Nur fürs Protokoll

So wird die Niederschrift der Eigentümerversammlung rechtssicher und effizient.

Die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse sind nach § 24 (6) WEG schriftlich niederzulegen. Dies ist in der Regel aufgrund entsprechender vertraglicher Vereinbarungen Aufgabe des Verwalters.

Ins Protokoll ist Folgendes aufzunehmen: Bezeichnung der Eigentümergemeinschaft, Datum, Ort, Beginn und Ende der Versammlung, die anwesenden bzw. vertretenden Stimmberechtigten (ggf. mit Verweis auf die Anwesenheitsliste), Teilnehmer der Verwaltung, evtl. anwesende Gäste (meist Berater der Gemeinschaft wie z. B. Architekten oder andere Fachleute).

Für die gesetzmäßige Protokollierung der Beschlüsse gibt es verschiedene Möglichkeiten: Reine „Ergebnisprotokolle“ beschränken sich allein darauf, sind demnach kurz, knapp und am wenigsten arbeitsintensiv. Sehr ausführliche „Verlaufs­protokolle“ hingegen geben jede Wortmeldung exakt wieder, was weder vom Arbeitsaufwand, noch für den Leser zumutbar ist. In der Praxis hat sich daher das „erweiterte Ergebnisprotokoll“ bewährt. Neben den Beschlüssen enthält es auch die wichtigsten Argumente rund um den Beschlussgegenstand und für die Entscheidungsfindung. So erklärt sich vieles von selbst, und Rückfragen nicht anwesender Eigentümer erübrigen sich.

Bei der Niederschrift ist der Beschlusswortlaut exakt festzuhalten, dazu jeweils das Abstimmungsergebnis. Da ein Beschluss erst mit seiner Verkündung wirksam wird, empfiehlt es sich, zu Beweiszwecken auch diese ausdrücklich festzuhalten.

Alle Personen, die die Niederschrift zu unterzeichnen haben, sollten gleich zu Versammlungsbeginn benannt und ebenfalls im Protokoll aufgenommen werden. Dies sind in der Regel der Vorsitzende der Versammlung, ein Wohnungseigentümer sowie ggf. der anwesende Beiratsvorsitzende oder sein Stellvertreter.

Noch immer ist es Gang und Gäbe, lediglich mit Tagesordnung und Notizblock das Protokoll der Versammlung stichpunktartig aufzunehmen. Die Erstellung der Reinschrift, der Versand an die Unterzeichnenden zu Prüfung und Unterschrift sowie ihre Rücksendung nimmt erfahrungsgemäß viel Zeit in Anspruch. Im Zweifel macht man sich als Verwalter wegen verspäteter Erstellung der Niederschrift unbeliebt.

Deutlich effizienter ist es, das Protokoll bereits vor der Versammlung zu erstellen und in ihrem Verlauf lediglich wichtige Argumente und Ergebnisse hinzuzufügen. Dies ist insofern möglich, als sich die meisten Beschlüsse ja regelmäßig wiederholen. So ist – per Notebook oder handschriftlich niedergelegt – eines sichergestellt: Das Protokoll liegt unmittelbar nach der Versammlung zur Unterschrift für die Zeichnenden vor, was auch die Prüfung vereinfacht, weil der Verlauf der Versammlung noch präsent ist. Den Verwalter versetzt dies in die Lage, das Protokoll schon am folgenden Arbeitstag zur Einsicht bereit zu stellen oder an die Eigentümer zu versenden – was in diesem Tempo als professioneller, kundenfreundlicher Service wahrgenommen wird, dem „nur“ noch eines zu folgen hat: die zügige Umsetzung gefasster Beschlüsse.

Ein Musterprotokoll für die Eigentümerversammlung ist im Internet unter www.ddiv.de als PDF zum Download verfügbar.