Nicht nur smart, sondern auch umweltfreundlich - Die Arbeit mit digitalen Verwaltungsunterlagen wirkt sich in mehrfacher Hinsicht positiv auf Unternehmen aus.

Wenn in Verwaltungen seufzend auf die letzten 18 Monate zurückgeblickt wird, dann nicht nur wegen der Pandemie. Die Hälfte der für eine Studie von Techem im Frühjahr 2021 Befragten sah die größte Herausforderung darin, gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Mehraufwand ohne Gegenwert beschert der Zensus 2022. Das modernisierte Wohnungseigentumsrecht zwar nicht, dafür aber Einarbeitung und prozessuale Anpassungen. Kurz: Vieles wird komplizierter.

Anspruchsvolle Themen bringt der Beruf seit jeher mit sich, und die Fähigkeit zum Interessenausgleich ist Teil der Verwalter-DNA. Aber die Komplexität nimmt zu, meint auch Sebastian Schmitt, Senior Manager Digital Processes bei der Haufe Group. „Ich denke nicht nur an Bauvorschriften“, sagt der Digitalisierungsexperte, der sich regelmäßig mit Verwaltern und Verwalterinnen aus der ganzen Republik und dem VDIV austauscht. „Der Strom neuer Pflichten reißt nicht ab. Die Anforderung, CO2 einzusparen, bedeutet für Verwaltungen zusätzliche Verantwortung.“ Vor allem ihre jüngere Klientel wünscht digitale Services, und die Erfüllung hoher Umweltstandards gehört meist auch für sie selbst einfach dazu.

„Vor diesem Hintergrund erscheint es so dringlich wie nie, dass Verwaltungen die Möglichkeiten der Digitalisierung erkennen und nutzen, um Routinen effzienter bewältigen und Kundenerwartungen besser erfüllen zu können“, so Schmitt. Dabei ist tatsächlich Luft nach oben: Laut Techem-Studie sehen 80 Prozent der Befragten deutliche Defizite bei der Effzienz ihrer Verwaltungsprozesse.

Warum Verwaltungs­ unterlagen digitalisieren?
„Die Digitalisierung von Verwaltungsunterlagen schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe“, so Schmitt. „Man hat einen effektiven Hebel für vereinfachte Abläufe und arbeitet gleichzeitig ressourcenschonend.“ Die Aktenverwaltung mit Vorgangsmappen, Papierformularen und Ordnern hingegen ist ebenso umständlich wie kostenintensiv. Gleiches gilt für den Postversand, etwa der jährlichen WEG- oder Nebenkostenabrechnungen: Wie viel Papier wird bedruckt? Wie schlagen Porto und Aushilfen zu Buche, die zur Entlastung der Fachkräfte fürs Kuvertieren engagiert werden? Hinzu kommen die Kosten für Drucker, Kopierer und Zubehör. In Verwaltungen, wo solche Dokumente digital übers Kundenportal verteilt werden, weiß man um das enorme Einsparpotenzial.

Wo Papier herrscht, leidet die Qualität der Zusammenarbeit.

Das Suchen, Nachforschen und Erfragen von Dokumenten gehört zu den Produktivbremsen, die am meisten nerven. DezentraleTeams sind undenkbar, denn auf  die Unterlagen im Büro kann man nur vor Ort zugreifen. Die Einspeisung analoger Informationen aus den Objekten in die EDV ist mühsam und fehleranfällig. Und: Papierakten sind nicht revisionssicher – Wasser oder Feuer im Archiv sind der Super-GAU. Aber es reicht schon, Unterlagen unauffndbar im falschen Ordner abzuheften.

Im digitalen Archiv dagegen geht nichts verloren. Es liegt idealerweise in der Cloud und ist ortsunabhängig und 24/7 erreichbar. Dokumente lassen sich mit einfachen Mitteln sichern, verschlüsseln oder auf einem anderen Server spiegeln. Der größte Vorteil aber ist, dass man ein gesuchtes Dokument schnell findet.

Wie beginnen?
Manche Immobilienverwaltung fängt ganz einfach damit an, Papier zu sparen: Immer mehr Dokumente werden nach und nach gescannt und wie die elektronisch erzeugten in einem Cloudspeicher abgelegt. Niemand mehr muss seine eigene Ablage pflegen, und vor Ort wie auch im Homeoffce haben alle Zugriff auf benötigte Informationen. Ob  Sharepoint von Microsoft, Clouddienst von Amazon oder von anderen Anbietern, den gesetzlichen Vorgaben zur Datenhaltung muss entsprochen werden (gemäß § 146 Abs. 2a Abgabenordnung). Steht der genutzte Server in Deutschland, ist das der Fall.

