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Die WEG-Jahresabrechnung zwischen ordnungsgemäßer Erstellung und kundenfreundlicher Gestaltung – ein Spagat, der zu meistern ist.

Dieser Beitrag befasst sich nicht – wie man vermuten könnte – mit fehlerhaften Abrechnungen, die Kunden naturgemäß nicht erfreuen. Nein, es geht um ihre Gestaltung und um die Beobachtung, dass eine an den Anforderungen der Rechtsprechung orientierte Jahresabrechnung oft nicht gerade als kundenfreundlich empfunden wird.

Was die Rechtsprechung fordert

Der BGH urteilt regelmäßig zur Jahresabrechnung: „Sie muss für einen Wohnungseigentümer auch ohne Hinzuziehung fachlicher Unterstützung verständlich sein.“ Gleichzeitig formuliert er, welche Anforderungen inhaltlich zu erfüllen sind: Der Verwalter habe eine Jahresabrechnung vorzulegen, die neben einer geordneten und übersichtlichen reinen Einnahmen- und Ausgabenabrechnung auch Angaben über die Höhe der gebildeten Rücklagen enthält, und die, anders als der Wirtschaftsplan, nicht die geschuldeten Zahlungen und die vorgesehenen Ausgaben, sondern die tatsächlichen Einnahmen und Kosten ausweist. Die Jahresabrechnung müsse, so der BGH ­weiter, die ­Wohnungseigentümer in die Lage versetzen, die Vermögenslage der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) zu erfassen und auf ihre Plausibilität hin zu überprüfen. Die ­Eigentümer müssten nachvollziehen können, was mit den eingezahlten Mitteln geschehen ist, insbesondere, ob sie entsprechend den Vorgaben des Wirtschaftsplans eingesetzt worden sind. Und schließlich: Die Jahresabrechnung sei nicht zuletzt (!) die Grundlage für die Festlegung der endgültigen Höhe der Beiträge (BGH, Urteil v. 10.10.2014, V ZR 271/12, Rn. 6).

Und das ist der Punkt: „Nicht zuletzt“, aber eben nur unter anderem ist die Einzelabrechnung Gegenstand der Jahresabrechnung. Die Jahresabrechnung muss viel mehr leisten als die klassische Ein-Blatt-Einzelabrechnung: Sie ist eine Abrechnung gegenüber der WEG, nicht (nur) für den Einzeleigentümer. Dessen Einzelabrechnung ist aus der Gesamtabrechnung, und damit erst im zweiten Schritt, abzuleiten, wobei die Unterschiede zwischen Gesamt- und Einzelabrechnung zu erläutern sind (BGH, Urteil v. 17.2.2012, V ZR 251/10, Rn. 16).

Was Kunden erwarten

Als eigentliche Kunden des Verwalters fühlen sich die einzelnen Wohnungseigentümer – nicht der (teil-) rechtsfähige ­Verband. Schließlich stimmen sie über die Jahresabrechnung, die Entlastung des Verwalters und seine Bestellung ab. Sie haben dabei nur eingeschränkt die Vorstellung, dass der Verwalter die Geschäfte der WEG führt und darüber Rechenschaft abzulegen hat. Jedenfalls aber fokussiert sich ihr Interesse an der Jahresabrechnung auf das Ergebnis ihrer individuellen Einzelabrechnung: Was muss ich noch zahlen, was bekomme ich zurück? Ist die Abrechnung „verursachergerecht“ oder muss ich für andere mitbezahlen?

Was die Abrechnung leisten muss

Nach dem Finanzsystem des Wohnungseigentumsgesetzes und dessen Interpretation durch den BGH ist die Jahresabrechnung zunächst eine Rechnungslegung gegenüber dem Verband: In ihr sind alle Einnahmen und Ausgaben darzustellen und die Verwendung der Mittel für die WEG zu beweisen. Mit ihr ist die Vermögenslage der WEG zu ermitteln, um zu klären, welche künftigen Finanzmittel sie benötigt. Zudem korrigiert sie den Wirtschaftsplan und dient der Neufestsetzung der Vorschüsse (BGH, Urteil v. 1.6.2102, V ZR 171/11, Rn. 23). Die dafür zu erhebenden Beitragsleistungen der Eigentümer orientieren sich am aktuellen Finanzbedarf des Verbandes; maßgeblich für jede Beitragsverpflichtung ist allein der Zeitpunkt des Umlagebeschlusses (Fälligkeitstheorie).

Die insoweit erforderliche Gesamtabrechnung und Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrückstellung gemäß den einleitend geschilderten Vorgaben des BGH erscheint vielen Eigentümern fremd und überflüssig. Gleichwohl darf sie nicht fehlen. Diese Angaben müssen in der Abrechnung für jeden Einzeleigentümer so enthalten sein, dass er mit ihnen eine Schlüssigkeitsprüfung der Jahresabrechnung vornehmen kann.

