Quo vadis, Digitalisierung?

Das 11. VDIV-Branchenbarometer gibt Aufschluss über die Nutzung moderner Technologien in der Immobilienverwaltung.

Mit dem VDIV-Branchenbarometer 2023 wurde wieder abgefragt, wie der Stand der Dinge hinsichtlich der Digitalisierung in deutschen Immobilienverwaltungen ist. So viel sei vor­weg verraten: Er ist ausbaufähig! Nur jedes zehnte befragte Unternehmen nutzt die Potenziale moderner technologi­scher Entwicklungen voll umfänglich oder überwiegend aus. Insbesondere kleinere Verwaltungen haben Nachhol­bedarf: Die Nutzung von Software-Lösungen steigt stark mit der Zahl der verwalteten Einheiten. Und die virtuelle Eigentümerversammlung wäre für viele eine Option – würde der Gesetzentwurf endlich beschlossen.

Geplante Investitionen

61,8 Prozent aller befragten Immobilienverwaltungen pla­nen, 2023 in Soft- und/oder Hardware zu investieren. Die Bereitschaft dazu steigt stark mit der Unternehmensgröße. Nur knapp die Hälfte kleiner Verwaltungen (48,4 Prozent) wird eine solche Investition tätigen, von den Unternehmen mit weniger als 1.000 verwalteten Einheiten planen dies mindestens zwei Drittel. Jedes zweite Unternehmen, das ein IT-Budget für Soft- und/oder Hardware für 2023 vorgesehen hat, plant in EDV-Ausstattung zu investieren (58 Pro­zent). Auch Online-Por­tale (45,8 Prozent) und mobile Anwendungen (44,7 Prozent) stehen auf der Digitalisierungs-agenda weit oben. Das gilt ebenso für Doku-mentenmanagement-systeme (40,2 Prozent). Investitionen in Prop-Tech-Lösungen und Content-Management-Systeme sind bei den wenigsten Unternehmen in Planung und werden damit auch weiter­hin nur in wenigen Unternehmen zum Einsatz kommen.

Geplante Digitalisierungsprojekte

Mit 81,6 Prozent ist die Hausgeldabrechnung der Pro­zess, der am häufigsten bereits digital abgebildet wird. Das verwundert nicht, da 94,5 Prozent der Befragten schwerpunktmäßig in der WEG-Verwaltung tätig sind. Das Mahnwesen ist bereits bei 53,4 Prozent der Unter­nehmen digitalisiert und bei weiteren 15,8 Prozent im Aufbau befindlich. Auch die Abrechnung der Vergütung erfolgt bei der Hälfte der Unternehmen (50,4 Prozent) bereits digital. Vor allem die Digitalisierung von häu­fig vorkommenden und regelmäßig wiederkehrenden Prozessen ist bei vielen Unternehmen im Aufbau oder in Planung. Dazu zählen vor allem die unterjährige Ver­brauchsinformation (uVI), die seit 1. Januar 2022 durch die Heizkostenverordnung gesetzlich vorgeschrieben ist (bei 20,2 Prozent geplant, bei 22,1 Prozent im Aufbau) sowie die Belegeinsicht (bei 20,2 Prozent geplant, bei 22,1 Prozent im Aufbau). Am wenigsten werden derzeit die Abnahme und Übergabe von Mieteinheiten, die Neu­vermietung und der Verwalterwechsel digital unterstützt. Auch die Beauftragung und Überwachung von Bau­maßnahmen ist bisher bei nicht einmal jedem fünften Unternehmen (19,3 Prozent) durch Software unterstützt, obwohl dies gerade im komplexen Bereich der energeti­schen Sanierung für die Projektumsetzung hilfreich sein kann, um den Überblick zu behalten.

Digitale Eigentümerversammlungen

Die klare Mehrheit der in diesem Jahr Befragten kritisiert die technische und praktische Umsetzung der hybriden Eigentümerversammlung als zu aufwendig (72,3 Prozent) und/oder zu kostenintensiv für Eigentümergemeinschaf­ten (55,4 Prozent). 77,9 Prozent der Immobilienverwaltun­gen stellen fest, dass sie von Eigentümern zu zögerlich angenommen wird. Nur etwas mehr als jede dritte WEG-Verwaltung führt derzeit auch Hybrid-Eigentümerver­sammlungen durch (36,2 Prozent). Bei Unternehmen mit mehr als 3.000 verwalteten Einheiten sind es 49,3 Prozent. Die Vorbereitung und Durchführung von Hy brid-Versamm-lungen ist kosten- und zeitintensiv. Da bei diesem For­mat zugleich auch die online Teilnehmenden „im Auge“ behalten werden müssen, setzen 30,0 Prozent auf eine zusätzliche Moderation.

Hybrid vs. virtuell

Nur etwa jede zweite Immobilienverwaltung (56,7 Prozent), die bereits Erfahrungen mit der hybriden Variante gemacht hat, empfindet das Format als geeignet, um künftigen Herausforderungen zu begegnen. 88,6 Prozent der Hybrid-Erfahrenen stehen aber der virtuellen Eigentü­merversammlung aufgeschlossen gegenüber. Bezogen auf alle befragten Immobilienverwaltungen liegt der Anteil bei 71,7 Prozent.

Die für das diesjährige Branchenbarometer Befragten ver­binden mehrheitlich viele Vorteile mit der virtuellen Eigen­tümerversammlung: 75,1 Prozent von ihnen erwarten sich eine Zeitersparnis für Eigentümerinnen und Eigentümer, 68,6 Prozent auch für Verwaltungen. In den nächsten Jahren kommen auf Eigentümergemeinschaften viele große Entscheidungen zu, z. B. zu energetischen Sanie­rungen oder zur Digitalisierung der Gebäudetechnik. 60,7 Prozent sehen in der virtuellen Versammlung eine Möglichkeit, schnell und unkompliziert auch unterjährig Entscheidungen und Beschlüsse herbeizuführen und diese umzusetzen. Sehen sich Eigentümerinnen und Eigentü­mer bisher noch an der Teilnahme an Versammlungen vor Ort gehindert – etwa Alleinerziehende, bei eingeschränk­ter Mobilität oder wegen großer Entfernungen – könnte die Teilnahmequote an virtuellen Versammlungen steigen. 46,5 Prozent der Befragten sehen diese Möglichkeit und damit eine Chance, den Kreis der aktiv Mitbestimmen­den zu erweitern und so zu fundierteren Beschlüssen zu kommen. Unternehmen, die der virtuellen Versammlung grundsätzlich offen gegenüberstehen, stimmten all die­sen Vorteilen in noch höherem Maße zu.