Objektübergaben vereinfachen

Wer die Archivierung von Daten standardisiert und einheitliche Strukturen schafft, hat’s später leichter

Viele Verwalter haben die tollsten Objektüber­gaben erlebt, in der Vergangenheit natürlich im Wesentlichen mit einem Berg an Papier. Manch sparsamer Verwalter hat alle Unterlagen in bil­ligste Kartonkisten umgepackt, um sich teure Leitz-Ord-ner zu sparen.

Mit dem Voranschreiten der Digitalisierung kommt zum Papier die digitale Akte noch hinzu. Damit ist die Verwirrung komplett, weil es nun gilt, die intelligente Ablagestruktur des Vorverwalters für analoge und digitale Dokumente zu entschlüsseln. Immer mehr Verwaltungen gehen richtigerweise den Weg der Digi­talisierung, haben aber keinen geeigneten Prozess, um digital angelegte Akten praktikabel und strukturiert zu übertragen.

Vielen Programmen fehlen Standards

Eine Lösung für das schon immer bestehende Problem bei der standardisierten Objektdaten-Übertragung von einem Buchhaltungssystem in ein anderes hat sich bis heute in der Verwalterbranche nicht gefunden. Selbst wenn zwei Verwaltungen dasselbe Programm verwenden, können die Buchhaltungs- und Abrechnungsdaten oft nicht einfach übertragen werden.

Kundeninteressen berücksichtigen

Eine der größten Schwie­rigkeiten bei der Übergabe von digitalen Objektdaten ist, dass die Interessen der Kunden häufig wenig Berücksichtigung finden. Der abgebende Verwalter hat seinen Eigentümern und Mietern möglicher­weise sämtliche einheitsbezogenen Daten wie Abrechnungen und Wirtschaftspläne online bereitgestellt, und seine Kunden haben sich daran gewöhnt, jederzeit darüber zu verfügen und ggf. auch selbst Daten einzupflegen. Gehen diese dann verloren, sorgt das für Unmut – und außer der Hoffnung auf den neuen, bes­seren Verwalter bleibt Kunden plötzlich die Einsicht, dass sie künftig keinen 24/7-Zugriff auf ihre Daten mehr haben.

Standardisierte Portale als Lösung

Der Schlüssel zu einfachen digitalen Objektübergaben ist eine hohe Standardisierung. Sie beginnt für alle Beteiligten mit einer einheitlichen Datenstruktur. Nur so können später Daten zwischen Verwaltungen ausgetauscht werden. Eine solche Vereinheitlichung erfordert fachliches Know-how und viel Disziplin bei der Software-Konzeption, aber auch bei der Datenpflege durch die Verwaltung. In mancher Ver­waltung ist man nicht gerade glücklich darüber, wenn zu Beginn Prozesse bzw. eine bestehende Datenstruktur an das System anzupassen sind. Der Vorteil einer vorkonfigurierten Lösung erschließt sich nicht gleich und wird als unflexibel wahrgenommen. Hier hilft ein Zitat des Dalai Lama: „Öffne der Veränderung deine Arme.“ Der Vorteil zeigt sich später in einer für alle Beteiligten gleichen Systemumgebung, die eine denkbar einfache Objektübergabe ermöglicht.

In den letzten Jahren haben sich beispielsweise die Objekt­übertragungen über die Online-Plattform etg24 jedes Jahr verdoppelt. Insbesondere Eigentümer und Mieter finden sich sofort zurecht und stehen der neuen Verwaltung direkt positiver gegenüber.

Mit der Digitalisierung, der zunehmenden Vernetzung und interaktiven Online-Prozessen wächst die Bedeutung cloud-basierter Online-Portale, die eben nicht nur unliebsame Anhängsel auf veraltete Lösungen sind. Auch wenn der Mensch ein Gewohnheitstier ist, es lohnt sich, die Komfort­zone zu verlassen, Prozesse neu zu denken und zukunfts­orientierte Software-Lösungen zu integrieren.