Der Aufbau der VNWI-Musterabrechnung

Die Musterabrechnung des VNWI stellt die „Gesamtdarstellung der Einnahmen und Ausgaben“ nebst Ableitung der verteilungsrelevanten Beträge konsequent an den Anfang der Abrechnung, bevor sie in der Einzelabrechnung verteilt werden. Sie umfasst auch eine Übersicht der Abrechnungsergebnisse aller Wohnungen, eine vergleichende Darstellung der beschlossenen und tatsächlich geleisteten Zahlungen auf die Instandhaltungsrückstellung und bildet mit dem Vermögensstatus als festen Bestanteil auch die Vermögenssituation ab. Sie erfüllt damit die geforderten Voraussetzungen – und füllt viele Seiten.
 
Zur Befriedigung des Hauptinteresses der Kunden wird der eigentlichen Jahresabrechnung aber ein Schreiben vorangestellt, das die Ergebnisse zusammenfasst und den Einzeleigentümer „in Prosa“ nicht nur über die Abrechnungssumme und die Abrechnungsspitze, sondern auch über seinen persönlichen Abrechnungssaldo informiert, also die brennende Frage beantwortet: Was muss ich persönlich noch zahlen oder was bekomme ich zurück?

Neu: VNWI-Musterabrechnung 2.0

Der VNWI hat nun seine Musterabrechnung überarbeitet und die Neufassung im November zum „VNWI-Tag der WEG-Jahresabrechnung“ vor über 300 Teilnehmern vorgestellt. Die VNWI-Musterabrechnung 2.0 behält den beschriebenen Aufbau bei – und verkürzt die nachfolgende Jahresabrechnung erheblich. In der Präsentation wurde sie wegen der nun sehr kompakten Zusammenfassung von Gesamt- und Einzelabrechnung als „eierlegende Wollmilchsau“ bezeichnet. Ausgehend vom Anfangsbestand der Konten per Jahresbeginn werden, in einer für die Ableitung der Einzelabrechnung sinnvollen Gliederung, alle im Abrechnungsjahr getätigten Einnahmen addiert, die Ausgaben subtrahiert – so wird der Endbestand der Konten zum Jahresende nachvollziehbar dargestellt. Parallel werden auf dem gleichen Blatt in nachfolgenden Spalten die verteilungsrelevanten Beträge ermittelt, dem Wirtschaftsplan gegenübergestellt – und direkt nach geltendem Verteilungsschlüssel auf den jeweiligen Einzeleigentümer verteilt. Die ­Einzelabrechnung ist also bereits integriert.

Diese sehr komprimierte Darstellung verdeutlicht die Zusammenhänge und dient der Schlüssigkeitsprüfung, ist aber ungewohnt und wird daher vielleicht nicht als kundenfreundlich empfunden. Dem Verwalter bleibt es unbenommen, diese kompakte Darstellung wieder aufzulösen und die Einzelabrechnung wie gewohnt gesondert zu erstellen, oder neben diesem „Pflichtteil“ eine besonders frei gestaltete und damit kundenfreundliche Einzelabrechnung zu verwenden.

Die Instandhaltungsrückstellung im Fokus

Ein zweiter Schwerpunkt der Musterabrechnung 2.0 ist die geänderte Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrückstellung: Sie wurde verkürzt und weist die „verfügbare Instandhaltungsrückstellung“ aus.

Die Verfügbarkeit der Instandhaltungsrückstellung wird bekanntlich nicht nur durch Rückstände von Eigentümern auf die Beitragsverpflichtung zur Instandhaltungsrückstellung gemindert, sondern ebenso durch Rückstände auf die Bewirtschaftungskosten. Auch jede Überschreitung des Wirtschaftsplans (Abrechnungsspitze) wird – bis zur Verabschiedung der Jahresabrechnung und bis zum Ausgleich ihrer Abrechnungsspitze – praktisch durch Rückgriff auf die Instandhaltungsrückstellung finanziert, und zwar völlig unabhängig davon, ob eine Beschlussfassung über solche Anleihen vorliegt oder nicht. Damit besteht das dringende Erfordernis, nicht nur die tatsächlich geleisteten Zuführungen und beschlossenen Entnahmen, sondern auch alle tatsächlichen Entnahmen auszuweisen.

Nur diese Form der Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrückstellung informiert, auch ohne den vom BGH als nicht notwendig erachteten Vermögensstatus, über die Differenz zwischen beschlossener Instandhaltungsrückstellung und den verfügbaren Mitteln und versetzt die Eigentümer damit in die Lage, sachdienliche Beschlüsse zu fassen, z. B. zur Beitreibung von Rückständen oder zur Erhebung von Sonderumlagen. Es entsteht in konsequenter Umsetzung der Intention der BGH-Entscheidung „44/09“ ein „Monitoring“ der finanziellen Situation der Eigentümergemeinschaft, das für Verwalter und Eigentümer gleichsam hilfreich ist.

TIPP:
Die Musterabrechnung 2.0 des VNWI wird – wie die nach wie vor erhältliche Erstfassung – in einem vom DDIV präsentierten Sonderheft der ZMR Zeitschrift für Miet- und Raumrecht veröffentlicht, voraussichtlich im Frühjahr 2017.

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