Not macht erfinderisch - Erfahrungen mit der digitalisierten Wohnungsübergabe über ein eigens entwickeltes Tool

Eine Wohnungs- oder Hausübergabe mit ordentlichem Protokoll ist das A und O, um spätere Konflikte zwischen Vermietern und Mietern zu vermeiden. Waren bei der Wohnungsübergabe zum Einzug noch alle Parteien glücklich, kommt es beim Auszug nicht selten zu Unstimmigkeiten. Ein ausführliches, detailliertes Übergabeprotokoll ist dann goldwert. Alle Beteiligten haben es seinerzeit geprüft und eigenhändig unterschrieben. Das erspart so manche Diskussion. Schnell ausgefertigt und mühelos zur Hand sind diese wertvollen Dokumente als digitale Übergabeprotokolle. Wir haben ein unternehmenseigenes Tool entwickelt. Auf Basis der Erfahrung damit raten wir: Trauen Sie Ihren Mandanten ruhig etwas zu! Selbst die ältere Generation weiß digitale Post schätzen.

Wir sind in unserer Region bereits seit Jahren als Makler tätig und vermitteln im Schnitt 100 bis 150 Objekte jährlich an Käufer und Mieter. Nicht zuletzt wegen dieser Doppelfunktion als Verwalter und Makler setzen wir uns seit Langem mit der effizienteren Gestaltung von Prozessen auseinander, und es hat sich gezeigt: Komfortable Datenerfassung, sichere digitale Ablage plus Online-Versand auf Knopfdruck, das funktioniert nicht nur für Versammlungsprotokolle in Eigentümergemeinschaften, sondern auch bei Übergabeprotokollen – mit der richtigen Software.

Der Weg zur eigenen Lösung
Anfangs gab es dafür nur wenige Lösungen auf dem Markt. Wir haben uns seither laufend informiert, über Anbieter, Apps, PC-Software und andere Lösungen. Wir suchten ein Tool, um nicht nur die Übergabe, sondern den ganzen Vermietungs- und Verkaufsprozess zu digitalisieren. Daten- und Bediensicherheit spielten dabei eine ebenso große Rolle wie der Nutzerkomfort und die Möglichkeit, Prozesse und Datensätze zu verknüpfen. Fündig wurden wir damals nicht. Heute gibt es u. a. Cloud-basierte Apps, die weder teuer noch kompliziert sind. Trotzdem sind wir bei unserem eigenen Tool geblieben.

Da wir Verwalter und auch Makler sind, benötigten wir ein Tool, das für beide Bereiche einsetzbar ist. Darum haben wir in Zusammenarbeit mit einem IT-Experten eine noch erweiterbare Lösung für unser Unternehmen entwickelt. In unserem selbst entworfenen digitalen Übergabeprotokoll wird man anhand einer Checkliste mit Pflichtfeldern Punkt für Punkt durch die Übergabe geleitet, was das Fehlerrisiko minimiert.

Die Stammdaten der Eigentümer sind inklusive Wohn-, Objekt­adresse und Wohnungsnummer hier ebenso hinterlegt wie die Kontaktdaten des neuen Mieters, Name und neue Adresse des ausziehenden Mieters und das Datum des Ein- und Auszugs. Auch der Ansprechpartner bei der Hausverwaltung wird natürlich dokumentiert. Hinzu kommen Zählerstände und -nummern sowie weitere relevante Daten, etwa Mülltonnennummern etc.

Mehrfache Datennutzbarkeit
Jeder Raum einer Immobilie kann detailliert erfasst werden. Besonderheiten und Schäden können wir schon bei Besichtigungen aufnehmen, um sie später im Übergabeprotokoll nicht zu vergessen. Fotos zur Dokumentation des Zustands und etwaiger Schäden bekommen einen digitalen Zeitstempel und werden dem jeweiligen Raum und Mangel der Mietsache zugeordnet. So ist sichergestellt, dass das Bild- und Datenmaterial zweifelsfrei dem Übergabezeitpunkt entspricht.

Seit einiger Zeit sind wir komplett auf die digitale Form des Übergabeprotokolls umgestiegen: auf dem Tablet ausgefüllt, von den beteiligten Mandanten geprüft, per Touchpen vor Ort unterzeichnet und direkt an sie versandt – in Echtzeit, was unseren Vermietern und Mietern gefällt. Sie entscheiden selbst, ob sie das Dokument auf dem Rechner abspeichern oder als Ausdruck ablegen. Geht es verloren, gibt es einfach auf Knopfdruck Ersatz. Den von uns in der WEG- bzw. Sondereigentumsverwaltung betreuten Kunden hinterlegen wir das Protokoll zusätzlich noch passwortgeschützt im Kundenportal, wo sie auch gleich für den Wärmedienstleister und die gesplittete Heizkostenabrechnung bereitstehen.

Der Einsatzbereich erweitert sich.
Während des jahrelangen intensiven Feilens an unserem Tool haben wir Fort- und Rückschritte erlebt, auch Lehrgeld zahlen müssen. Mal gingen Zählerstände oder andere Daten verloren, mal wurden die Unterschriften nicht gespeichert, sodass wir die Mandanten – peinlich berührt – erneut um Unterzeichnung bitten mussten. Innovationen müssen nun einmal ganz neu gedacht werden. Inzwischen profitieren wir von diesem reibungslos funktionierenden Datenerfassungs- und -verwaltungssystem, das unseren Mandanten und Mitarbeitern Komfort, Transparenz und Effizienz bietet. Der Aufwand der letzten Jahre zahlt sich damit aus. Sogar das erste Kennenlernen von Vermietern oder Verkäufern und Interessenten verlegen wir seit einiger Zeit erfolgreich in den virtuellen Raum. Dazu kommen weitere digitalisierte Steps der Immobilienvermittlung, etwa die Fünf-Punkte-Bonitätsprüfung, die digitale Wohnungsbesichtigung und die Zusendung des Kaufvertragsentwurfs bzw. des Entwurfs für den Mietvertrag an die Eigentümer.

Eine gute Gelegenheit, ein wenig zu träumen und in die Zukunft zu schauen: Wie schön wäre es für uns Verwalter, wenn es in naher Zukunft ein Tool gäbe, mit dem unsere Hausmeister und Ableser jährlich die Zählerstände für Strom, Gas und Wasser selbsttätig und direkt als Protokoll an die Versorgungsunternehmen senden könnten? Smart Metering lässt ­hoffen.

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