Prozessveränderungen durch SEPA-Lastschriften

Das SEPA-System bringt Veränderungen bei Erst-, Einmal- und wiederkehrende Lastschriften. Wichtig für das Umstellungsprojekt werden vor allem die neuen Vorlagefristen.

Die Bedeutung des Lastschriftverfahrens im Verwaltungsgeschäft ist bezogen auf die anfallende Menge im Vergleich zur Überweisung eminent. Mit der Möglichkeit, schriftlich vorliegende Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate zu überführen, ohne sich dies nochmals eigens durch Unterschrift des Zahlungspflichtigen bestätigen zu lassen, ist zwar eine bedeutende Erleichterung für die Unternehmen geschaffen worden, die in den kommenden Monaten auf SEPA umstellen müssen. Eine nicht zu unterschätzende Problematik der Umstellung liegt jedoch noch immer darin, dass Lastschriften unter SEPA einen obligatorischen Fälligkeitstermin und – je nach Art – definierte Vorlagefristen haben.

Die SEPA-Basislastschriften (also die Grundform dieses Zahlungsformats; in den Regelwerken auch CORE genannt) werden nicht mehr direkt bei Einreichung durch die Bank des Zahlungsempfängers auf dessen Konto gebucht. Hier zeigt sich beispielhaft, dass SEPA zum einen auf eine Stärkung der Verbraucherrechte abzielt und zum anderen ein Kompromissverfahren für die Zahlungsmodalitäten verschiedener europäischer Länder darstellt. Mit den Vorlagefristen soll dem Zahler nämlich ermöglicht werden, die Belastung zu prüfen und sie gegebenenfalls noch vor der Fälligkeit abzulehnen. In anderen EU-Ländern ist das gängige Praxis, in Deutschland nicht, weil hier Einzugsermächtigungs-Lastschriften bisher einfach dadurch genehmigt wurden, dass der Zahler innerhalb einer gewissen Frist nicht widersprach.

Längere Vorlagefristen verändern die Arbeitsabläufe

Damit der Zahler nun genügend Zeit zur Prüfung des avisierten Einzuges erhält, müssen SEPA-Basislastschriftaufträge vor dem Fälligkeitstag bei der Bank eingereicht werden:

• Einmalige Lastschriften und Erst-Lastschriften bei wiederkehrenden Einzügen (zugrundeliegendes Mandat wurde noch nie ausgeführt):
  Die Lastschrifteinzüge müssen mindestens fünf Bankarbeitstage vor der angegebenen Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen.
• Wiederkehrende beziehungsweise sich wiederholende Einzüge auf Basis eines innerhalb der letzten 36 Monate bereits ausgeübten Mandats:
  Die Lastschrifteinzüge müssen mindestens zwei Bankarbeitstage vor der angegebenen Fälligkeit bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen.

Wichtig ist dabei: Diese Fristen gelten für die Vorlage bei der Bank des Zahlungspflichtigen. Die Bank des Lastschrifteinreichers wird gegebenenfalls einen Tag mehr veranschlagen, um sicherzustellen, dass die Zahlung fristgerecht gebucht wird. Wie andere Banken auch garantieren wir zum Beispiel bei der Aareal Bank unseren mehr als 2700 Geschäftspartnern die Ausführung zum Fälligkeitstermin, sofern sie die Lastschrift mit sechs beziehungsweise drei Tagen Vorlauf einreichen. Auf den Punkt gebracht heißt das, Verwalter müssen einplanen, dass sich der Zeitrahmen, der ihnen für die jeweilige Sollstellung bleibt, gegenüber Ihren bisherigen Abläufen um mindestens eine Arbeitswoche verkürzt.

Von der neuen Verfahrensweise ist auch die Kontendisposition betroffen. Das Clearing der SEPA-Basislastschriften wird in der Regel am beauftragten Fälligkeitstag durchgeführt. An diesem Tag wird der Zahlungsdienstleister des Zahlers dessen Konto belasten, und die Gutschrift erfolgt am gleichen Tag beim Zahlungsempfänger. Eventuell müssen Verwalter daher den Zeitpunkt, an dem sie bisher mit Liquidität rechneten, nach hinten setzen.

COR1- oder B2B-Lastschrift: Auswege aus der Prozessproblematik?

Neben der Basislastschrift CORE wird es ab November 2013 für Deutschland die Option COR1 geben. Dass wir von unseren Kunden häufig auf COR1 angesprochen werden, hat den Hintergrund, dass diese Option eine verkürzte Vorlagefrist von lediglich einem Bankarbeitstag haben wird, und zwar unabhängig davon, ob es sich um erstmalige beziehungsweise einmalige oder wiederkehrende Einzüge handelt. Wie bei der Basislastschrift bezieht sich auch hier die Frist auf das Vorlagedatum bei der Bank des Zahlungspflichtigen, so dass die kontoführende Bank zwei Tage Vorlauf benötigt.

COR1 entspricht damit den bisher gewohnten Lastschrift-Bedingungen, und so wird es wohl zum innerdeutschen Standard avancieren, während über CORE dann grenzüberschreitende Lastschriften verarbeitet werden. Nach heutigem Stand werden alle deutschen Banken sicherstellen, dass sie zumindest durch COR1-Lastschriften hervorgerufene Abbuchungen ab Ende des Jahres zulassen und verarbeiten. Aber genauso sicher wird COR1 für grenzüberschreitende Zahlungen nicht nutzbar sein. Führt einer der Kunden also sein Konto bei einer ausländischen Bank – und in mittelfristiger Zukunft müssen wir gerade aufgrund von SEPA mit diesen Fällen rechnen –, bleibt nur die Möglichkeit, Beträge mittels der SEPA-Basislastschrift CORE einzuziehen. Zur Umstellung auf CORE gibt es also tatsächlich keine ­Alternative.

