Reibungsloser Übergang?

In der Praxis zeigt sich, dass die Übernahme einer WEG-Verwaltung von einem Vorgänger oft nicht ganz konfliktfrei vonstatten geht. Die vereinbarten und auch gesetzlich geregelten Aufgaben sind vom neuen Verwalter aber nur dann ordnungsgemäß zu erfüllen, wenn alles sorgfältig vorbereitet und durchgeführt wird: Darauf ist bei der Übernahme einer WEG-Verwaltung zu achten.

So viel vorweg: Im rechtlichen Sinne handlungsfähig ist ein neu bestellter Verwalter erst ab dem ersten Tag seiner Beauftragung. Dennoch ist es sinnvoll, einige Dinge im Vorfeld zu sichten und wichtige Unterlagen vorab in Kopie zu erhalten. Dazu gehören die Miteigentümerliste, die Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung sowie die Versicherungspolicen. Der Verwaltungsbeirat und informierte Eigentümer erweisen sich hierbei als hilfreiche Kontakte.

Die Eigentümerliste als zentrales Element

Um beschlussanfechtungssicher agieren zu können, ist eine vollständige, ­aktuelle Eigentümerliste unumgänglich. Laut BGH kann das Gericht im Rahmen eines Beschlussanfechtungsverfahrens es dem Verwalter aufgeben, eine aktuelle Eigentümerliste vorzulegen. Bestehen also Zweifel an der Aufstellung der Eigentümer, ist es ratsam einen vollständigen Grundbuchauszug einzuholen. Dazu ist man als Verwalter zwar nicht verpflichtet, bei werdenden WEGen wird das regelmäßige Bemühen um die aktuelle Kenntnis der Zusammensetzung der Eigentümerschaft jedoch verlangt. Zudem gehört es zu den gesetzlichen Pflichten des Verwalters, jedem Wohnungseigentümer Auskunft über Namen und Anschrift bezogen auf einen bestimmten Stichtag erteilen zu können. Sind diese Daten nicht bekannt, müssen die grundbuchrelevanten Daten in Erfahrung gebracht werden.

Häufiger Streitpunkt: die Unterlagen des Vorverwalters

Grundsätzlich gilt: Der Vorverwalter muss sämtliche Unterlagen in Bezug auf die zu übergebende WEG an den neuen Verwalter im Original aushändigen. Und zwar alle, die er selbst von seinem Vorgänger erhalten hat, die er auf Grund seiner Verwaltertätigkeit erlangt hat, die während seiner Geschäftsbesorgung entstanden bzw. angefallen sind und die sich auf die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums beziehen.

Nicht selten wird die Herausgabe der Unterlagen vom Vorverwalter mit dem Hinweis auf sein Zurückbehaltungsrecht wegen noch offener Vergütungsansprüche verweigert. Tatsächlich gehören sie aber der Wohnungseigentümergemeinschaft und werden dem Verwalter lediglich treuhänderisch überlassen, auf Verlangen der Eigentümer sind sie jederzeit unverzüglich herauszugeben. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht insoweit nicht. Eventuell berechtigten Interessen des Vorverwalters an den Verwaltungsunterlagen trägt aber sein grundsätzliches Recht zur Einsicht bei seinem Nachfolger Rechnung – wie auch die Möglichkeit, sich Kopien zu machen. Wird die Herausgabe dennoch verweigert, ist der Anspruch nur gerichtlich durchzusetzen, nicht durch den neuen Verwalter, sondern über den Beschluss der rechtsfähigen WEG. Ein solches Verfahren ist in der Regel langwierig. Deshalb empfiehlt es sich, wenn es sich nicht um untergeordnete Dokumente handelt, neben der normalen Klage die Herausgabe auf dem Wege der einstweiligen Verfügung zu beantragen, und zwar befristet z. B. zur Anfertigung von Kopien. Denn als Hauptsache des Verfahrens müssen die Akten vor der richterlichen Entscheidung wieder beim Vorverwalter liegen.

Bringschuld oder Holschuld?

Nicht der Vorverwalter ist verpflichtet, die Unterlagen am Sitz des neuen Verwalters zu übergeben. Der neu bestellte Verwalter muss sie bei seinem Vorgänger abholen. Klarer Fall von Holschuld. Und die wird sich der Vorverwalter in der Regel quittieren lassen. Dabei sollte der neue Verwalter sich an Ort und Stelle einen ersten Eindruck verschaffen, woraus die Unterlagen bestehen. Realistisch betrachtet, lässt sich hier nur der Erhalt einer bestimmten Anzahl von Ordnern mit der Bezeichnung „Verwaltungsunterlagen“ bestätigen.

Kaufmännische Aspekte der Übernahme

Bei der eingehenden Prüfung der Unterlagen auf Vollständigkeit sind diese Dokumente besonders wichtig: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Hausordnung, Eigentümerversammlungsprotokolle und Beschlusssammlung, Anwesenheitslisten, Stimmzettel, Kontenblätter, Kontoauszüge, Instandhaltungsrücklagenbelege, frühere Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne, Versicherungspolicen, Buchhaltungsunterlagen, Rechnungen etc. Die Verwaltungspraxis stellt viele Checklisten zur Verfügung. Für die anschließende Auswertung sind die nachwirkenden Pflichten des Vorverwalters zu beachten. So muss er auf Verlangen Auskunft geben über den Stand des Geschäfts und nach Auftragsausführung Rechenschaft ablegen. Dazu gehört auch, die Wohnungseigentümer über laufende außergerichtliche und gerichtliche Verfahren, Vertragsverhandlungen etc. vollumfänglich zu informieren und den neuen Verwalter über laufende, noch nicht abgeschlossene wirtschaftlich und rechtlich relevante Vorgänge in Kenntnis zu setzen.

