Nicht gegen die Wand sprechen

Die Eigentümerversammlung ist eine der ­wenigen Möglichkeiten für Verwalter, sich vor ihren Kunden zu zeigen und das Geleistete zu präsentieren. Programme wie Power Point bieten eine gute Möglichkeit, dies grafisch ansprechend ­umzusetzen. Doch sie sind kein Allheilmittel.

Wer etwas präsentiert, muss vor allem eines im Blick haben: sein Publikum. Bilder verankern sich deutlich besser im Gedächtnis als Worte. Deshalb kann es sinnvoll sein, den Bericht des Verwalters mit einer Präsentation per Beamer aufzuwerten. Gab es eine aufwendige Sanierung, wird eine größere Maßnahme geplant oder konnte durch einen Anbieterwechsel Geld gespart werden? Dann können Pläne, Bilder und Grafiken in eine Präsentation eingebaut werden. Das macht Eindruck beim Publikum – wenn es richtig gemacht wird.

Der falsche Umgang mit Technik und Folien kann jedoch die Präsentation ruinieren. „Meine erste Beamer-Präsentation ging so richtig in die Hose“, sagt Norbert Schäfer von der NS Hausverwaltung aus Bietigheim. „Alles hatte ich perfekt vorbereitet, aber das Zusammenspiel von Beamer und Laptop im Versammlungsraum hat nicht funktioniert. Nach einer halben Stunde drohte die Versammlung zu verlaufen und ich gab auf.“ Eine angekündigte Präsentation, die nicht stattfindet, ist der größte anzunehmende Unfall.

Eine gute Beamer-Präsentation beginnt mit der richtigen Planung. Der Vortrag sollte fertig gegliedert sein, bevor Sie anfangen, eine PowerPoint-Präsentation zu erstellen. Der übliche Aufbau ist: Titelfolie, Übersicht, Thema, Zusammenfassung und Bewertung. Das allseits beliebte „vielen Dank für die Aufmerksamkeit“ auf dem letzten Chart können Sie sich übrigens sparen.

Vor der Präsentation sollten Sie unbedingt Ihr Equipment testen. Der Umgang mit einem fremden Beamer verlangt mehr Vorbereitung und einen ausführlichen Test. Wenn die Zeit läuft und Sie erst noch Anschlüsse überprüfen oder die Präsentation neu laden müssen, nervt das Ihr Publikum und es beschäftigt sich mit anderen Dingen. In den ersten zehn Minuten ist das Publikum am aufnahmefähigsten. Diese Zeit sollten Sie nutzen. „Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man Präsentationen am besten zu zweit macht. Der eine hält den Vortrag und der andere bedient den Laptop“, sagt Richard Maute vom Stuttgarter Siedlungswerk. „So hat der Vortragende die Hände frei und kann sich ganz auf die Präsentation konzentrieren.“

Weniger ist mehr

Für ihr Publikum ist es wichtig, dass es die Präsentation lesen und verstehen kann. Deshalb gilt: Weniger ist mehr. Die Information auf den Folien sollte kurz und verständlich sein. Überladene Charts will niemand sehen. Maximal sieben Punkte sollten bei einer Aufzählung auf einer Folie stehen. Die PowerPoint-Folien sollen dafür sorgen, dass sich das gesprochene Wort besser im Gedächtnis verankert. Deshalb sollen die Folien nur Stichpunkte und ergänzende Informationen enthalten.

Auch die Schrift spielt eine große Rolle. Wählen Sie eine Schriftart ohne Serifen, das sind die kleinen Füßchen an den Buchstaben, zum Beispiel bei Times New Roman. Solche Schriften lassen sich zwar gedruckt gut lesen, lenken mit ihren Schnörkeln in einer Beamer-Präsentation aber ab. Die Schriftgröße sollten Sie vorher, wenn möglich, testen. Dazu müssen Sie wissen, wie groß das Bild ist und wie weit die letzte Reihe vom Bild entfernt sitzt. Kann man den Inhalt der Folie von dort noch erkennen? Wenn Sie das nicht ausprobieren können, sollten Sie eine Schriftgröße von mindestens 30, besser noch 40 Punkt wählen.

Kein schwarzer Adler

Auch bei der Farbgestaltung ist besonders wichtig: Ist die Schrift gut lesbar? Welche Farbkombinationen Sie wählen ist letztlich zweitrangig. Nur der Kontrast muss stimmen. Der berühmte „schwarze Adler“ hat weder auf schwarzem, braunem noch blauem Grund etwas zu suchen. Ein gelber Hintergrund wird übrigens von vielen Beamern in einem hässlichen braun dargestellt. Wer PowerPoint für sich entdeckt, freut sich oft über die vielen Möglichkeiten des Programms. Aber Vorsicht: Der ­Effekt einfliegender und von Sound begleiteter Überschriften verpufft sehr schnell, wenn er sich auf jeder Seite wiederholt.

Auch wenn Sie manchmal das Gefühl haben, gegen eine Wand zu sprechen, sollten Sie das in einem Vortrag nie tun. Wenn Sie dem Publikum den Rücken zuwenden und mit Ihrem Chart sprechen erschwert das zum einen das Zuhören und beleidigt zum anderen Ihr Publikum. Jedes Chart sollte zwei bis drei Minuten lang gezeigt werden. Damit der Ablauf sitzt, sollten Sie die Präsentation zu Hause im stillen Kämmerlein üben und die Zeit mitlaufen lassen. Richtig eingesetzt hinterlässt eine gute PowerPoint-Präsentation bei Ihren Kunden das Gefühl, dass Sie in guten, professionellen Händen sind. „Meine dritte PowerPoint-Präsentation war die erste, die gut funktioniert hat. Die Reaktion meiner Eigentümer hat mir gezeigt, dass sie beeindruckt waren – ein gutes Gefühl“, sagt Friedel Schneller aus Bad Pyrmont.

Checkliste für Präsentationen

• Technik rechtzeitig vorher testen
• Text groß genug (30 bis 40 Punkt)
• Folien wechseln nach 2 bis 3 Minuten
• Immer ins Publikum ­sprechen
• Blickkontakt suchen
• Folien nicht ablesen
• Nicht im Bild stehen
• Nichts in die Hand nehmen
• Richtiges Sprech­tempo finden
• Sprechpausen machen
• Farben mit hohem Kontrast
• Auf den Folien nur Stichwörter
• Charts einfach gestalten
• Animationen vermeiden
• Unnötige Sound-Effekte vermeiden

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