Auch die B2B-Lastschrift, die sogenannte Firmenlastschrift, wird keinen Ausweg aus dem Zwang zur prozessualen Anpassung hinsichtlich Vorlagefristen bieten, obwohl eine Firmenlastschrift wie bei COR1 erst einen Tag vor Fälligkeit vorgelegt werden muss. Denn das B2B-Verfahren muss von Banken nicht zwingend angeboten werden und darf vor allem ausschließlich zwischen Firmenkunden vereinbart und durchgeführt werden.

Wie weit ist die Verwaltungs-Software?

Relevant für die Gestaltung der künftigen Zahlungsverkehrsprozesse sind neben den angepassten Banksystemen natürlich auch die konkreten Funktionalitäten, mit denen die Software-Hersteller auf die SEPA-Anforderungen reagieren. Über die grundlegende Notwendigkeit hinaus, die künftig erforderlichen Lastschriftmandate zu erstellen und zu verwalten, sind auch bezüglich der Sollstellungsprozesse Fragen zu klären, zum Beispiel:

• Wann können CORE-Lastschriften erstellt werden?
• Ist die Verarbeitung der optionalen Verfahren COR1 und B2B vorgesehen und zu welchem Zeitpunkt?
• Ist die komfortable Erstellung getrennter Zahlungsstapel für Erst- und Einmal- beziehungsweise für Folgelastschriften sichergestellt?

Bei der Aareal Bank haben wir festgestellt, dass die ERP-Hersteller, mit denen wir eng kooperieren, mit den anstehenden Problemen vertraut sind und ihre Systeme entsprechend vorbereitet haben. Entsprechende Funktionalitäten werden meist in Form eines neuen Releases ausgeliefert. Deshalb sollten Verwalter im Rahmen ihres Umstellungsprojekts Möglichkeiten und Termine sowohl mit ihrer Bank als auch mit ihrem Software-Anbieter klären.

Frequently asked Questions

Müssen wegen der unterschiedlichen Vorlagefristen von Erst- beziehungsweise Einmallastschriften (fünf Tage) und Folgelastschriften (zwei Tage) nach Vorlauffrist getrennte Zahlungsdateien erstellt und an die Zahlstelle gesendet werden?
Das ERP-System des Kunden muss sicher stellen, dass die Einlieferung von Lastschrifteinzugsaufträgen bei der entsprechenden Bank sortenrein erfolgen kann, das heißt Erstlastschriften und Folgelastschriften müssen in jeweils eigenen Stapeln eingereicht und signiert werden.

Was passiert, wenn die Lastschriftdatei gemessen an der Vorlaufzeit zu spät bei der Bank des Lastschrift­einreichers ankommt?
Generell werden solche Dateien systemisch abgelehnt. Allerdings hat die Aareal Bank sich entschieden, das Fälligkeitsdatum in Ausnahmefällen bis maximal sieben Kalendertage in die Zukunft hochzusetzen, gerechnet vom Erhalt der Datei, um die notwendige Vorlaufzeit von fünf Tagen bei Erstlastschriften beziehungsweise zwei Tagen bei Folgelastschriften zu erreichen (der Kunde würde nichts anderes tun). Über diese Verschiebung wird der Kunde im Kontoauszug informiert. Mit den Vorlaufzeiten verbunden ist die Tatsache, dass Posten im ERP-System aufgrund der früheren Sollstellung künftig tendenziell länger offen bleiben werden, was prozessuale Anpassungen zur Folge haben kann.

Wird eine Erstlastschrift nicht eingelöst, gilt dann der anstehende zweite Einzug auf Basis des zugrundeliegenden Mandats als Folge- oder erneut als Erstlastschrift?
Eine Lastschrift muss einmalig erfolgreich eingelöst sein, damit jede weitere als Folgelastschrift gilt. Bei Rückgabe beispielsweise mangels Deckung beziehungsweise vor Settlement gibt es noch keine eingelöste Erstlastschrift. Folglich sind für den „nächsten“ Einzug erneut die längeren Vorlaufzeiten (sechs Bankarbeitstage) einer Erstlastschrift zu beachten.

Reicht es aus, wenn im Rahmen des SEPA-Lastschriftverfahrens nur die COR1-Lastschrift angewendet wird?
Nein. Der Einsatz der COR1-Lastschrift stellt für Lastschriften, die innerhalb Deutschlands eingereicht und abgebucht werden, eine verkürzte Vorlagefrist von nur einem Bankarbeitstag dar. Für die fristgerechte Umstellung auf das ­SEPA-Lastschriftverfahren müssen jedoch folgende Aspekte berücksichtigt werden:

1. Verfügbarkeit der COR1-Lastschrift:
   Zwar werden alle deutschen Banken sicherstellen, dass sie ab November 2013 für das COR1-Lastschriftverfahren erreichbar sind, allerdings gilt diese Verpflichtung ausschließlich für die Erreichbarkeit von Lastschrift­abbuchungen als Bank des Zahlungspflichtigen. Nicht sicher­gestellt ist, dass alle deutschen Banken bereits ab November 2013 das COR1-Verfahren aktiv, also für den Zahlungsempfänger, anbieten werden.
2. Erreichbarkeit aller Zahlungspflichtigen:
   Ferner ist zu beachten, dass SEPA-Lastschriften zwischen deutschem Zahlungspflichtigen und deutschem Zahlungsempfänger durchaus grenzüberschreitende Transaktionen darstellen können (zum Beispiel wenn der deutsche Zahlungspflichtige sein Konto zukünftig in einem anderen Land führt). Auch in diesen Fällen wird das CORE-Lastschriftverfahren mit den längeren Vorlagefristen genutzt werden müssen.