Die Verwaltungspraxis zeigt allerdings, dass Vorverwalter ihre nachwirkenden Pflichten oft nicht mal ansatzweise erfüllen. Im eigenen Interesse des neuen Verwalters liegt es daher, die Unterlagen einer wirtschaftlichen und rechtlichen Auswertung zu unterziehen und insbesondere Folgendes zu prüfen:

1. Laufende Verträge

Welche Dauerverträge gelten noch und mit welcher Laufzeit? Sind Einsparpotenziale vorhanden? Bieten Versicherungen die notwendigen Deckungssummen? Welche Bestimmungen und Konditionen gelten für ggf. laufende Hausmeister- und Dienstleistungsverträge? Welche Konditionen gelten für eventuell bestehende längerfristige Mietverträge? Sind alle Vertragspartner bereits über den Verwalterwechsel informiert?

2. Beschlusssammlung

Welche Beschlüsse sind wirksam, also nicht nichtig bzw. gerichtlich für unwirksam erklärt? Welche Beschlüsse wurden zwar gefasst, aber noch nicht umgesetzt? Welche Maßnahmen zur Umsetzung sind noch erforderlich? Sind eventuell Zweitbeschlüsse zu fassen, die ältere ergänzen, modifizieren oder aufheben? Ist die Beschlusssammlung vollständig und ordnungsgemäß oder besteht Ergänzungsbedarf? Eine umfassende juristische Prüfung wird hierbei nicht verlangt. Im Falle evident nichtiger Beschlüsse müssen die Wohnungseigentümer jedoch informiert werden.

3. Vermögenslage

Sind die Abrechnungsunterlagen vollständig? Entsprechen die Bestände des Giro- und Rücklagenkontos den Angaben in den Abrechnungsunterlagen? Stimmt der Vermögensstatus? Bestehen Hausgeldrückstände/Abrechnungsfehlbeträge? Müssen diese eingefordert werden? Liegt die ordnungsmäßige Rechnungslegung des Vorverwalters vor? Müssen Daueraufträge und Einzugsermächtigungen neu eingerichtet werden? Müssen auf Grund bestehender Unregelmäßigkeiten in den Abrechnungsunterlagen Schadensersatzansprüche gegen den bisherigen Verwalter geltend gemacht werden?

Die finale Rechnungslegung

Zum Abschluss seiner Tätigkeit muss der Vorverwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft Rechnung legen. Nicht zu verwechseln mit der Jahresabrechnung, müssen in diesem Rahmen der gesamte Ablauf und die Ergebnisse der Geschäftsführung dokumentiert werden, um den Eigentümern einen Überblick über die aktuelle wirtschaftliche Situation zu verschaffen. Sie muss folgende Aspekte umfassen:

• Einnahmen und Ausgaben
• Zweck der Ausgaben
• Kontostände (Anfangs-/End­bestand)
• Entwicklung Instandhaltungs­rücklage
• bestehende Forderungen und Verbindlichkeiten

Wer erstellt die Jahresabrechnung?

Hier ist klar nach dem Zeitpunkt des Verwalterwechsels zu entscheiden. Übernimmt der neue Verwalter während eines laufenden Wirtschaftsjahres die Verwaltung, so ist er zur Aufstellung der Jahresabrechnung verpflichtet. Bei Jahresabrechnungen für zurückliegende Zeiträume, die während seiner Tätigkeit gar nicht oder nicht ordnungsgemäß erstellt wurden, bleibt aber der Vorverwalter in der Pflicht. Endet die Amtszeit des Vorverwalters zum 31.12. eines Jahres, ist er nach herrschender Meinung nicht mehr zur Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet – vorausgesetzt, die Verpflichtung zur Erstellung der Jahresabrechnung ist in der Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung oder vertraglich nicht abweichend geregelt.

Last but not least: die technischen Aspekte

In Hinblick darauf, dass die Verwaltung von Gemeinschaftseigentum ohnehin mit der Verpflichtung zur Überprüfung des ordnungsgemäßen Zustands bei einer mindestens einmal jährlichen Begehung verbunden ist, sollte eine detaillierte Objektbesichtigung gleich am Anfang stehen. Die Dokumentation empfiehlt sich in schriftlicher Form und mit Fotos. Wichtig ist hier vor allem die Erfüllung der öffentlich-rechtlichen Vorgaben:

• Legionellenprüfung
• Trinkwasserverordnung
• Nachrüstungspflichten EnEV 2009/2014
• Rauchwarnmelder
• ordnungsgemäßes Vorliegen von Brandschutzunterlagen, Wartungsbüchern, Strang-/Leitungs- und Schließplänen
• Zählersituation in der Gemeinschaft mit Haupt- und Unterzählern einschließlich der ordnungsgemäßen Eichung

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