Noch immer ein Mysterium?

Auch drei Jahre nach der Reform des Wohnungseigentumsrechtes sollten Verwaltungen die Zweckbindung von Geldmitteln beherzigen – auch in der Jahresabrechnung.

Die Zweckbindung von Geldmitteln in Eigen­tümergemeinschaften entsteht durch Beschluss des Wirtschaftsplans und der darin enthaltenen Vorschüsse zu Kostentragung, Erhaltungs- und weiteren Rücklagen sowie Sonderumlagen. Laienhaft erklärt, darf das von der Verwaltung für die Wohnungseigentümer treuhänderisch verwaltete Geld nur zu dem Zweck verwendet werden, dem es durch Beschluss gewidmet wurde. Gegenstand des Beschlusses ist nicht das „Zahlenwerk“ des Wirtschaftsplans, sondern es sind lediglich die Vorschüsse selbst (vgl. BR-Drs. 168/20, 85).

Die Zweckbindung zur Kostentragung betrifft allerdings nicht einzelne Kostenpositionen, sondern die Bewirtschaftungskosten insgesamt. Es muss also nicht nachgehalten und mit dem Wirtschaftsplan abgeglichen werden, welche Ausgabe sich nun auf die Aufzugreparatur oder die Gartenpflege bezieht. Genauso ist eine Kostensteigerung oder Ersparnis bei der einen oder anderen Position irrelevant und betrifft die Zweck­bindung nicht. 

Relevant ist die Zweckbindung in praktischer Hinsicht insbesondere in Bezug auf die Erhaltungsrücklage. Gerade diese darf nicht ohne Beschluss zur Finanzierung der Bewirtschaftungskosten herangezogen werden. Die Erhaltungsrücklage darf, wie nun auch aus der gesetzlich festgeschriebenen Terminologie ersichtlich, vor allem für Erhaltungsmaßnahmen verwendet werden (vgl. grundlegend zum Rückgriff OLG München, NJW 2008, 1679). Eine Verwendung für andere Zwecke, etwa bauliche Veränderungen oder zur Abdeckung von Rückständen der Vorschusszahlungen, ist ohne Beschluss rechtlich nicht zulässig.

Was das WEMoG geändert hat

Das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG), das zum Dezember 2020 in Kraft trat, hat die grundsätzliche Struktur der Zweckbindung nicht verändert.

Neuen Einzug in den Gesetzeswortlaut hat die klare Trennung der Vorschüsse nach Zweck gehalten und dadurch logischerweise auch die Trennung der Beschlüsse über die Vorschüsse. Hier sollten Verwaltungen also künftig im Beschlusstext darauf achten, die Vorschusszahlungen für einzelne Zwecke auch einzeln zu beschließen. Die Fälligkeit der Vorschusszahlungen wird weiterhin mit dem Beschluss bestimmt und tritt bei Ausbleiben eines solchen Beschlusses sofort ein.

Umwidmung von Geldmitteln

Grundsätzlich können zweck­gebundene Geldmittel, z. B. solche aus der Erhaltungs­rücklage, durch Beschluss umgewidmet werden. Dies kann dann dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen, wenn die Erhaltungsrücklage nach der Umwidmung eine angemessene Höhe nicht unterschreitet (vgl. OLG München NJW 2008, 1679; OLG Saarbrücken NJW-RR 2000, 87; s. a. LG Frankfurt a. M. IMR 2014, 389).

Ob eine Umwidmung auch ordnungsgemäß ist, wenn die geplante bzw. angemessene Höhe der Erhaltungsrücklage unterschritten und nur eine sog. „eiserne Reserve“ bleiben würde, wird nach herrschender Meinung und in der Recht­sprechung nicht einheitlich beantwortet (zustimmend: z. B. LG Frankfurt a. M. IMR 2014, 389; LG Köln ZWE 2012, 279).

In der Praxis sollten sich Verwaltungen daher daran halten, dass eine Umwidmung grundsätzlich nicht zur Unter­schreitung der vorgesehenen und damit angemessenen Rücklagenhöhe führt, was eine genaue Prüfung und Abwägung im Einzelfall erfordert.

Tipps für die Praxis

Festzustellen ist, dass der Gesetzgeber an der Zweck­bindung der Geldmittel festhält und deren Wichtigkeit mit der Einführung der einzelnen Vorschüsse noch unter­streicht. In der Praxis ist die Zweckbindung vorhandener Geldmittel oft wenig transparent und damit problema­tisch. Wie erwähnt, entsteht die Zweckbindung durch Beschluss über die Vorschüsse. Dabei kommt es nicht darauf an, auf welchen Konten die Geldmittel verwaltet werden. Insbesondere entsteht die Zweckbindung nicht durch die Anlage des Geldes auf unterschiedlichen Bankkonten (Giro- und Anlagekonten). Die Art der Anlage oder Verwahrung des Geldes ist vielmehr völlig irrelevant. Die vom Gesetz geforderte Transparenz, welcher Cent wofür verwendet werden darf, kann daher nicht über die Trennung von Bankkonten geschaffen werden, sondern muss in der Buchhaltung abgebildet werden.

In den aktuell verfügbaren Software-Lösungen ist eine Zuweisung des Geldvermögens zum entsprechenden Zweck allerdings nicht möglich. Um den tatsächlichen Vermögensstand transparent darzustellen und die Liquidität für jeden Zweck auf den Cent genau auszu­weisen, müssen Verwaltungen bisher eine Nebenbuchhaltung führen. Das ist aufwändig und findet daher praktisch kaum statt oder nur anlassbezogen. Ein solches Vorgehen entspricht aber gerade nicht der gesetzlichen Anforderung, dass Eigentümer jederzeit einen transparenten Einblick in den Vermögensstand der Rücklage(n) ihrer Wohnungseigen-tümergemeinschaft haben.

Verwaltungen, die gegen die Zweckbindung verstoßen, Mittel also zweckentfremden, machen sich selbst erheblich angreifbar. Entnahmen sind grundsätzlich nur über einen Beschluss der Eigentümer zu rechtfertigen, wobei die Möglichkeit eines Vorratsbeschlusses besteht. Dieser muss allerdings hinreichend bestimmt sein, um nicht anfechtbar zu sein. Ein generell formulierter Beschluss, bei jeglichen Engpässen Geld aus der Erhaltungsrücklage zur Zwischenfinanzierung verwenden zu können, ist nicht ordnungsgemäß. Allerdings können solche zweckent­fremdeten Entnahmen nachträglich durch die Eigentümer genehmigt werden.