der Änderung erfolgen. Nun gelten – je nach Unterrich­tungsgegenstand – unterschiedliche Fristen. So muss etwa die Unterrichtung über die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie die vereinbarte Arbeitszeit bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung erfolgen. Da hinsichtlich der schriftlichen Niederlegung der Arbeitsbedingungen eine „Aufteilung“ wohl in den wenigsten Fällen in Betracht kommt, dürfte in der Pra­xis allein die kürzeste Frist relevant sein. Bei schon vor dem 1. August 2022 bestehenden Arbeitsverhältnissen muss die Unterrichtung auf Verlangen des Arbeit­nehmers spätestens am siebten Tag nach Zugang der Aufforderung vorgelegt werden, es besteht dann eine „Nachunterrichtungspflicht“.

Im Übrigen gilt das Nachweisgesetz nun für alle Ar­beitsverhältnisse. Die ohnehin enge Ausnahme, wo­nach Anstellungen zur vorübergehenden Aushilfe (für maximal einen Monat) von der Unterrichtungspflicht ausgenommen waren, wurde gestrichen.

Der Verstoß gegen die Unterrichtungspflichten (dazu gehört auch eine falsche, unvollständige, verspätete oder formwidrige Unterrichtung) wird als Ordnungs­widrigkeit geahndet, und es drohen Bußgelder von bis zu 2.000 Euro. Darüber hinaus können Beschäftigte bei nicht ordnungsgemäßer Unterrichtung ihre Arbeitsleis­tung verweigern, ohne ihren Vergütungsanspruch zu verlieren. Über das hier Erwähnte hinaus sieht das Gesetz Unterrichtungspflichten auch in weiteren Fällen vor, etwa bei der Arbeitnehmerüberlassung und -entsendung.

Hier besteht Handlungsbedarf

Der Gesetzgeber hat angesichts der „handwerklichen“ und inhaltlichen Schwächen des Gesetzes, insbesondere aber wegen des zu erwartenden Aufwands für Arbeit­geber zu Recht teils vernichtende Kritik erhalten. Sie richtet sich gegen die vielen Unklarheiten, z. B. schweigt sich der Gesetzgeber darüber aus, welche Probezeit bei einem befristeten Arbeitsverhältnis als verhältnismäßig anzusehen ist und welche nicht. Die entsprechende Auslegung wird wohl (mal wieder) den Fachgerichten überlassen. Die Unterrichtung muss auch weiterhin ausschließlich schriftlich (also mit einer handschriftlich geleisteten Unterschrift des Arbeitgebers oder eines Vertreters) erfolgen, obwohl nach EU-Recht auch die elektronische Form möglich gewesen wäre.

Gleichwohl besteht akuter Handlungsbedarf aufseiten der Arbeitgeber: Falls dies noch nicht geschehen ist, müssen vorhandene Musterarbeitsverträge an die neue Gesetzeslage angepasst werden, zudem sind ggf. be­gleitende Unterrichtungsschreiben zu verfassen, soweit die Unterrichtung – weil nicht notwendiger Vertrags­inhalt oder bei „Nachunterrichtungen“ – nicht direkt im Arbeitsvertrag vorgenommen werden soll. Vor allem auf kleine und mittlere Betriebe und damit wohl auf einen Großteil der Hausverwaltungen, für die keine (anwend­bare) tarifvertragliche Regelung oder Betriebsvereinba­rung (auf die bei vielen der o. g. Unterrichtungspflichten verwiesen werden kann) besteht, dürfte erheblicher ad­ministrativer Aufwand zukommen.