Die nächste Stufe ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), mit dem Unterlagen digital verwaltet und archiviert werden, Informationen zudem intelligent verknüpft, etwa Objekt, Personen, Eigentümergemeinschaften etc., was das Auffinden enorm erleichtert. Suchmaschinen machen die Recherche bequem. Ist der automatische Datentausch mit dem ERP-System über eine Schnittstelle garantiert, sind die positiven Effekte am größten. Vor der Auswahl und Einführung eines DMS sollte man sich die folgenden Fragen beantworten:

■ Welche Prozesse stehen im Fokus?

■ Wer ist beteiligt?

■ Um welche Dokumente und welche Mengen geht es?
 

■ Welche besonderen Anforderungen bestehen an Archiv, Ablagesystem (branchengerecht?) und Dokumentenformat?

■ Welche Schnittstellen werden benötigt?

■ Welche zusätzlichen Leistungen sind erwünscht?

Angesichts des hohen Aufkommens an Eingangsrechnungen bietet sich ein elektronischer Rechnungseingang an. So werden Rechnungen automatisch eingelesen, verteilt, ihre Prüfung und Freigabe unterstützt. Bei der Digitalisierung der vorhandenen Akten helfen spezialisierte Dienstleister. Hier ist zu entscheiden, welche Unterlagen häufig gebraucht werden, wo das Einscannen nicht mehr lohnt und die Papierform gesetzlich verlangt ist.

Alles wird leichter.
Um durchgängig und nachhaltig möglichst papierlos zu arbeiten, bedarf es einer entsprechenden IT-Struktur“, sagt Sebastian Schmitt. Eine Plattform verbundener Lösungen, die dafür sorgt, dass alle Dokumente und Informationen digital erzeugt und an alle Beteiligten verteilt werden, die digitale Informationen aus den Objekten und von Dritten aufnimmt und weiterverarbeitet.“ So lassen sich Vorgänge wie Wohnungsabnahmen oder Schadensmeldungen effzient abwickeln oder auch die Verbrauchsabrechnung, wo Papier ohnehin keine Zukunft mehr hat, denn die EED sieht fernauslesbare Zähler vor. In einer solchen Verwaltung steuert das Personal alles auf einfache Weise, man sollte aber niemanden überfordern. Schmitt rät dazu, Prozesse am besten schrittweise zu verändern. „Wer weg will von Excel und Vorgangsmappen, kann mit einer modernen Verwaltungssoftware und einem digitalen Archiv viel erreichen. Hat man beides bereits, wäre über die Anbindung der Messdienstleister, ein digitales Kundenportal oder eine Handwerkerplattform nachzudenken.“ Das Ende der Zettelwirtschaft In der digitalen Verwaltung haben lange Regalreihen ebenso ausgedient wie Berge gestapelter Papiere. Dafür entsteht eine ästhetisch ansprechende, luftige Arbeitsumgebung, die Motivation und Konzentration fördert. Achtet man dann noch auf eine „grüne“ IT, etwa bei den Rechnern, hat man viel für die Umwelt getan. Auf ein Erfolgskriterium weist Schmitt zum Schluss noch hin: „Die Einstellung der Belegschaft ist entscheidend. Wer aus Gewohnheit oder zur Sicherheit Dokumente oder E-Mails weiterhin ausdruckt, handelt weder effektiv noch umweltfreundlich. Man kann das Gewissen der Betreffenden anstupsen. Man kann aber auch das ganze Team ins Boot holen und gemeinsam die Vision einer klimafreundlichen Verwaltung entwickeln, in der die Arbeit leicht von der Hand geht.“

Die Vorteile digitaler Verwaltungs unterlagen
1. Alles ist sofort zur Hand.
2. Dokumente sind mobil abrufbar.
3. „Grüne“ IT schont die Ressourcen.
4. Teams arbeiten effektiver.
5. Die Archivierung ist revisionssicher.
6. Der Kundenservice ist modern.
7. Es entsteht eine freundliche Arbeitsatmosphäre.