Profis für alle Fälle

Externe Hausmeisterdienstleistungen: Was sie heute können müssen, wie man sie findet und worauf bei der Beauftragung zu achten ist.

Früher gab es in jedem größeren Wohnkomplex sogenannte „Hausmeister“ oder auch „Hauswarte“. Heute ist diese besondere Spezies von Mensch und Helfer in einer Person meistens von externen Dienstleistungsunternehmen abgelöst worden.

Den klassischen „Hausmeister für alle Fälle“ gibt es kaum noch vor Ort. Vielfach sind auf Hausmeisterdienstleistungen spezialisierte Unternehmen eingesetzt, die neudeutsch als „Facility Manager“ im Kleinen agieren. Unterstützt durch moderne Kommunikationsmittel wie Tablets, Smartphones etc. sind sie rund um die Uhr erreichbar und erfüllen vielfältige, zumeist technische Aufgaben.

Was Hausmeister gestern schon konnten …

Hausmeister kümmern sich um die Ordnung und Sauberkeit im Haus. Zu den typischen Aufgaben des Hausmeisters gehören die Überwachung von Handwerkern und Wartungsfirmen, die Reinigung von Gemeinschaftsflächen und Außenanlagen, allgemeine Kontrollen, das Auswechseln von Leuchtmitteln, kleinere Instandhaltungsarbeiten, Unterhalt, Wartung und Pflege von Haus- und Gebäudeinstallationen, Gartenpflege, Winterdienst sowie Wohnungsabnahmen und -übergaben. Weiterhin muss die Einhaltung der Hausordnung und Hausregeln in den betreuten Wohnanlagen sichergestellt werden.

… und was sie heute auch leisten müssen.

Im Bereich der zu erbringenden Dienstleistungen kommen immer größere – meist gesetzliche – Anforderungen auf die überwiegend externen Dienstleister zu. Insbesondere Themen wie Rauchwarnmelder, Legionellenprüfung, Sicherheitsverordnung, Spielplatzverordnung, Brandschutzauflagen, Aufzugsanlagenverordnung etc. sind hier zu nennen. Der Hausmeister, so auch ein externer Dienstleister, muss also stets auf dem Laufenden sein, und dazu gehört stetige Fortbildung – ein wichtiges Qualitätskriterium. Da hier zunehmend auch Haftungsfragen (für den Verwalter) in den Vordergrund treten, ist besonderes Augenmerk darauf zu legen.

Handwerkliches Geschick und kommunikative Sensibilität im Umgang mit Menschen gehören zu den wichtigsten persönlichen Voraussetzungen für die Ausübung der Tätigkeit. Da Hausmeister in Deutschland kein anerkannter Ausbildungsberuf ist, können sich Personen mit entsprechender handwerklicher Ausbildung aus den Gewerken Sanitär, Elektro und Heizung für diese Tätigkeit als ideal erweisen.

Für externe Dienstleister sprechen die oft niedrigeren Kosten.

Die Beschäftigung eines eigenen Hausmeisters im täglichen Ablauf erntet häufig Kritik, und die Umlage der damit verbundenen Kosten wird zum Streitpunkt. Häufig im Zusammenhang mit Hausmeisterleistungen geäußerte Beschwerden sind:

• Der führt ja auch kaufmännische Leistungen der Verwaltung durch
• In der Anlage sehe ich den nie
• Die Kosten sind viel zu hoch

Angriffspunkte, die auch dazu führen, dass die im Rahmen der Betriebskostenabrechnung aufgeführten Hausmeisterkosten angefochten werden und vor Gericht einer Überprüfung nicht standhalten. So kommt der externe Hausmeisterservice ins Spiel, mit dem die Kosten überschaubarer oder sogar günstiger gehalten und Arbeiten professioneller erledigt werden können. Das Preis-/Leistungsverhältnis wird für Mieter und Eigentümer transparenter. Externe, auf Hausmeisterdienstleistungen spezialisierte Unternehmen verursachen weniger Diskussionen über die oben aufgeführten Punkte, zumal auch bei Krankheit oder Urlaub ohne Ausfallzeiten, aber auch ohne zusätzliche Kosten für Vertretung gesorgt ist.

Der Weg zum geeigneten Dienstleister

All dies zeigt aber auch, dass die Anforderungen, die an beauftragte Personen oder Unternehmen gestellt werden, heute wesentlich höher sind, als sie es teilweise in der Vergangenheit waren.
Es sind daher spezialisierte und qualifizierte Dienstleister gefragt und gesucht, welche über ausreichend geschultes Personal mit der notwendigen Qualifikation verfügen. Ein hinreichender Fuhrpark, moderne Arbeitsgeräte und -materialien sowie technische Hilfsmittel wie Smartphone und Tablet sind unabdinglich für die anstandslose und zuverlässige Ausübung dieser Tätigkeiten. Fachkunde zu einzelnen Bereichen wie z. B. Grünpflege, Treppenhausreinigung und speziellen Sachverhalten sind ebenfalls erforderlich.

Bei der Auswahl sollte man daher sehr darauf achten, dass zu beauftragende Dienstleister hinreichende Erfahrung, Know-how und Kenntnisse für die geforderten Aufgaben mitbringen. Es empfiehlt sich, sich eine Referenzliste vorlegen zu lassen. Auch der Unternehmenssitz und die damit verbundene Erreichbarkeit und Mobilität der Mitarbeiter sind von hoher Wichtigkeit. In Fällen von Havarie und erforderlichen Notmaßnahmen muss es einen Ansprechpartner geben, der ggf. auch schnell vor Ort sein kann. Gut aufgestellte Unternehmen verfügen in der Regel über eine Notrufnummer, die rund um die Uhr und an jedem Tag des Jahres erreichbar ist. Wenn dann noch qualifiziertes Personal und notfalls Spezialisten für einzelne Sachbereiche vorhanden sind, hat man schon einmal eine gute Vorauswahl getroffen.

Der Günstigste ist nicht immer der Beste.

In diesem Zusammenhang spielt das neue Mindestlohngesetz auch eine bedeutende Rolle. Die an einer Ausschreibung beteiligten Unternehmen sollten bestätigen, dass sie für ihre Mitarbeiter und ggf. auch für Subunternehmer die Regularien des gesetzlichen Mindestlohns einhalten.

Entscheidend ist letztendlich die Einigung auf eine Preisvereinbarung. Hier gilt: Der Billigste ist nicht unbedingt der Günstigste und damit auch nicht zwangsläufig der Beste. Schon im Vorfeld sollte darauf geachtet werden, die auszuführenden Leistungen im Einzelnen gut zu beschreiben und den Anbieter ein detailliertes Leistungsverzeichnis, idealerweise mit aufgeschlüsselten Preisen für Teilbereiche, vorlegen zu lassen. Erst wenn Leistungen und die dafür aufgerufenen Kosten vergleichbar sind, lässt sich ein Angebot analysieren und richtig bewerten. Checklisten erleichtern dabei die Entscheidung.

Wie unschwer zu erkennen, ist der gesamte Bereich Hausmeisterdienstleistungen ein sehr komplexes Thema. Das geeignete Unternehmen zu finden, ist nicht immer leicht und man sollte bei der Auswahl genügend Sorgfalt walten, sich nicht nur vom Preis leiten lassen. Es gibt genügend qualifizierte Unternehmen am Markt, man muss nur das Richtige finden.

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