Raus damit?!

Muss man als Verwalter alles selber machen? Wo und in welchen Bereichen lohnt es sich, Leistungen extern einzukaufen?

Verwaltungsunternehmen sind darauf angewiesen, eine optimale Innenorganisation zu unterhalten, um aus dem durch Verwaltergebühren generierten Umsatz eine tragfähige Rendite zu erwirtschaften. Für die Hauptaufgabenfelder des Verwalters, in technischen, kaufmännischen, rechtlichen Bereichen sowie der Organisation, verbunden mit der Umsetzung der Interessen der Eigentümer, besteht je nach Größe des Unternehmens die Möglichkeit, vieles selbst zu machen bzw. entsprechend qualifiziertes Personal einzustellen oder Arbeiten auszulagern, also einen dafür spezialisierten Dienstleister damit zu beauftragen. ­Letzteres bezeichnet man als Outsourcing – dem Wortsinn nach die Nutzung externer Ressourcen.

Gewusst wie

Sinnvoll ist dies natürlich nur, wenn eine solche Delegation von Aufgaben, die ja auch bezahlt werden muss, tatsächlich wirtschaftlich vertretbar ist. Es stellt sich also die Frage, inwiefern durch Outsourcing tatsächlich Zeit und Kosten eingespart werden können. Welche Vor- und Nachteile sind zu erwarten?

Aus eigener Erfahrung und nach Sichtung relevanter Veröffentlichungen zum Thema lässt sich sagen, wer sich mit Überlegungen zum Outsourcing befasst, sollte neben der Bewertung der Vor- und Nachteile sorgfältige Vorbereitungen treffen: Aufgaben und Tätigkeitsbereiche sind klar zu definieren, genaue Absprachen mit Mitarbeitern und dem Dienstleister zu treffen, und all dies ist zu dokumentieren. Die fachliche Kompetenz des Dienstleisters ist eingehend zu hinterfragen, er handelt schließlich im Namen der Verwaltung. Verträge sind flexibel zu gestalten, Rechte und Pflichten der Vertragsparteien umfassend und mit Weitblick zu berücksichtigen.

Nicht die Butter vom  Brot nehmen lassen

Ausgelagert werden sollten grundsätzlich nur Aufgabenfelder und Tätigkeitsbereiche, die nicht zur Kernkompetenz der Verwaltung gehören. Das sind also solche Prozesse, die zwar erforderlich sind, um die Hauptaufgabe „ordnungsmäßige Verwaltung“ zu erfüllen, dennoch die fürs Kerngeschäft verfügbaren Kapazitäten belasten. Da derartige Aufgaben übermäßig viel Zeit rauben, um sie korrekt zu bewältigen, wird man sich schwertun, als WEG-, SE- oder Zinshausverwalter allen Aufgaben gerecht zu werden und effektiv zu sein. Um sich uneingeschränkt auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, können mithin einzelne Aufgaben und sogar ganze Projekte ausgelagert werden, die zuvor innerhalb des Unternehmens realisiert wurden. Die Beauftragung externer Dienstleister versetzt in die Lage, in diesem Bereich hochwertige Arbeit anzubieten, die eingesparte Zeit aber besser zu nutzen – für Kernaufgaben und die Belange der Kunden. Welche der sogenannten Sekundärbereiche eignen sich nun fürs Outsourcing? Ohne Anspruch auf Vollständigkeit empfehlen sich die Folgenden:

• Bündelung, Ausschreibung und Management von Verträgen in Bereichen, für die fachspezifische sowie regionale und überregionale Marktkenntnisse gefordert sind, z. B. für Energieversorgung oder Versicherungswesen
• Technische Prüfung, Ausschreibung und Überwachung von Instandhaltungs- und Instandsetzungs- bzw. überhaupt von baulichen Maßnahmen
• Kundenservice wie Notrufdienst (24/7) z. B. bei Wasser- und Brandschäden
• EDV- und Informationstechnik, speziell im Bereich branchenspezifischer Software und digitaler Verfahrenstechniken
• Marketing, Grafikdesign/Medienerstellung
• Buch- und Lohnbuchhaltung
• Rechtsberatung durch Fachanwälte auf dem Gebiet des Miet- und Wohnungseigentums- sowie Bau- und Architektenrechts

Outsourcing ist demnach also in unterschiedlichsten Bereichen denkbar und sinnvoll. Zur besseren Einschätzung seien hier aber auch die möglichen Vor- und Nachteile erläutert:
Sorgfältig abwägen

Mit der Auslagerung von Aufgaben gibt man ein Stück weit die Kontrolle über extern ausgeführte Tätigkeiten ab. Zugleich bedarf es der umfassenden einwandfreien Kommunikation, um sicherzustellen, dass alles auftragsgemäß ausgeführt wird. Der dafür erforderliche Zeitaufwand ist nicht zu unterschätzen und kann sich an anderer Stelle negativ bemerkbar machen. Letztlich begibt man sich gewissermaßen auch in die Abhängigkeit des externen Dienstleisters. Nicht zuletzt kann sich Outsourcing auch negativ auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken: Die Bereitschaft, sich in schwierige, komplexe Themen einzuarbeiten oder sich gar fortzubilden, kann schwinden – es wird ja sowieso jemand außerhalb der Firma damit beauftragt.

Sparen ja, aber nicht an der Qualität

Die Vorteile des Outsourcings liegen klar auf der Hand: Geht die Rechnung auf, bringt sie Zeitersparnis, Kostensenkung, Qualitätssteigerung und mehr Effektivität mit sich. Externe Dienstleister, die auf ein Gebiet spezialisiert sind, arbeiten zielführender und schneller auf ein qualitativ fundiertes Ergebnis hin, das dem Verwalter Raum gibt, um weitere Entscheidungen treffen zu können. Konzentriert er sich wieder vermehrt auf seine Kernkompetenzen, geht das meist mit mehr Effektivität und Produktivität einher.

Einsparen lassen sich darüber hinaus auch die Ausgaben für die Sozialversicherung. So bringt Outsourcing immer Kostensenkungen mit sich. Es sollten aber im Allgemeinen mindestens 20 Prozent sein.

Nicht unerwähnt bleiben soll die Tatsache, dass Outsourcing Verwaltungsunternehmen flexibler auf beispielsweise neue unerwartete Aufgabenstellungen, ebenso aber Neukundengewinne oder Auftragsrückgänge reagieren lässt. Es ist also auch ein Instrument zur unternehmerischen Risikominimierung.

Faktisch halten sich die Vor- und Nachteile der Auslagerung von Dienstleistungen in etwa die Waage. Positive Effekte sind sicherlich nur in unmittelbarer Abwägung der Gegebenheiten im eigenen Unternehmen zu erzielen – wobei die Qualität der eingekauften Dienstleistung ausschlaggebend ist. Der beim Kunden erzielte Eindruck zählt und wird immer auf die auftraggebende Verwaltung zurückfallen. Agiert sie ordnungsgemäß, kostenbewusst und auf gleichbleibend hohem Qualitätsniveau, spricht nichts gegen den Einkauf externer Leistungen, zumal wenn es für die Verwaltung wirtschaftlicher ist.

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