Praxistipps rund um die Eigentümerversammlung

Stehen Sie schon in den Startlöchern zur Versammlungssaison? So machen Sie alles richtig.

1. Der richtige Zeitpunkt

Eigentümerversammlungen dürfen nicht zur „Unzeit“ stattfinden, also an Arbeitstagen nicht vormittags oder am frühen Nachmittag. Nach neuerer Rechtsprechung ist ein Beginn um 16:00 Uhr zulässig, 15:00 Uhr jedoch nicht. Als unzulässig gelten auch Termine in den allgemeinen Ferienzeiten, die für Ferienwohnanlagen wiederum ideal sein können. Hier besteht ein Ermessensspielraum, was üblich und den jeweiligen Eigentümern zumutbar ist. Je nach WEG-Struktur lässt sich hier eine passende ­Regelung ­treffen.

Für Verwalter und ihre Mitarbeiter hingegen ist der Abend meist eine „Unzeit“. Hier sollte man Anstoß zum Umdenken geben: Auch für seine Eigentumswohnung muss man sich Zeit nehmen! Arzt- und Werkstatttermine fallen genauso oft in die Arbeitszeit. Laut Branchenbarometer tun sich kleinere WEG schwer, eine professionelle Verwaltung zu finden. Für Verwalter wären sie bei entsprechender Vergütung schon ­attraktiver – insbesondere wenn zudem die Versammlungen zu Geschäftszeiten stattfinden.

2. Der richtige Ort

Die Versammlung findet in aller Regel am Ort der Wohnanlage statt, nicht unbedingt innerhalb der politischen Gemeinde, aber mit räumlichem Bezug zu ihr, sodass er für Eigentümer gut erreichbar ist. Der Versammlungsraum muss abgeschlossen sein, um die Nichtöffentlichkeit zu gewährleisten. Dazu eignen sich Nebenräume in Gaststätten oder Gemeindezentren, aber auch Gemeinschaftsräume der WEG, sofern sie ein angemessenes Ambiente bieten. Idealerweise hat die Verwaltung eigene Räumlichkeiten, was Anfahrtszeiten spart, die Zusammenstellung von Unterlagen vereinfacht – und Gelegenheit bietet für die Unternehmenspräsentation.

3. Die Tagesordnung

Laut BGH muss die Einladung zur Versammlung so gestaltet sein, dass sie Wohnungs­eigentümer angemessen auf die Erörterung der Tagesordnungspunkte vorbereitet (Urteil vom 1.4.2011, V ZR 96/10). Folgende Gliederung ist ratsam:

• Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
• Bericht der Verwaltung zur Wohnanlage
• Genehmigung der Abrechnung 2017
• Entlastung der Verwaltung und des Verwaltungsbeirates
• Genehmigung des Wirtschaftsplanes 2018
• Sondertagesordnungspunkt

Wichtig: der „Bericht der Verwaltung“. Eine gute Gelegenheit, das, was Eigentümer sonst gar nicht sehen, detailliert darzustellen: das eigene Tun. Wie sonst sollte man weiterempfohlen werden? Eigentümer sind gute Multiplikatoren, also muss man sie überzeugen. Das alles kurz, bündig und klar strukturiert – dann klappt das auch mit dem Marketing.

Der Sondertagesordnungspunkt widmet sich einem allgemeinen, aktuell anstehenden Thema, Vorschläge finden Sie auf den folgenden Seiten.

4. Die richtige Formulierung

Tagesordnungspunkte sollten verständlich formuliert sein und den Eigentümern das zu behandelnde Thema vermitteln. Beispiel: Änderung eines Kostenverteilerschlüssels. Ist hierüber zu beschließen, muss die beabsichtigte Änderung nach § 23 Abs. 2 WEG angekündigt werden (BGH, 9.7.2010, V ZR 202/09). Eine Erwähnung beim Punkt Wirtschaftsplan ist nicht ausreichend. Es bedarf eines eigenen Tagesordnungspunktes, in dem nach Möglichkeit auch angegeben wird, welche Position auf welchen Schlüssel geändert werden soll, damit die Auswirkung auf die jeweiligen Wohneinheiten erkennbar ist.

Achtung! Die unbestimmte Bezeichnung eines Beschlussgegenstandes und die hiervon nicht gedeckte angefochtene Beschlussfassung stellt einen Veranlagungstatbestand i. S. v. § 49 II WEG dar (LG Nürnberg-Fürth, 17.2.2011, 14 T 359/11). Der Klassiker: eine Beschlussfassung im letzten Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ oder „Hinweise und Anregungen“, der völlig unbestimmt und daher für eine Beschluss­fassung nicht geeignet ist.

5. Hinreichende Information

Insbesondere für Beschlussfassungen zu ­Instandhaltungsmaßnahmen ist es erforderlich, den voraussichtlichen Kostenrahmen zu benennen und die Finanzierungsvarianten aufzuzeigen. Hier sind beigefügte Anlagen und weitere Erläuterungen oft hilfreich.

6. Eventual­einberufung

Wenn eine Eigentümerversammlung nicht beschlussfähig ist, ist nach § 25 Abs. 4 WEG eine neue Versammlung mit dem gleichen Gegenstand (Tagesordnung) vom Verwalter einzuberufen. Viele Gemeinschaftsordnungen sehen es vor, dass die Einladung zur Wiederholungsversammlung gleichzeitig mit der Einladung zur ordentlichen Versammlung versandt werden kann. Die Wiederholung kann dann in der Regel 30 Minuten nach der ersten Versammlung stattfinden. Eine solche Regelung kann nur durch Vereinbarung zustande kommen, nicht durch Beschluss – der wäre nichtig.

Gibt es keine Vereinbarung zur Wiederholungsversammlung, kann sie am Abend der Eigentümerversammlung nicht stattfinden. Eine erneute Einladung ist fällig: gleiche Tagesordnung, neuer Termin, und dann ist die Versammlung in jedem Fall beschlussfähig.

7. Die Vergütung

Die ordentliche Eigentümerversammlung ist mit der Grundvergütung abgegolten. Und alle weiteren? Ein Blick in den Verwaltervertrag: Wie ist die Klausel formuliert? Sie braucht zwingend den Zusatz: „sofern diese nicht vom Verwalter verschuldet worden ist.“ Wer z.B. vergessen hat, einen Tagesordnungspunkt mit aufzunehmen und daher erneut einladen muss, hat einen Fehler gemacht – und keinen Anspruch auf Sondervergütung. Anders verhält es sich bei außerordentlichen Versammlungen, die einberufen werden, weil ein Ereignis unterjährig eine Beschluss­fassung erfordert. Sie können vertraglich gesondert vergütet werden.

Schon schwieriger: die Wiederholungs- oder Fortsetzungsversammlung. Wird man an einem Abend nicht mit allen Tagesordnungspunkten fertig und vertagt sich zur Fortsetzung, dürfte dies als reguläre Versammlung gelten, die somit nicht sondervergütungsfähig ist. Ist die Versammlung nicht beschlussfähig, entsteht doppelter Aufwand: neuer Termin, Raumbuchung, Einladung – ohne eigenes Verschulden – m. E. ein Fall für die Sondervergütung, die aber auch im Verwaltervertrag so vereinbart sein sollte. Aber wie? Ich bin kein Freund pauschaler Vergütungsvereinbarungen. Aufwand und Dauer sind ungewiss. Sinnvoller und gerechter ist es, den Aufwand nach Stunden abzurechnen. Je kürzer und unkomplizierter eine Versammlung verläuft, desto besser für alle. Auch gesondert vergütet werden sollten Sachaufwendungen: Allein beim Einladungs- und ­Protokollversand fallen Portokosten von 1,45 Euro pro Brief an!

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